Snabba svar om 1099-formulär för egenföretagare – UPPDATERAD för 2018

Det finns flera varianter av 1099-formuläret, så om du bara frågar vad som är ett 1099-formulär får du inte det svar du söker.

Som amerikansk företagare har du förmodligen utfärdat en 1099-blankett för oberoende entreprenörer till några av dina anställda eller en 1099-INT för ränteinkomster som du kan få från din bank.

För dagens ändamål kommer artikeln dock att begränsas till 1099-MISC-blanketten. Detta är den blankett som småföretag använder för att rapportera diverse inkomster som betalats ut till andra under året.

Låt oss gå igenom några vanliga frågor och svar (vi har uppdaterat denna information för 2018):

Vad är en 1099-blankett?

International Revenue Service (IRS) hänvisar till 1099-blanketterna som ”informationsdeklarationer”. Formulären rapporterar olika typer av inkomster som enskilda personer får under året. Detta inkluderar inkomster från oberoende entreprenörer, räntor och utdelningar, statliga utbetalningar, uttag från ett pensionskonto och 1099-C för skuldavskrivningar.

Detta leder också till frågan, vad är en 1099-anställd? Enkelt uttryckt är en 1099-anställd en egenföretagare eller företagsägare i motsats till en av dina anställda.

Vilken typ av inkomst rapporterar jag på ett 1099-formulär?

1099-MISC ska användas för att rapportera utbetalningar till egenföretagare – inte utbetalningar till anställda. För anställda använder du istället blankett W-2 för att rapportera arbetsinkomst som du betalat dem.

Oberoende arbetstagare är vanligtvis egenföretagare eller små tjänsteföretag som du anlitar som oberoende entreprenörer. Exempel på oberoende arbetstagare kan vara en grafisk designer, webbutvecklare, städtjänst, frilansskribent, landskapsarkitekt eller gräsklippare, forummoderator eller annan egenföretagare. Nyckeln är att den oberoende arbetstagaren är egenföretagare – och inte din anställde.

Du använder också 1099-MISC för att rapportera betalningar till tjänsteleverantörer, advokater och partnerskap som inte är bolagiserade.

Vad är tröskelvärdet på 600 dollar?

Du måste fylla i ett 1099-MISC-rapporteringsformulär för en oberoende arbetstagare eller ett bolagiserat företag om du har betalat den oberoende arbetstagaren eller det bolaget 600 dollar eller mer. Du summerar alla betalningar som gjorts till en betalningsmottagare under året, och om beloppet uppgår till 600 dollar eller mer för året måste du utfärda en 1099-blankett för den betalningsmottagaren.

Om det belopp som du betalat arbetstagaren uppgår till mindre än 600 dollar för beskattningsåret behöver du inte utfärda en 1099-blankett.

Notera: Det finns särskilda tröskelregler för rapportering av vissa andra typer av betalningar, till exempel betalningar till advokater, intäkter från fiskebåtar och försäljning av konsumtionsvaror för återförsäljning. Du måste konsultera instruktionerna till IRS 1099-MISC-blanketten för detaljer om rapportering av dessa typer av betalningar. I den här artikeln talar vi endast om betalningar till oberoende arbetstagare eller tjänsteleverantörer till företag som inte är registrerade.

När måste 1099-MISC-blanketten utfärdas?

Det finns två viktiga datum att komma ihåg. Det ena är datumet för att posta 1099-blanketten till arbetstagaren. Det andra är datumet för rapportering till IRS.

A. Utskick av blankett 1099 till arbetstagaren

Den 31 januari 2019 är tidsfristen för att lämna 1099-MISC-blanketter till oberoende entreprenörer och tjänsteleverantörer som du betalade pengar till under 2018. Skicka en kopia av 1099-blanketten till den oberoende arbetstagaren eller tjänsteleverantören senast det datumet.

Tip: Markera den tidsfristen i din kalender redan nu. På så sätt är det mindre troligt att du glömmer och måste kämpa i sista minuten.

