En av nycklarna till alla produktivitetssystem är att faktiskt lägga in saker i systemet. Vem visste det?
Obvious though it may seem, many of us have trouble taking the time to enter our thoughts into our task-manager, to-do list, or organizational system.
Detta kan ske av många olika anledningar – inget papper i närheten, inget enkelt sätt att registrera dina idéer – men vår produktivitet kan skadas av att vi inte matar in allting i vårt system så att vi kan hantera det på rätt sätt.
Det som ska leva på papper lever i vår hjärna, och fortsätter sedan att glömmas bort och lämnas i fred. Det är en säker väg till att hamna i trubbel – eller åtminstone glömma läckande kranar.
Det finns dock en enkel och snabb lösning på det här problemet – den kallas mind dump.
En mind dump är helt enkelt ett sätt för dig att få allting ur huvudet och ut på papper. Våra hjärnor är inte gjorda för att komma ihåg saker för evigt, men papper är det. Med en tom hjärna kan vi antingen fokusera på nya saker eller ta itu med den aktuella uppgiften, i stället för att ständigt älta tidigare saker som tar upp värdefull bandbredd.
Att göra en tankedump är enkelt: ta fram en penna och ett papper, eller starta ett nytt dokument på din dator. Skriv sedan ner allt du tänker på. Det finns inget steg tre.
Allt och allt är tillåtet: vad du måste göra, vad du tänker på, förhoppningar, drömmar, mål och vad som helst annat som dyker upp i ditt huvud. Sätt en tidsgräns – säg 20 minuter – och allt som kommer in i din hjärna måste omedelbart lämna din hjärna och hamna på ditt papper.
När du är klar kan du börja vidta åtgärder på de punkter du har skrivit. Vad behöver du vidta åtgärder på? Vad behöver du ta itu med, följa upp eller arkivera någonstans?
Saker som inte behöver tas upp ytterligare? Gör dig bara av med dem. Se till att du inte behöver tänka på dem någonsin igen, och var klar med dem.
Det finns inget bestämt sätt att göra en så bra mind dump som möjligt. Poängen är att nollställa din hjärna, uppdatera ditt produktivitetssystem och sätta på papper allt det som har tagit upp det värdefulla (och begränsade) utrymmet i din hjärna.
Många människor använder sig av ”triggers” för att göra sina mind dumps lättare – en uppsättning nyckelord eller fraser som sätter ditt sinne på en viss aspekt av ditt liv, för att du ska kunna fokusera på saker som har med den aspekten att göra. 43 Folders har en lång lista med sådana triggers, allt från ”telefonsamtal” till ”möbler” och ”bröllop”.
Vissa personer, särskilt GTD-anhängare, gör en tankedump innan de gör sin veckobrev, som en del av arbetet med att ta reda på vad den kommande veckan har i beredskap. Andra, som jag själv, gör det en gång i veckan eller så – när jag har 20 minuter över. Jag rekommenderar att man gör det minst en gång i veckan – annars har det en tendens att bli långt och otryggt.
En mind dump kan också göras var som helst – en annan bra sak med den. Öppna en anteckning i mobiltelefonen eller skriv på baksidan av en tidning; var du än befinner dig, om du har en ledig stund, rensa huvudet.
Du kommer att bli förvånad över hur många saker som kommer ut ur din hjärna och in i ditt organisationssystem, när du ägnar tid och utrymme åt att tömma det.
Hur och när får du saker ur huvudet och in i ditt system?
Foto: Foto: Tyla ’75