Hur man genomför avgångsintervjuer

Fullt utnyttja denna underutnyttjade HR-praktik

I personalvärlden ligger fokus alltid på en bra start. Från att hitta den perfekta kandidaten till att genomföra en perfekt intervju, allt handlar om början. Starka HR-praktiker handlar dock inte bara om den första fasen eller anställning.

Oundvikligen slutar anställda, vilket startar processen med att avsluta saker och ting och genomföra en avslutningsintervju. För många företag är slutintervjun en eftertanke.

För många företag är dock slutintervjun ett kraftfullt verktyg för att konsekvent utveckla och optimera företagets prestationer och kultur. Avslutningsintervjun är ett sällsynt tillfälle att få ärlig och rå feedback om en organisations effektivitet på många områden, från hur nära en roll stämde överens med de faktiska arbetsuppgifterna till hur väl ledarskapet faktiskt leder.

I den här guiden beskriver vi exakt hur du genomför en avslutningsintervju som kommer att ge värdefull feedback till din organisation.

Steg 1: Bestäm formatet för avslutningsintervjun

Förhållandet av en avslutningsintervju är viktigt. De två vanligaste formaten för avslutningsintervjuer är personliga intervjuer eller frågeformulär. Varje format har för- och nackdelar.

Fråformulärsintervju vid avgång

Den uppenbara fördelen med en frågeformulärsbaserad avgångsintervju är att en anställd kan göra den på sin egen tid. När en anställd befinner sig i de sista två veckorna i en roll är de vanligtvis ganska upptagna med att byta arbete, så detta kan vara mer praktiskt.

En frågeformulärsbaserad avgångsintervju kan dock falla i glömska eftersom den anställde är så upptagen under slutspurten. I ett scenario med frågeformulär kanske den anställde inte heller känner sig lika tvungen att ge riklig och ärlig feedback. Dessutom tycker många människor helt enkelt inte om att skriva långa svar, så du riskerar att få svar i en mening med mycket lite användbar information.

Face-to-Face Exit Intervju

Den personliga slutintervjun erbjuder några tydliga fördelar. Du avslutar anställningen på samma sätt som den började, med uppmärksamheten från en intervju som visar professionalism och klass. Med en formell personlig avslutningsintervju får du också mer tredimensionell feedback. Människor är ofta mer öppna under samtalet och de detaljer som ges är mycket mer användbara.

Nackdelen med en personlig avslutningsintervju är att den kan kännas som en skyldighet, vilket kan färga feedbacken som ges negativt. Dessutom är det svårare att spåra återkopplingen när den ges under en konversation, så du måste överväga ett sätt att spela in eller fånga intervjuns innehåll för att kunna analysera det senare.

Steg 2: Välj intervjuare

Om du bestämmer dig för en personlig avslutningsintervju måste du bestämma dig för vilken person som ska administrera intervjun.

Detektera vem som ska vara intervjuare (chef, HR, etc)

Steg 3: Skapa en lista med frågor & Vad som INTE ska ställas

För att få en effektiv avgångsintervju behöver du en förberedd lista med frågor. Detta kommer att hjälpa till att organisera intervjun och spara värdefull tid för både intervjuaren och den avgående medarbetaren.

Öppna intervjun med en förklaring av vad en avslutningsintervju är. Även om termen ”exitintervju” är allmänt känd inom HR-branschen, kommer många anställda inte att veta vad det är eller vilken betydelse exitintervjun har.

När du delar med dig av att den intervjuades svar kommer att vara till direkt hjälp för organisationen, kommer detta att få dem att känna sig värderade och inspirerade till att ge äkta, användbar feedback.

Några av de viktigaste frågorna för exitintervjuer som du bör tänka på:

1. Beskriv din erfarenhet av företaget.
2. Varför går du vidare?
3. Vad var det bästa med att arbeta här?
4. Vad skulle kunna förbättras på vårt företag?
5. Hur nära överensstämde din roll med den ursprungliga arbetsbeskrivningen?
6. Hur var det att arbeta med företagets ledarskap?
7. Hur var din erfarenhet av introduktion? Hur kunde den ha förbättrats?
8. Fanns det några ledare eller kollegor som särskilt hjälpte dig här?
9. Vilka råd skulle du ge till nästa medarbetare i den här rollen?

Frågor som bör undvikas i samband med intervjuer om avgång

1. Skulle du vara villig att stanna?

   I det här skedet är det för sent för den här frågan.

2. Vilka kollegor eller chefer var de värsta att arbeta med?

   Det är viktigt att få konstruktiv feedback, men att peka ut specifika personer i en organisation är inte användbart. Fokusera på större teman.

3. Varför tyckte du inte om att arbeta här?

   Detta är för specifikt och kan leda samtalet in på känslomässiga områden. Istället för att fråga dem direkt varför de inte gillade organisationen, kan du generera bättre information genom att fokusera på bredare frågor om hur man kan förbättra organisationen.

Steg 3: Använd data från avgångsintervjun för att förbättra

Data är den hetaste valutan i näringslivet, och feedback från avgångsintervjuer är en guldgruva av data. För att verkligen dra nytta av en exitintervju bör du tillämpa principerna för dataanalys.

Säkerställ först en konsekvent datainsamling, vilket är anledningen till att det är viktigt att genomföra intervjuerna på samma sätt varje gång. Detta gäller hur intervjun genomförs (personligen vs. frågeformulär) och vilka typer av frågor som ställs. Naturligtvis kommer det att finnas undantag från denna regel, men ju mer konsekvent du tillämpar dina exitintervjuer, desto bättre kan insikterna bli.

Nästan bör du skapa en process för analys. Det räcker inte att samla in din information från avslutningsintervjuerna. Du måste faktiskt granska den, hitta viktiga teman, identifiera åtgärder och genomföra dem. Om du inte har en process för insamling och analys av feedback från avslutningsintervjuer kan du fundera på att utnyttja dina interna dataexperter. De har sannolikt solida ramar och metoder för dataanalys.

Slutligt bör du vidta åtgärder. När insikterna från avslutningsintervjuerna kommer fram, dela informationen formellt med intressenter och beslutsfattare. Om du till exempel får feedback som visar att introduktionen av de anställda inte är tillräckligt grundlig, dela detta med chefer och ledningen. Utarbeta en plan för att förbättra materialet för introduktion.

Må göra avslutningsintervjun till ditt hemliga vapen

Den personalavdelning som lägger lika mycket tanke på anställningsfasen som de lägger på en anställds sista två veckor har en stor fördel. Som vi har diskuterat är det dock många organisationer som inte utnyttjar möjligheten att fullt ut utnyttja detta steg i personalens verktygslåda.

När du planerar dina initiativ för nästa kvartal och nästa år bör du lägga till en post för att analysera dina nuvarande slutintervjuprocesser. Några enkla justeringar kan leda till mätbara förbättringar av din företagskultur.