Hur du bokar en turné för ditt band i 7 steg

https://youtu.be/NzfeH9Ak93Y

Varför och när du ska åka på turné

Om du redan har byggt upp en följarskara på en viss marknad kan det vara dags att expandera utanför den marknaden.

I allmänhet åker artister på turné för att hjälpa till att stödja och marknadsföra ett nyligen släppt album eller ibland till och med en singel som kanske får massiv dragning på radio eller streamingplattformar. På så sätt får befintliga fans se dig uppträda live efter att de redan har lyssnat på din nya musik, och nya fans får upptäcka dig genom att delta i spelningar i sina hemstäder med sina vänner.

Låt oss säga vid den här tidpunkten:

A) Du har redan byggt upp en skara fans i din stad, och nu är du redo att uppträda i omkringliggande städer.

Och/Och

B) Du har byggt upp en skara anhängare i din hemprovins/stat, och nu är du redo att uppträda i omkringliggande provinser/stater.

Det är ofta viktigt att spela på den lokala marknaden först, och sedan ta sig runt i landet – men för en del artister slutar det med att det är bättre att turnera i ett annat land, skaffa sig ett gott rykte där, och sedan komma hem igen. Detta beror på din genre, var dina fans finns och vilka kulturer och marknader som tenderar att ta upp dina vibbar.

Denna ”lokala” följare mäts dock av antalet biljetter som du säljer vid de liveshower som du redan har spelat. Men den kan också bevisas genom att kontrollera din statistik på nätet. Kontrollera Facebook, Spotify, Google Analytics och all annan typ av geografisk statistik du kan hitta om dina fans. När du väl är medveten om att du har fans på omkringliggande marknader kan det vara dags att boka en turné!

Vem bokar turnén

När du har en bokningsagent bokar de turnén med ledning och godkännande av manager och artist. När du inte har någon agent bokar managern turnén med vägledning och godkännande av artisten. Och när man inte har någon manager bokar artisten turnén själv. Allt detta beror också på förhållandet mellan de tre parterna. Ibland är artisterna mycket engagerade och ibland är de det inte. Det är upp till dig hur du utvecklar arbetsrelationerna med ditt team.

Hur du bokar din turné

Steg 1: Sök efter spelplatser och arrangörer

För det första ska du inte försöka uppfinna hjulet på nytt. Det finns många artister och band före dig som har gjort exakt det du försöker göra. Dra nytta av det. Jag är säker på att du är medveten om andra artister som kan relatera till ditt sound, eller hur? Kolla upp var de har turnerat/uppträtt nyligen för att få en uppfattning om vilka arenor som skulle fungera för ditt sound. Bandsintown är ett bra ställe att börja på. Kontrollera rutterna för dina sound-alike-artister på deras Bandsintown-konton. Om du inte kan hitta mycket information från andra bands rutter börja arbeta på Google.

Skapa ett Excel-ark, om du inte har ett ordentligt databassystem, och fyll det med namn, namn på spelställen/arrangörer, platser, e-postadresser, länkar till kontaktformuläret från webbplatsen om inga e-postadresser anges, och en lista över idealiska datum som du skulle vilja vara på varje plats. Om du inte har deras namn direkt, se till att lägga till dem i dokumentet när de svarar på ditt e-postmeddelande. Det är viktigt att komma ihåg människors namn för att kunna bygga upp en relation med dem. Lär känna dessa personer – prata med dem i telefon, besök deras lokaler och träffa dem personligen, lägg till dem på LinkedIn osv. Kom alltid ihåg att detta är en relationsverksamhet.

Promoters and Venues 101: Promoters är de personer som anlitar ditt band för en spelning och som sedan marknadsför den till sina kontakter/publik i det området. Ibland äger arrangörerna lokalerna, ibland hyr de dem. Om du inte har att göra med en promotor, måste du försöka hantera bokare/köpare av lokaler eller ägare av lokaler.

Steg 2: Ta reda på var dina fans finns

Analytics baby! Kolla din Facebook-statistik, Spotify-statistik, Instagram-statistik (om du har en företagsprofil – vilket du förmodligen borde göra om du inte har det), statistik över e-postlistor (t.ex. MailChimp) och Google-analyser för att se var dina nuvarande fans befinner sig och försök att få spelningar i dessa områden. Var och en av dessa plattformar har information som visar dig i vilka städer din publik är baserad. Håll koll, skriv ner det och använd det som information för att hjälpa dig att boka dina spelningar i dessa städer.

Steg 3: Utarbeta en rutt

Rutten (vilka städer och i vilken ordning) kommer i slutändan att bero på tillgängligheten på spelplatserna, så ju tidigare i förväg du bokar, desto bättre chanser har du att få det du vill ha. Trots detta vill du ändå utarbeta en rutt innan du kontaktar spelställen och arrangörer. Om de inte har det datum du vill ha, fråga efter omgivande datum som är tillgängliga och ändra rutten när du får erbjudanden. För spelställen med en kapacitet på 50-500 platser vill du boka dina föreställningar 2-6 månader i förväg och för spelställen med en kapacitet på över 500 platser vill du boka 6-12 månader i förväg.

