Ledningsstrukturer | Literacy Basics

Ledningsstrukturer

Styrelsen representerar organisationens medlemmar. Styrelsen fastställer riktlinjer, förfaranden, värderingar och långsiktig planering för att uppfylla organisationens uppdrag. Styrelsen gör detta genom en styrningsstruktur eller modell. Den struktur som en styrelse beslutar att införa kommer att diktera inte bara organisationens politik utan även sådana saker som förhållandet mellan personal och styrelse samt kommittéernas roll och användning.

Samtidigt som det är styrelsens ansvar att fastställa ledningsstrukturen utförs organisationens aktiviteter av styrelseledamöter, personal och kommittéer. Det finns inte en enda rätt struktur för alla ideella organisationer, och det kan bli nödvändigt att ändra modellerna med tiden. Det som ofta kan diktera hur en styrelse väljer att styra är styrelseledamöternas och personalens erfarenhet, tidigare erfarenheter inom en organisation, hur organisationen vill leverera sina program och tjänster och hur styrelsen ser på makt och auktoritet inom organisationen.

I aktiviteten i slutet av det här avsnittet får styrelserna göra en övning för att hjälpa dem att avgöra vilken styrningsstruktur som passar bäst för deras organisation, men United Way’s styrelseutvecklingsresurs föreslår att styrelserna tittar på dessa tre frågor när de bestämmer sig för en styrningsmodell:

1. Vilka beslut vill styrelsen fatta och vilka vill den delegera?
2. Hur stor delaktighet vill styrelsen ha i organisationens verksamhet?
3. Hur kommer rapporteringsförhållandet mellan styrelsen och personalen att definieras och kommuniceras?

Olika styrningsstrukturer

Styrningsstrukturer kan delas in i två grundkategorier – politiska styrelser och administrativa styrelser. Politiska styrelser utvecklar politiken och anställer en verkställande direktör för att genomföra politiken, medan administrativa styrelser spelar en mer praktisk roll i förvaltningen av organisationen med stöd av kommittéer och personal.

Inom dessa två breda styrningskategorier finns det fyra vanliga typer av styrelsemodeller:

1. Politiska styrelser: Denna modell, som ibland kallas Management-Team Board, används ofta i ideella organisationer. Flera kommittéer hjälper till att genomföra organisationens verksamhet, och förhållandet mellan styrelsen och personalen är ett partnerskap.
2. Policy Governance Board: Denna modell, som ibland kallas ”Carver Board” efter grundaren John Carver, har en mer formell struktur. Styrelsen arbetar som en helhet med en röst och arbetar sällan med kommittéer. Den verkställande direktören får en mycket tydlig räckvidd och roll samt begränsningar för vad hon/han kan göra, och styrelsens huvudfokus ligger på policyutveckling. En mer fullständig definition av styrelsemodellen för politisk styrning finns på www.carvergovernance.com/model.htm.
3. Working Board: Styrelseledamöter i denna typ av styrelse spelar en mer praktisk roll när det gäller vissa av organisationens administrativa funktioner, t.ex. PR, ekonomisk förvaltning, programplanering och personal. Det är inte ovanligt att dessa styrelser inte har någon personal.
4. Kollektiv styrelse: En kollektiv styrelse, som ibland kallas kooperativ eller koalition, utför också många av organisationens administrativa funktioner. Dessa styrelser består av likasinnade personer som stöder ett specifikt mål. Personal och styrelseledamöter arbetar tillsammans som en enda enhet. Det finns vanligtvis ingen verkställande direktör, och ofta förekommer inga omröstningar eftersom alla arbetar inom ramen för en konsensusmodell.

Som tidigare nämnts finns det ingen särskild struktur som passar alla organisationer men, Building on Strength: Improving Governance and Accountability in Canada’s Voluntary Sector anger att organisationer som styrs av en styrelse bör ha minst tre grundläggande element:

• En styrelse som kan tillhandahålla objektiv tillsyn
• En oberoende nomineringskommitté för att säkerställa en lämplig succession i styrelsen
• En revisionskommitté, vars primära ansvar är att rapportera om organisationen följer de lagar, regler, förordningar och kontrakt som reglerar den

Nathan Garber, en välrenommerad författare till flera böcker och artiklar om styrning av organisationer, ger en inblick i andra mindre kända typer av styrelser, som till exempel beskyddarstyrelser och rådgivande styrelser. För mer information om dessa typer av styrelser och för hjälp med att avgöra om en organisation bör ändra sin nuvarande styrningsmodell klicka här.

Det rekommenderas att styrelsen efter att ha valt sin styrningsstruktur söker utbildning för att förstå modellen och styrelsens roller inom den modellen. Det är också viktigt med fortlöpande utbildning för att uppdatera styrelseledamöterna och orientera nya ledamöter.