Ett annat tips: Det är en bra idé att kontrollera i förväg med varje betalningsmottagare för att se till att du har betalningsmottagarens aktuella adress. Detta kommer att spara dig extra arbete. Varför? Därför att betalningsmottagaren kommer att kontakta dig om han eller hon inte får 1099 i händelse av att den inte vidarebefordras, och du måste då bara utfärda en kopia på nytt. Postkontoret är inte lika snabbt eller pålitligt när det gäller att vidarebefordra post som det brukade vara.

Kan man skicka 1099 via e-post? Alla skatteproffs som vi pratade med vägrade att bli fastslagna på om e-post är tillräckligt för mottagarna. Observera att IRS använder ordet ”furnish” snarare än ”mail”. IRS definierar dock inte vad ”furnish” innebär.

B. Rapportering av 1099 till IRS

Den 2 mars 2019 är tidsfristen för att lämna in 1099-informationen till IRS, om du lämnar in den på papper. Det datumet förlängs till den 31 mars 2019 om du gör elektronisk inlämning av 1099s.

Beroende på delstatens lagstiftning kan du också behöva lämna in 1099-MISC till delstaten. Greatland har ett utmärkt diagram som visar olika tidsfrister enligt delstatslagen.

(Observera: det finns olika datum för vissa andra kategorier av betalningar, t.ex. betalningar till advokater. Se instruktionerna för formulär 1099-MISC för datum för andra situationer.)

Se exempelbilden nedan för hur formuläret 1099-MISC ska fyllas i.

Arbetare som inte är bosatta i USA: Om du anlitar en icke-amerikansk medborgare som arbetar på distans via Internet från ett annat land behöver du i allmänhet inte fylla i en 1099-blankett för den personen.

Till exempel, låt oss säga att du anlitar en frilansskribent som är brasiliansk medborgare. Frilansskribenten utför alla tjänster (dvs. skriver artiklarna) utanför USA från sitt hem i Brasilien och tjänar 900 dollar under året. I det fallet behöver du förmodligen inte utfärda en 1099 till den utländska arbetstagaren.

Hursomhelst, om den utländska arbetstagaren utför något arbete i USA måste du lämna in 1099.

Det är ditt ansvar att verifiera att arbetstagaren (1) verkligen är en icke-amerikansk medborgare, och (2) utförde allt arbete utanför USA. För det ändamålet kan du i framtiden låta den utländska arbetstagaren fylla i, underteckna och skicka tillbaka formuläret W-8BEN till dig.

Exempel på ifyllt 1099 MISC-blankett

Företag:

Nej, i allmänhet behöver du inte utfärda 1099-blanketter för betalningar som du gjort till ett företag. Om du till exempel betalar ett företag som tillhandahåller t.ex. webbdesigntjänster eller någon annan affärstjänst behöver du inte utfärda ett 1099-formulär.

Tänk på att ett LLC eller aktiebolag inte är samma sak som ett företag. I allmänhet förväntas du skicka 1099-MISC-blanketter till de flesta LLC:s för småföretag.

(Hur kan du se skillnaden? Ett LLC har vanligtvis bokstäverna LLC eller Ltd. i slutet av företagsnamnet. Ett företagsnamn slutar vanligtvis på Inc. eller Corp. Betalningsmottagaren bör dock ange vilken typ av enhet den är när den fyller i och ger dig en W-9-blankett i förväg – det är det bästa sättet att avgöra det.)

Notera att det finns några få begränsade undantag från bolagsregeln. Om betalningen till exempel sker till ett bolag för juridiska tjänster måste du rapportera dessa på 1099. IRS 1099-instruktionerna beskriver undantagen.

PayPal- och kreditkortsbetalningar: Vad händer om jag betalat mina oberoende arbetstagare eller tjänsteleverantörer elektroniskt?