Ingen ska försöka uppfinna hjulet på nytt. Gå tillbaka till dina liknande artister som har en lista över lokaler och rutiner och om deras rutiner är vettiga så försök att kopiera dem. Fastställ de datum du vill vara på turné och hur många dagar i veckan du kan uppträda utan att bränna ut dig. Ju fler spelningar du bokar desto större är sannolikheten att du kommer att gå med vinst eller komma ut med ett positivt kassaflöde, men du måste också ta med pauser för både sång och körtid. Så, som en tumregel, försök att boka ungefär fem spelningar i veckan.

Försök dessutom att göra en så effektiv ruttplanering som möjligt. Kolla Google Maps för att se hur lång tid det tar att ta sig från plats till plats och planera därefter. Försök att inte köra fram och tillbaka. Återigen beror detta på tillgången till spelplatser, men om du kan planera en rak rutt sparar du tid och pengar på bensin och boende.

Steg 4: Skriv ut din förfrågan om bokning av showen E-post

Subject: in on

Datum och plats: I mejlets huvuddel står det att ditt band kommer att vara på turné under vissa utvalda datum, gå från en viss plats till en annan, och att du vill ha dem på på och om det inte är tillgängligt föreslår du andra datum.

Paket: Du kan välja mellan: ”På”, ”på”, ”på” och ”på”: Notera vad paketet (föreställningen) innehåller, t.ex. längden på spelningen/spelningarna, typ av musik, eventuella anmärkningsvärda eller beskrivande instrument, vilken typ av stämning det är, artistnamnen, om det redan finns ett förband med, osv.

Artistinformation: Länk sedan till artistinformation – länk till webbplats, youtube och/eller soundcloud, facebook, bio, recensioner. Om allt detta är sammanfattat på managerens webbplats, länka då helt enkelt till bandets sida på managementbolagets webbplats.

Publikens bevis: Länka till bandets sida på managementbolagets webbplats: Bevisa att du har en publik på den marknaden: Om du redan har en bra publik på den marknaden, notera det i e-postmeddelandet – att ge siffror som analysbevis, bevis för e-postlistor etc. kommer definitivt att hjälpa.

Noteworthy: Inkludera sedan ett avsnitt med ”anmärkningsvärt” – inklusive eventuella utmärkelser, tävlingar, särskild finansiering eller andra anmärkningsvärda kommentarer om artisterna.

Följ upp efter e-postmeddelandet: Skriv in en anteckning i din kalender att du ska följa upp (tidigast) sju dagar senare via telefon eller e-post om du inte har deras nummer.

**VARNING: Eftersom du kommer att skicka i stort sett samma e-postmeddelande till alla spelställen/arrangörer kommer du att kopiera, klistra in och vidarebefordra en hel del. Se därför till att du ändrar e-postmeddelandets ämne och namnen på spelställena och datumen i e-postmeddelandet. Du kommer att se delvis (eller helt) dum ut om du inte gör det. Jag har gjort det. ;|

Steg 5: Förhandla ditt avtal

Köpare har inte råd att göra misstag och förlora pengar på din föreställning, så om du är helt ny på marknaden ska du inte förvänta dig att tjäna några pengar. Om du arbetar hårt för att få en bra publik garanterar detta i stort sett en återkommande bokning för ett potentiellt bättre avtal. Ju fler fans du har som kommer till showen, desto bättre chanser har du att förhandla fram ett bättre avtal nästa gång. Om det är en ”new music night” eller en ”no cover night” på arenan, erbjuder de dig ibland gaspengar, eller en delning av dörrförsäljningen med alla band som är med.

När du får ett erbjudande från arrangören eller arenan, granska det för att se om det är korrekt och rättvist. Som nybörjare eller nyare artist kan du antingen förvänta dig att inte få något betalt förutom några mat- och dryckesbiljetter, eller så kan du förvänta dig att få ett garanterat arvode på mellan 250 och 1 500 dollar per kväll, beroende på dina marknadsnormer. Vissa arenor erbjuder en ”potentiell” del av biljettförsäljningen om det finns en entréavgift. ”Potentiell” betyder att om biljetterna överstiger garantibeloppet har du chansen att tjäna mer än garantin.

Om du har en agent är det deras ansvar att samla in en 50-procentig handpenning före showen från arrangören/stället för att säkra ditt framträdande – om du inte har någon agent – försök att få in denna handpenning i erbjudandet.

De flesta mindre arenor med en kapacitet på 50-500 personer (där du troligen kommer att spela om du läser detta) tillåter artister att behålla 100 % av försäljningen av merchandise, men artisten måste själv sköta merchborden. Större och större arenor har däremot egen personal för merchandise och kan ta ut en del av vinsten.