Med hjälp av de fyra detaljerade styrelsetyperna som beskrivs ovan ger United Way en översikt över de olika funktioner som utförs av varje typ av styrelse.

Genomgång av styrelsemodeller

(Källa: United Way Canada)

Kommittéernas roll

Antalet och typen av kommittéer som en organisation har har är ofta relaterat till den styrningsstruktur som den verkar under. En policy-styrningsmodell tenderar att utföra arbetet som en helhet och har mycket få kommittéer. Andra typer av styrelser kan ha flera kommittéer som har till uppgift att utföra organisationens arbete.

Det finns i allmänhet tre typer av kommittéer inom en organisation – ständiga, ad hoc- och rådgivande kommittéer.

Ständiga kommittéer har specifika problemområden som de löpande övervakar, rapporterar om och ger råd om till styrelsen. Exempel på stående kommittéer är:

• Exekutivkommitté
• Personalkommitté
• Finanskommitté
• Nomineringskommitté
• Fundraisingkommitté

En nyare trend inom ideella organisationer är att ha en styrningskommitté. Ibland omfattar eller ersätter denna valberedningen och dess uppgifter omfattar granskning av stadgar, planering av styrelseutveckling och övervakning av styrelsens ledningsstruktur.

Stående kommittéer är vanligare inom styrelser med en administrativ/politisk modell och inkluderar vanligtvis en eller flera styrelseledamöter i kommittén, tillsammans med personalstöd. Styrelser med politisk styrning har sällan permanenta kommittéer, men de har ändå ofta en nomineringskommitté som ansvarar för att rekrytera nya styrelseledamöter.

Ad hoc-kommittéer bildas av styrelser för tidsbegränsade, specifika ändamål. När kommitténs syfte eller mål har uppnåtts upplöses kommittén. Ett exempel är en kommitté som tillsätts för att organisera en konferens eller ett insamlingsevenemang.

I likhet med ad hoc-kommittéer tillsätts ofta rådgivande kommittéer för att ta itu med specifika, tidsbegränsade frågor. De kan få i uppdrag att undersöka, utreda eller övervaka en fråga och sedan ge välgrundade råd till styrelsen. Organisationer som får finansiering för att genomföra forsknings- och utvecklingsprojekt har ofta rådgivande kommittéer knutna till projektet, ibland på uppmaning av finansiären. Rådgivande kommittéer kan inrättas för att samla experter som kan ge särskilda råd i specifika frågor av intresse för den verkställande direktören eller styrelsen.

Styrelser gör ibland misstaget att inrätta kommittéer som kanske inte behövs eller att hålla kommittéer igång efter att de har överlevt sitt behov. Innan en styrelse inrättar en ad hoc-kommitté bör den avgöra om arbetet kan utföras bättre av styrelsen som helhet, av personalen eller av en enskild styrelseledamot. På samma sätt bör styrelsen regelbundet utvärdera de ständiga kommittéernas arbete för att se till att kommittén fortfarande har ett syfte och arbetar effektivt.

För att kunna fungera effektivt behöver kommittéer:

• En tydlig roll och ett tydligt syfte
• En instruktion
• En ordförande
• Ett lämpligt antal medlemmar som är anpassade till kommitténs roll
• En mekanism för att rapportera tillbaka till styrelsen
• Ett sätt att utvärdera sitt arbete

Ontario’s New Not-for-Profit Corporations Act

Provinsen Ontario håller på att utveckla en ny lagstiftning som kallas Not-for-Profit Corporations Act (eller ONCA). Denna lagstiftning har ännu inte trätt i kraft, men den kommer att påverka stadgar och medlemsstrukturer för många icke-vinstdrivande organisationer i Ontario.

Här finns två utmärkta informationskällor om ONCA:

• Ministeriet för regeringstjänster och konsumenttjänster: sse.gov.on.ca/mcs/en/Pages/onca1.aspx

• Community Legal Education Ontario: http://nonprofitlaw.cleo.on.ca/

Stadgar

Alla organisationer bör ha egna stadgar. En organisation som inte är registrerad kan hänvisa till sina styrdokument som en konstitution snarare än stadgar. En stadga ger en översikt över organisationens syfte, uppdrag och mål. Den utgör ofta ramen för de patentbrev som krävs när en organisation ansöker om inkorporeringsstatus.

En inkorporerad organisation måste ha stadgar som uppfyller kraven i inkorporeringslagstiftningen. Stadgarna är bokstavligen de lagar som gör det möjligt för organisationer att bedriva sin verksamhet på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Styrelser som inte ser över sina stadgar kan ibland finna sig i att arbeta mot dem och därmed utsätta organisationen för risker. Stadgar kan endast ändras av en styrelse, och ändringar måste godkännas av de allmänna medlemmarna (oavsett hur detta definieras).

