Presentera data som ett proffs

Med så många sätt att snurra och förvränga information idag måste en presentation göra mer än att bara dela med sig av bra idéer – den måste stödja dessa idéer med trovärdiga data. Det gäller oavsett om du är en chef som presenterar nya affärskunder, en säljare som säljer sina tjänster eller en vd som argumenterar för en förändring.

”Att veta hur man utvecklar och levererar en datadriven presentation är numera en viktig färdighet för många yrkesverksamma, eftersom vi ofta måste berätta för våra kollegor om historier som är mycket mer övertygande när de backas upp av siffror”, säger forskaren och konsulten Alexandra Samuel.

Ingen fara, säger du kanske. Ett stapeldiagram här och ett cirkeldiagram där, och så är du igång, eller hur?

Inte så snabbt. För även om en bra presentation innehåller data, garanterar inte enbart data en bra presentation. Det är inte enbart närvaron av data som ger presentatören makt. Det är hur uppgifterna presenteras.

Det kan tyckas enkelt att presentera uppgifter i en tid av PowerPoint, Prezi, Canva, Visme, Haiku Deck och andra nonsensnamniga tekniska plattformar. Men räck upp handen om du någonsin har blivit förvirrad av ett diagram som du såg på en konferens eller om du någonsin har hört en presentatör säga: ”Du kan förmodligen inte se det här diagrammet så bra, men vad det visar är…”? Vad kan vara ett större diagramfel än att själva diagrammet blir oanvändbart?

Hur du presenterar data kan fördubbla – eller decimera – dess effekt, så notera de här sju sätten att se till att dina data gör sitt jobb.

1) Se till att dina data kan ses

Det här kanske låter uppenbart, men ibland är du för nära din presentation – bokstavligt talat. Det som är läsbart på din bärbara dator kan vara betydligt mindre läsbart när det projiceras på en skärm. Din publik lär sig inte vad den inte kan se. Om du vill undvika att behöva översätta siffror och etiketter som är svåra att se, kan du repetera din presentation med kollegor som sitter lika långt bort som den verkliga publiken skulle göra. Fråga dem: ”Kan du se det här diagrammet tydligt?” Om svaret är något annat än ett bestämt ”ja”, gör om det så att det blir lättare för ögonen.

2) Fokusera mest på de punkter som dina data illustrerar

Med hjälp av serietidningar är du Wonder Woman, och data är ditt magiska lasso – ett verktyg som förstärker ditt inflytande men som inte har något värde förrän du tillämpar det målmedvetet. Lämna inte bördan att avkoda dina data till din publik. Det är ditt jobb att förklara hur uppgifterna stöder dina huvudpunkter.

”Dataflöden handlar egentligen inte om uppgifterna. De handlar om betydelsen av uppgifterna”, förklarar Nancy Duarte, expert på presentationsdesign. ”Det är upp till dig att klargöra den innebörden innan du klickar iväg. Annars kommer publiken inte att bearbeta – och än mindre köpa – ditt argument.”

När du kopplar data till de viktiga punkter som de stöder bör övergången vara tydlig och låta så här:

”Dessa data visar…”

”Det här diagrammet illustrerar…”

”De här siffrorna bevisar…”

De här övergångarna kan vara lika viktiga som själva slutsatserna, eftersom du fäster publikens uppmärksamhet på dessa slutsatser.

3) Dela med dig av en – och endast en – viktig punkt från varje diagram

Det snabbaste sättet att förvirra din publik är att dela med dig av för många detaljer på en gång. De enda datapunkter du bör dela med dig av är de som påtagligt stöder din poäng – och helst en punkt per diagram. För att hålla ordning på diagrammen kan du fråga dig själv: ”Vad är det viktigaste jag vill att min publik ska lära sig av de här uppgifterna?”. Det är den enda lärdom du bör förmedla. Om du har flera viktiga punkter att framföra kan du överväga att visa var och en av dem med en ny visualisering.

Det misstag som många presentatörer gör är att tro att de är författningsenligt skyldiga att dela med sig av varje punkt, idé och datapunkt på en bild. Men om du delar med dig av en central trend som växte dramatiskt mellan 2014 och 2017 kan det som hände 2013 vara meningslöst. Om 77 % av de tillfrågade föredrar en produkt och 21 % föredrar en annan, kan det som de återstående 2 % föredrar också vara för obetydligt för att motivera ett omnämnande.

Datapresentationsgurun Scott Berinato säger: ”Impulsen är att inkludera allt du vet, upptagna diagram kommunicerar idén om att du har varit just det – upptagen, som i:

4) Märk diagramkomponenterna tydligt

Medan du har arbetat med samma diagram i veckor eller månader, kommer din publik att få ta del av det i bara några sekunder. Ge dem den bästa chansen att förstå dina data genom att använda ett enkelt, tydligt och fullständigt språk för att identifiera X- och Y-axlar, tårtbitar, staplar och andra diagramelement. Försök att undvika förkortningar som inte är uppenbara, och utgå inte från att märkta komponenter på en bild kommer att komma ihåg på efterföljande bilder.

En del av din publik är visuella elever (som jag!) som bearbetar det de ser mycket bättre än det de hör, så ditt diagrams visuella intuitivitet och tydlighet är avgörande.

5) Visa upp ”Aha!”-zoner

Alla värdefulla diagram eller cirkeldiagram har en ”Aha!”-zon – en siffra eller ett intervall av data som avslöjar något som är avgörande för din poäng.

Smarta presentatörer förklarar relevansen av ”Aha!”-zonen muntligt, genom att dela med sig av lärdomar, trender eller historier som data berättar.

Bättre presentatörer förklarar det högt, men skriver också in det på bilden som en punkt.

Men de bästa presentatörerna gör allt ovanstående OCH lyfter fram själva ”Aha!”-zonen visuellt med en cirkel eller skuggning för att nå ut till de differentierade (auditiva, verbala, visuella) eleverna i publiken, samt för att tre gånger förstärka de viktigaste datautdragen.

6) Skriv en bildtitel som förstärker datapunkterna

Även när data presenteras effektivt på en bild är den mest värdefulla fastigheten sidans titel, eftersom det är det första som publiken kommer att lägga märke till och bearbeta. Men alltför ofta använder presentatörer generiska ord och fraser som ”statistik” och ”siffror” som inte tjänar något funktionellt syfte.

Även när titlarna är specifika, som ”Millennial Preferences” eller ”Campaign Awareness”, kan de fortfarande höjas med mer punktspecifika titlar som ”Millennials Prefer Mobile” eller ”Campaign Awareness is Increasing”.”

7) Presentera för din publik, inte för dina data

Många presentatörer tittar på sina bilder medan de delar med sig av data som om PowerPoint är deras publik. Men det är bara din publik som är din publik, och som medmänniskor tar de bäst emot dina poänger när du ser dem i ögonen. Det betyder inte att du aldrig ska titta på dina data – bara att du inte ska föra en konversation med dem. Titta på dina bilder som referens, men framhåll kritiska punkter direkt till din publik.

När de presenteras tydligt och tillspetsat kan data öka din poängs trovärdighet och pålitlighet. Om du presenterar data på ett dåligt sätt slösar du inte bara bort den möjligheten utan kan också skada ditt rykte som presentatör. Precis som Wonder Womans lasso är data ett kraftfullt verktyg för att ta fram övertygande sanningar – använd det klokt.