Införandeguide för elektroniska patientjournaler

Införandet av en elektronisk patientjournal (EHR) är en process i flera steg som kommer att påverka all personal. Som med alla nya processer är en inlärningskurva involverad. Att ha en solid plan kan spara timmar av stress för alla i teamet.

Här är tio viktiga steg att ta för en lyckad implementering av EHR.

1) Skapa ditt team för implementering av elektroniska patientjournaler (EHR)

När du implementerar ditt EHR behöver du ett starkt team för att processen ska gå så smidigt som möjligt. Teamet kan bestå av personal som läkare, sjuksköterskor, medicinska assistenter och administrativ personal. Teamets medlemmar kommer att hjälpa processen genom att lära kollegor EHR-färdigheter och fungera som budbärare till implementeringsteamet för att identifiera utmaningar längs vägen.

En ledande superanvändare, en ledande läkare och en projektledare är tre viktiga roller att tänka på när du bygger upp ditt team.

Ledande superanvändare

Den ledande superanvändaren är den interna EHR-experten. Några uppgifter kan vara att skapa mallar och utveckla arbetsflöden. Den här tjänsten kan också vara ansvarig för att skapa standardrutiner för att lösa problem som användarna stöter på när de använder systemet.

Ledande läkare

Den ledande läkarens roll är att vägleda organisationen genom implementeringen av EHR genom att fungera som en länk mellan systemets förstahandsanvändare och den tekniska personalen. Överväg att använda en tekniskt kunnig läkare som välkomnar den nya processen som ansvarig läkare.

Projektledare

Projektledaren blir den huvudsakliga kontaktpunkten med EHR-leverantören och personalen. Den här positionen kommer också att hjälpa alla att hålla fokus på tidslinjerna för genomförandet, spåra framstegen och hantera användarfrågor.

2) Förbered programvaran

När du implementerar ditt EHR ska du se till att säkerhetsåtgärderna uppfylls för att inte bryta mot HIPPA. Din organisation kan behöva genomföra en HIPPA-riskbedömning. Du kan samarbeta med din leverantör av hälsoinformatik för att se till att programvaran uppfyller kraven.

3) Bestäm dina hårdvarubehov

Dina hårdvaruval kommer att ha en betydande inverkan på den tid och de pengar som din praktik använder. Att ha en skrivare i varje rum kan till exempel spara läkarna upp till 30 minuter per dag. Vissa mottagningar förser varje anställd med en egen surfplatta eller bärbar dator för att spara tid på att logga in och ut mellan varje patientinteraktion.

Om tanken på att göra allt detta verkar överväldigande kan IT-tjänsteföretag hjälpa praktiker med systemets hårdvarubehov genom att hjälpa till att hitta rätt utrustning till bästa pris. Många företag kommer också att installera och felsöka enheterna, vilket avlastar din kontorspersonal.

4) Tänk på patientbehandlingsrummets utformning

Då EHR-programmet kräver elektronisk datainmatning kan rummets utformning ha en betydande inverkan på patientens engagemang och tillfredsställelse. Om personalen och läkaren vänder sig bort från patienten när de skriver in data kan patienterna känna att de inte blir hörda.

Ett sätt att lösa detta är att använda ”tillitstriangeln”. Detta är en rumskonfiguration där patienten, läkaren och datorn bildar en virtuell triangel, så att patienten och läkaren kan se varandra. Denna utformning underlättar eftersom personalen eller läkaren bara behöver vrida sig en aning när han eller hon skriver in data, vilket hjälper patienten att känna att han eller hon blir sedd. Överväg att placera halvcirkelformade skrivbord i patientrummen eller använd flyttbara vagnar för att hjälpa patienten att känna sig bekväm under sitt möte.

5) Överför data

När hård- och mjukvara är redo att användas är nästa steg i implementeringen av EHR att överföra data. Till att börja med måste du bestämma hur du ska överföra data från ditt tidigare journalsystem till ditt nya EHR.

Det finns ett par sätt att göra detta steg. Du kan tilldela befintlig personal eller anställa ytterligare eller tillfällig personal för att överföra information till det nya EHR.

För att göra denna process så smidig som möjligt vill du förbereda en checklista över den information som ska föras in i EHR. Att ha en process på plats hjälper till att se till att ingen viktig information missas.

6) Skapa arbetsflöden

När vi talar om process är det dags att skapa gedigna arbetsflöden. Det är viktigt att skapa arbetsflöden före införandet av EHR för att minska den stress som ditt team kommer att utsättas för.

Offektiva arbetsflöden, inklusive ett otillräckligt antal anställda som är utbildade och redo att använda EHR, kommer att förvärra problemen under implementeringsprocessen.

Tänk på dessa frågor när du skapar arbetsflöden:

• Är detta nödvändigt?
• Gör detta ett mervärde för patienten?
• Gör det här att personalen blir effektivare?
• Är detta rätt ordning?
• Är det rätt person som utför detta steg?

7) Vad ska du göra när ditt EHR ligger nere

Som med all typ av teknik måste du vara beredd på att det ibland kan uppstå problem. Börja med att brainstorma problem och ta fram en solid spelplan för hur du ska hantera potentiella problem.

Till exempel, vad ska du göra när strömmen går? Vad händer om det uppstår ett systemfel som kräver IT-hjälp för att åtgärdas? Ni vill utveckla rutiner som ger tydliga instruktioner till läkare och personal om vad de ska göra när EHR inte är tillgängligt.