Det är ofta svårt att hitta exempel och mallar för att utveckla stadgar eftersom de är unika för varje enskild organisation. Bra källor till mallar är från andra likasinnade ideella organisationer. Exempelvis kan organisationer som arbetar med läs- och skrivkunnighet söka exempel från andra organisationer som arbetar med läs- och skrivkunnighet.

Standardramen för stadgar är dock ganska generisk och bör innehålla följande:

• Organisationens syfte
• En beskrivning av medlemskapet
• En beskrivning av styrelsens sammansättning och ledningsstruktur
• Huvudkontorets placering
• Mandatperiod för styrelseledamöter
• Antal möten som styrelsen håller, inklusive årliga bolagsstämmor
• Specialmöten och sammanträden bakom stängda dörrar
• Antal och kortfattad beskrivning av eventuella permanenta kommittéer och förfarandet för att utse en kommittéordförande
• Beskrivning, titel och ansvarsområden för verkställande direktörer (om tillämpligt)
• Val- och röstningsförfarandet
• Detaljer om beslutförhet
• Besättning av lediga platser i styrelsen
• Avskildande av styrelseledamöter
• .
• Stor personalposter
• Företagande av ändringar i stadgarna
• Obligatoriska rapporter och juridiska handlingar
• Saknarstatus
• Detaljer om räkenskapsår
• Bankkonton, finansiella åtaganden, finansiärer
• Intressekonflikter
• Insäkerhet
• Opplösning av organisationen och utbetalning av medel och kapitaltillgångar

Muttart Foundation har en utmärkt arbetsbok om utformning och revidering av stadgar: https://www.muttart.org/wp-content/uploads/2015/11/Drafting-and-Revising-Bylaws-2009.pdf

Policies and Procedures

Policies and Procedures är i huvudsak instruktioner för hur en organisation, dess styrelse och personal följer dess styrningsstruktur, styrande dokument och bestämmelser. Policyn talar om för en organisation vad den ska göra och förfarandet talar om hur den ska göra det. Varje policy bör ha en procedur, och tillsammans kommer dessa dokument att vägleda styrelsen och personalen när det gäller att fatta beslut och arbeta inom vissa begränsningar.

Det första steget, och ofta det svåra arbetet, är att ta fram policys och procedurer. Lyckligtvis är det lättare att utveckla nya policyer när en mall väl är etablerad när de uppstår. Organisationens styrningsmodell kommer att diktera hur utvecklingen av policyer och förfaranden utvecklas, men ofta faller utvecklingen av policyer på styrelsen och utvecklingen av förfaranden på den verkställande direktören.

Det är styrelsens ansvar att utveckla, övervaka och ändra policyer samt att se till att beslut fattas och åtgärder vidtas som är förenliga med policyer och följer korrekta förfaranden. Regelbunden översyn och revidering av policyer är god praxis och utförs ofta av en kommitté för diskussion och godkännande av styrelsen.

CLO och Literacy Link South Central (LLSC) har var och en utvecklat omfattande handböcker om policyer och förfaranden för organisationer som arbetar med läs- och skrivinlärning för vuxna. Deras resurser innehåller inte bara mallar för riktlinjer och förfaranden inom allmänna organisationskategorier som ekonomisk förvaltning, personalresurser, administration, marknadsföring och volontärhantering, utan även mallar som är specifika för tillhandahållande av alfabetiseringstjänster, t.ex. information och hänvisning, tjänsteplanering och ärendehantering. CLO:s policyguider finns tillgängliga på vår webbplats och LLSC:s här.

Det australiensiska institutet för samhällsdirektörer (Institute of Community Directors of Australia) har också skapat en kostnadsfri policybank online: www.communitydirectors.com.au/icda/policybank/

Incorporation and Charitable Status

En icke-vinstdrivande organisation bedriver verksamhet som gynnar samhället och har enskilda medlemmar som inte får någon vinst av organisationens arbete. Vissa styrelser kan bli förvirrade av termen ”ideell” och tro att detta innebär att organisationen inte kan tjäna pengar eller ha överskott eller reservfonder i slutet av räkenskapsåret. Så länge överskottet eller reserven används för att genomföra organisationens program och tjänster och inte för medlemmarnas eller personalens personliga vinning, är det acceptabelt (och uppmuntras faktiskt) för en ideell organisation att ha en ”vinst”. (Källa: Skyldigheter och ansvarsområden för styrelseledamöter i icke-vinstdrivande organisationer. Canadian Society of Association Executives)

Det är inte obligatoriskt för en ideell organisation att bli bolagiserad eller att ansöka om att bli en registrerad välgörenhetsorganisation. Detta är separata och skilda processer som skapar vissa fördelar och ansvar för organisationer som väljer att göra det.