Om du betalat icke-registrerade företag eller oberoende arbetstagare elektroniskt, t.ex. via PayPal eller kreditkort, behöver du inte utfärda en 1099-MISC till betalningsmottagaren.

Istället ligger rapporteringsansvaret hos den elektroniska tjänsten, som kan utfärda en 1099-K. Vissa småföretag väljer dock att skicka 1099-MISC-blanketter ändå, av försiktighetsskäl.

Se mer i vår diskussion: 1099-K kontra 1099-MISC för elektroniska betalningar.

Personliga betalningar: Du behöver endast utfärda 1099-MISC-rapporter för betalningar som du gjort inom ramen för din handel eller verksamhet. (Om du driver en ideell organisation betraktas den som ett företag när det gäller 1099-dokument.)

Säg att du betalar en trädgårdsarkitekt som är en enskild firma för att klippa gräs och göra mulching hemma hos dig, och att det inte har något med ditt företag att göra. Du behöver inte utfärda en 1099 till landskapsarkitekten, eftersom det var en personlig betalning.

Hur utfärdar jag 1099-MISC-blanketter och var arkiverar jag dem?

Som betalare fyller du i blanketten och skickar en kopia till mottagaren. Du lämnar in blanketten till IRS, och du kan också behöva lämna in den till statliga skattemyndigheter.

Det finns ett antal sätt att göra detta på:

• Lämna in allting på egen hand. Du kan fylla i pappersarbetet på egen hand och posta det till arbetstagarna och IRS. Olika programvaror kan hjälpa till med delar av processen, bland annat QuickBooks, Sage, Xero och TurboTax.
• Använd en 1099-MISC-arkiveringstjänst. Om tanken på att navigera i alla formulär på egen hand är för komplicerad för dig kan du överväga att betala för en arkiveringstjänst. Intuit har till exempel en 1099-fileringstjänst som du kan använda. Greatland erbjuder också en 1099-filing service.
• Låt din CPA eller skatteberedare sköta 1099-blanketterna åt dig. De fyller i 1099-blanketterna så att du kan skicka dem till arbetstagarna. De sköter också filningarna med IRS och statliga skattemyndigheter för din räkning. För dem som använder en CPA eller skatteberedare är detta förmodligen ditt bästa alternativ. På Small Business Trends är detta det alternativ vi använder.

Vad händer om det finns ett fel i ett 1099-formulär?

En betalare som senare upptäcker ett fel bör utfärda ett korrigerat 1099-formulär på nytt till betalningsmottagaren och korrigera registreringen hos skattemyndigheten.

Och om du är betalningsmottagare bör du se till att granska varje 1099-formulär som du får mot dina egna register. Detta har flera orsaker:

• Den som betalar kan ha gjort ett misstag, t.ex. fel belopp. Kontakta i så fall betalaren och be att få 1099-MISC-blanketten korrigerad och utfärdad på nytt.
• Ditt företag kan vara ett offer för identitetsbedrägeri. Ett år fick vi på Small Business Trends ett 1099-formulär för affiliateinkomster som vi påstods ha fått från eBay Partners Network. Vi har dock aldrig varit medlemmar i det nätverket och fick inga inkomster från det. Någon begick ett bedrägeri mot eBay genom att använda vårt namn och vår adress som betalningsmottagare (som tur var kände de inte till vårt korrekta TIN). Vi skickade ett certifierat brev till eBay och bifogade även en förklaring till vår skattedeklaration.

I händelse av ett fel står det i IRS instruktioner till mottagarna: ”Om det här formuläret är felaktigt eller har utfärdats av misstag, kontakta betalaren. Om du inte kan få det här formuläret korrigerat, bifoga en förklaring till din skattedeklaration och rapportera din inkomst korrekt.”

Ins det en straffavgift för att INTE utfärda en 1099 MISC-blankett?