Tänk på dessa frågor när du utarbetar dina rutiner:

• Hur kommer läkare och personal att informeras om driftstopp?
• Hur kommer patientens vårdflöde att fortsätta?
• Hur kommer incheckning av patienter att ske?
• Hur kommer läkare och personal att dokumentera besöket?

Om personalen har tillgång till elektroniska och pappersförfaranden ökar deras förtroende för hur de ska hantera driftstopp i EHR. Vissa läkarmottagningar sammanställer instruktionerna i tre ringpärmar och förvarar kopior både internt och externt. Överväg också att lagra PDF-kopior i ett säkert moln, så att personalen har flera alternativ för att snabbt få fram instruktionerna.

8) Ha ett utbildningsprogram på plats

En omfattande utbildning är absolut nödvändig för att lyckas med implementeringen av EHR. Skapa en utbildningsplan så att alla läkare och all personal, nuvarande och framtida, kan få den kunskap och de färdigheter som krävs för att använda EHR framgångsrikt när ni är redo att lansera.

Här är några principer att tänka på:

Start långsamt

Förse läkare och personal med grundläggande färdigheter före lanseringen. Det kan vara svårt för användarna att fullt ut förstå systemet innan de kan använda programmet. När användarna kan ”köra” i minst en vecka kan ytterligare utbildning införas för att öka färdigheterna, lära sig tidsbesparande knep och bli mer bekväma med tekniken.

Låt kollegor lära kollegor

Överväg att utbilda superanvändare inom varje specialitet och för varje roll. Till exempel lär sjuksköterskor sjuksköterskor bäst och kirurger lär kirurger bäst. Om du dessutom har en superanvändare inom varje specialitet kan de bli en fortlöpande resurs för sina kollegor.

Kartlägg behoven av fortlöpande utbildning

Har en plan för fortlöpande utbildning. Med tiden kommer användarna att hitta genvägar och nya sätt att använda verktygen, och de kommer att vilja dela med sig av dessa upptäckter till sina kollegor. Dessutom kommer EHR att behöva uppdateras med nya och/eller förbättrade funktioner som kräver extra utbildning.

Sätt att effektivt hantera dessa situationer är bland annat:

• Utveckla ett system där användarna kan lämna in EHR-rekommendationer så att ändringar kan göras.
• Uppmuntra aktiva EHR-användare att dela med sig av input och erbjuda lösningar för att förbättra användbarheten, antingen genom ett formellt spårningssystem eller genom en onlinediskussion som uppmuntrar till utbyte av idéer.
• Skapa ett system för kontinuerlig anpassning av EHR. När läkare och personal väl har fått grepp om det nya EHR kommer de att identifiera ändringar som kan förbättra arbetsflödet.
• Behåll relationen med EHR-leverantören och använd IT-stödet för att:

• • • Utveckla eller anpassa mallar för inmatning av data
    • Revidera formulär och brev som genererats av EHR
    • Aktivera nya regler för kliniskt beslutsstöd (om Finns det tillgängligt)
    • Modifiera orderuppsättningar
    • Se efter integrationsmöjligheter med andra vanligt förekommande system i praktiken

• Planera grupputbildningen i förväg. Utbildningen kommer att ta tid från att ta hand om patienterna, så avancerad planering minskar störningarna i praktikens arbetsflöde.

9) Bestäm dig för hur lanseringen ska gå till – ”Big Bang” eller stegvis?

När din plan för implementering av EHR är klar är det dags att bestämma hur den ska lanseras. Det finns vanligtvis två sätt att göra detta, på en gång, ”Big Bang”, eller långsamt, i ett stegvis tillvägagångssätt.

Vissa verksamheter använder sig av ”big bang”-metoden och lanserar EHR-systemet för alla patienter och funktioner samma dag. Detta tillvägagångssätt minimerar den tid som går åt till att hantera både pappersjournaler och det nya EHR-systemet samtidigt. Nackdelen är att det kan vara mycket störande och att små problem kan verka monumentala.

Vissa mottagningar väljer ett långsammare tillvägagångssätt och inför EHR stegvis. Genom att införa EHR-funktioner en i taget, t.ex. e-prescribing till att börja med och sedan införa andra funktioner senare, tycker vissa mottagningar att störningarna är lättare att hantera. Större mottagningar och organisationer kan genomföra ett långsamt införande genom att först införa EHR på vissa platser eller avdelningar och sedan införa programmet i resten av organisationen.

När man väl bestämt sig för hur lanseringen ska gå till kan läkare och personal göra sig redo för det nya EHR-systemet.

På själva ”Go Live”-dagen rekommenderas det att minska patientvolymen, vilket kommer att säkerställa en smidig övergång för både patienter och personal. Det rekommenderas också att receptionspersonalen informerar patienterna, antingen före mötet eller på dagen, om att praktiken byter programvara och att processen kan bli något avbruten. De kommer att uppskatta insikten och ha mer tålamod om det skulle bli en försening under deras besök.

10) Samla in feedback för ständig förbättring

Nu när du framgångsrikt har infört EHR, se till att samla in feedback från användarna för att kontinuerligt förbättra processen. Se till att hålla kommunikationslinjerna öppna så att personal och läkare känner sig bekväma med att ge feedback. Om alla arbetar tillsammans kommer EHR-systemet att bli en förbättring för din praktik.

Att införa ett EHR är en process i flera steg som kräver avancerad planering. Använd dessa steg för att göra övergången så smidig som möjligt.

DUMMYTEXT

Källor:

• https://www.stepsforward.org/modules/ehr-implementation#section-steps

Personalförsörjning i den nya ekonomin

Håll din personal fokuserad på patientupplevelser

Ladda ner vår kostnadsfria e-bok