Steg 6: Gör en budget

När du väl känner till dina garantier och har förhandlat om varje spelning, kan du göra en budget. Håll dina utgifter fasta och försök att spendera mindre än beräknat.

Om du vill komma ut på topp är det effektivare att skära ner på utgifterna i stället för att försöka tjäna mer. Detta beror på att ju mer du tjänar, desto mer betalar du ut till dina chefer och agenter (om deras avtal baseras på bruttointäkter eller bruttobiljettförsäljning). Om du bara skär ner på utgifterna är det mer pengar i din (artistens) ficka. Som en bra manager (om du är en manager som läser detta) vill du hjälpa din artist att hålla nere sina utgifter.

Skära kostnader:

1. 1. • Håller mindre scenuppsättningar.
      • Budgeterar mindre på hotell och mat. Försök att suga upp det, samtidigt som du håller dig frisk och utvilad.
      • Mindre backtracking. Detta går tillbaka till en bra turnéplanering – som nämndes ovan.
      • Du behöver inte en turnéledare eller chaufför när du börjar, så bry dig inte om att anställa dem den här gången förrän du tjänar mycket mer pengar och det finns många fler rörliga delar.

Vi har en mall för turnébudgeten och alla turnéhandlingar och kalkylblad som du behöver som ingår i vår verktygslåda för artistledning.

När du skapar din budget bör du överväga alternativa inkomstkällor som finansiering från ditt skivbolag (om du har ett), statlig finansiering (särskilt om du är i Kanada), crowdfunding-kampanjer och försäljning av merchandise och CD-skivor som säljs vid spelningar. Ja, CD-skivor säljs fortfarande! Även vinyl. Faktum är att 2018 visar rapporter att vinylförsäljningen har varit på uppåtgående under de senaste åren.

Steg 7: Förhandsvisa turnén

När du samlar in alla detaljer som du behöver om din spelning från spelplatsen, kallar vi detta för att ”förhandsvisa turnén”. Du måste förbereda showen före showen, förstår du?

Vissa arenor har standarddokument för förberedelser som innehåller all information du behöver, vissa ger dig gärna informationen via telefon, andra undrar varför du ens frågar (vanligtvis är dessa små killar som äger kaféer eller som inte är särskilt organiserade).

Den viktigaste informationen du behöver ta reda på är om de erbjuder logi eller har rabattkoder till hotell, när load-in och sound-check är, dina inställningstider, information om parkering, om de erbjuder gratis mat och dryck eller om de ger dig extra pengar i stället (det kallas buyout), hur många personer du kan ha på gästlistan, om de kan betala dig kontant i slutet av kvällen, och vem som är produktionsledare eller kontaktperson för din show. Du kan också be om teknisk information om du behöver.

Promotion av din turné

Vi kommer inte att gå in på detaljer i den här artikeln, men i korthet, gör din egen publicitet första gången. Gör några affischer eller be en vän göra dem, gör Facebook-evenemang och -inlägg, överväg Facebook-annonser riktade mot dina turnéstäder, gör Instagram-inlägg, skicka e-post till din e-postlista (du bör absolut ha en), ha dina turnédatum listade på ditt Spotify-konto och på Bandsintown (koppla ditt Bandsintown-konto till ditt Facebook-konto), kontakta de lokala tidningarna och radiostationerna för att erbjuda gästlistor, intervjuer, recensioner före och efter din spelning, och gratis giveaways, och ta anteckningar om hur andra framgångsrika band marknadsför sig själva och sina turnéer på sociala medier.

Under turnén

(Förbered dessa saker före turnén)

E-postlistor: Håll regionspecifika e-postlistor så att du kan rikta dina e-postmeddelanden när du turnerar på en viss plats nästa gång. Använd internationella/nationella e-postlistor för icke platsspecifika e-postmeddelanden som innehåller information som t.ex. en ny videorelease.

Turnéansvarig: Om du inte har någon turnéansvarig bör din ordinarie chef vara den som sköter turnén från kontoret. Om du inte har någon manager bör en bandkompis ansvara för att se till att allt går smidigt när du är ute på turné.

Kolla på vår Artist Management Toolkit, som innehåller alla dokument och kalkylblad som du behöver för att boka och hantera en turné.

Här är en kort checklista med saker att komma ihåg varje kväll:

1. 1. 1. Sätt kassan i ordning – samla in pengar efter föreställningen.
      2. Räkna huset – beroende på din historia med spelstället eller arrangören kanske du vill göra bokslut och/eller räkna hur många som kommer in genom dörren (om du får en del av försäljningen).
      3. Bekräfta hotellbokningarna.
      4. Bekräfta flygningarna (om du flyger).
      5. Daglig resplan – håll den synlig (skriv ut den och se till att den är digitalt tillgänglig).

Och några avslutande tankeställare:

1. • Öva! Gör det speciellt för publiken och ge dem mest valuta för pengarna (även när det finns två personer i publiken)!