Incorporation

Incorporation är processen att skapa en juridisk enhet som har en oberoende existens, separat och skild från medlemmarnas existens. Medlemmar som sitter i styrelsen för en organisation utan bolagsform betraktas som organisationens ”ägare” och är därför ansvariga för organisationens tillgångar, medel och skulder. (För mer information se avsnittet om styrelser och riskhantering i denna modul).

En organisation måste vara registrerad för att vara berättigad till statligt stöd. Ministeriet för utbildning, högskolor och universitet kräver t.ex. att organ som ansöker om medel för alfabetisering och grundläggande färdigheter ska vara bolagiserade. Likaså kräver Ontario Trillium Foundation och många andra finansiärer att organisationer som ansöker om finansiering ska vara bolagiserade. De flesta stiftelser kräver också att organisationer som söker finansiering ska vara registrerade välgörenhetsorganisationer.

En bolagiserad organisation måste lämna in regelbundna rapporter och följa särskilda bestämmelser, annars riskerar den att förlora sin bolagsstatus. Se till att kontrollera de särskilda bestämmelserna för bolagiserade och välgörenhetsorganisationer i din provins eller delstat.

De flesta organisationer i Kanada kan ansöka om bolagsstatus genom det berörda ministeriet i deras provinsregering. Vissa organisationer måste, beroende på sitt uppdrag, ansöka om federal inkorporering.

The Not-for-Profit Incorporator’s Handbook, som finns tillgänglig utan kostnad från justitieministeriet, vägleder dig genom denna process.

Charitable Status

För att kunna utfärda ett kvitto på donationer som lämpar sig för inkomstskatt måste en organisation vara en registrerad välgörenhetsorganisation. De flesta stiftelser kräver att organisationer som söker finansiering ska vara registrerade välgörenhetsorganisationer.

Canada Revenue Agency (CRA) har information och formulär om hur man blir en registrerad federal välgörenhetsorganisation under avsnittet ”Charities” på sin webbplats. Återigen finns det rapporterings- och efterlevnadsförfaranden som krävs för välgörenhetsorganisationer, men många organisationer ser fördelen med att kunna ta emot donationer från välgörenhetsorganisationer. En välgörenhetsorganisation kan ge givarna ett inkomstskattekvitto, vilket ofta är ett incitament för givarna. Det är inte obligatoriskt att en organisation är registrerad innan den blir en välgörenhetsorganisation, men det underlättar ofta processen.

På CRA:s webbplats finns exempel på ”ändamål”, eller objekt, som är lämpliga för organisationer att inkludera som en del av sina styrdokument, som behövs när de ansöker om att bli en registrerad välgörenhetsorganisation. Klicka här för att läsa mer om hur man blir en federal välgörenhetsorganisation.

Aktivitet

Hjälpavsnittet nedan från Nathan Garber & Associates hjälper er att identifiera var ni är överens och var ni är oense om styrelsens och den verkställande direktörens behörighetsområden. Det listar ett antal aktiviteter som måste genomföras i en framgångsrik organisation. Lägg till aktiviteter som är specifika för din organisation och använd sedan formuläret för att vägleda er diskussion och klargöra era förväntningar på förhållandet mellan styrelse och verkställande direktör. Resultatet kommer att ligga till grund för en ledningsstruktur som är skräddarsydd för er egen organisation.

Vid ett styrelsemöte:

1. Handla ut bladet till alla styrelseledamöter och den verkställande direktören.
2. Ansätt cirka 15 minuter så att var och en kan markera i vilken kolumn beslutet eller aktiviteten hör hemma.
3. Samla ihop svaren på ett huvudark, där det framgår hur många svar som sattes in i varje kolumn.
4. Se över fördelningen av svaren och notera de punkter där
   1. det råder samförstånd
   2. det råder åsiktsskillnader
   3. styrelsens samförstånd skiljer sig från ED:s svar

Diskutera punkterna i kategorierna b och c tills ni når en överenskommelse mellan styrelsen och mellan styrelsen och ED (verkställande direktör).

Ytterligare resurser

1. Seven Pillars of Democratic Governance av Mel Gill. Synergy Associates. Charity Channel, maj 2009.
2. Policy Governance.com: Den auktoritativa webbplatsen för Carver Policy Governance®-modellen.
3. Governance Check-Up – hjälpblad från Nathan Garber & Associates för att hjälpa organisationer att bedöma om deras nuvarande styrningsmodell fungerar bra.
4. Grassroots Governance: Governance in the Nonprofit Sector by Certified General Accountants: cga-ontario.org/assets/file/publication_grassroots_governance.pdf
5. Colouring Outside the Box: One Size Does Not Fit All in Nonprofit Governance av Management Assistance Program: https://www.propelnonprofits.org/wp-content/uploads/2017/10/Ten-Dimensions-that-Shape-Your-Board.pdf
6. Management Assistance Program for Nonprofits har skapat en resurswebbplats som innehåller webbseminarier och resurser på begäran om styrning.