Ja. För detta ändamål gick vi till webbplatsen Turbo Tax. Där finns ett kortfattat uttalande om straffavgifter, där det konstateras att straffavgiften ”varierar från 30 till 100 dollar per blankett (högst 500 000 dollar per år), beroende på hur lång tid efter tidsfristen företaget utfärdar blanketten. Om ett företag avsiktligt bortser från kravet på att tillhandahålla ett korrekt betalningsmottagarutlåtande, är det föremål för ett minimistraff på 250 dollar per utlåtande, utan maximalt belopp.”

I själva verket kräver IRS att du med stöd av lagstadgade straffbestämmelser bekräftar om du har uppfyllt kravet på inlämning av 1099-blanketter. De flesta småföretag fyller i en Schedule C som en del av sin egen skattedeklaration. I schema C krävs att du som betalare kryssar i rutorna på raderna I och J och anger:

• Om du gjorde ”några betalningar under 2018 som skulle kräva att du lämnar in blankett(er) 1099”, och
• Om du kryssade i rutan för Ja, så ”lämnade du eller kommer du att lämna in de erforderliga blanketterna 1099”?

Tip: ignorera inte 1099-anmälningar.

Vad händer om jag fick diverse inkomster under året och betalaren aldrig skickar mig en 1099-blankett?

Om du utförde arbete som oberoende entreprenör och tjänade minst 600 dollar från en betalare måste betalaren skicka dig en 1099-MISC-blankett. Men om du fick mindre än 600 dollar från betalaren – låt oss säga att du fick 350 dollar – ska du inte räkna med att få ett 1099-formulär.

Ett annat undantag: Om du fick betalningar via elektroniska medel, t.ex. kreditkort eller PayPal, behöver betalaren inte skicka dig ett 1099-MISC-formulär.

Men låt oss säga att du tjänade mer än 600 dollar under året. Du fick betalningarna via check och inte elektroniskt. Ändå underlåter betalaren att skicka 1099-blanketter. Eller låt oss säga att du har flyttat och glömt att meddela betalaren, och därför får du inte 1099-blanketten. I sådana situationer bör du kontakta betalaren och be dem att snabbt skicka ut blanketten eller en kopia till dig.

Och kom ihåg att du inte är befriad från att rapportera din inkomst bara för att du aldrig fått någon 1099-blankett (eller för att din inkomst ligger under tröskelvärdet på 600 dollar). Förlita dig inte på att få 1099-blanketter för att spåra och rapportera din inkomst.

Spåra alltid inkomsten självständigt och stäm av dina bankuppgifter. Och rapportera alla inkomster.

Om jag är författare, vad är beloppet för en 1099 för bokroyalties?

Det finns en särskild dollartröskel för bokroyalties: 10 dollar.

Författare ska inte bli förvånade om de får 1099 för mycket små belopp – långt under 600 dollar.

Exempel: Låt oss säga att du har publicerat en bok på Amazon Kindle, och sålt en handfull böcker under året. I det fallet kan du få en 1099 från Amazon för belopp som 12 eller 25 dollar eller andra små belopp.

Var kan jag få tag på 1099-MISC-blanketterna?

Informationscentret för IRS 1099-MISC finns här.

Beställ skatteformulär från IRS här. Ett annat spännande ställe är FormSwift, som erbjuder en 1099 MISC-blankett att fylla i online.

Institutionens kostnadsfria elektroniska arkiveringssystem för 1099-blanketter finns här.

Sista tips: Rådgör alltid med din skatterådgivare och med instruktionerna för 1099-blanketter från IRS!

Handlingsförbud: Informationen i den här artikeln är avsedd för allmänna utbildningssyften och inte för skatterådgivning. Även om vi strävar efter att vara korrekta kan vi här endast tala i allmänna ordalag. Skattelagen har helt enkelt blivit för komplex för att täcka detta ämne med 2 000 ord.

Det finns många många undantag från reglerna, och individuella fakta kan göra skillnad. Läs alltid skattemyndighetens anvisningar för 1099-blanketten noggrant. Och kontakta din egen skatterådgivare för råd som är specifika för din situation.