Vad är en WBS-ordlista?

➔Gratis 30-dagars provperiod för WBS-programvara

WBS-ordlistan är en av de tre komponenter som ingår i baslinjen för omfattningen: 1) omfattningsbeskrivningen, 2) arbetsfördelningsstrukturen och 3) WBS-ordlistan. Utan en WBS-ordbok har projektet inte en fullständig baslinje och kan inte mäta eller övervaka omfattningens prestanda.

WBS Dictionary Template

WBS-lexikonet är det formella projektdokumentet som innehåller detaljerade beskrivningar av nyckelinformation för alla element i arbetsfördelningsstrukturen och måste följa 100-procentsregeln. 100 %-regeln kräver att WBS:en omfattar 100 % av projektets omfattning. Eftersom titlarna på WBS-elementen endast består av ett eller två ord är det dock omöjligt att bara genom att använda WBS bekräfta att denna regel har uppfyllts. WBS-ordlistan är det projektdokument som beskriver arbetet i varje element så att projektgruppen kan planera och genomföra 100 % av omfattningen.

Många referenser beskriver WBS Dictionary som ett verktyg för att beskriva arbetspaket. Arbetspaketen definieras som de lägsta elementen i varje ben i WBS. Även om detta uttalande är sant, beskriver WBS Dictionary faktiskt varje element i WBS. WBS Dictionary skapas i ett hierarkiskt format precis som Work Breakdown Structure. Beskrivningarna av element på nivå 1 måste skapas först för att förstå dess gränser och säkerställa överensstämmelse med element på lägre nivå. Detta är det bästa sättet att se till att 100-procentsregeln följs.

Hur man skapar en WBS-ordbok

När Work Breakdown Structure har godkänts kan WBS-ordboken skapas. Skapandet av WBS-ordlistan leds av projektledaren och utvecklas av projektgruppsmedlemmar som är ämnesexperter (SME). Utvecklingsmetoden börjar med nivå 1-elementen, fortsätter nedåt i varje led och avslutas med arbetspaketen. Detta hierarkiska tillvägagångssätt säkerställer att arbetet inom varje nivå 1 förblir i linje med och överensstämmer med 100-procentsregeln.

När man skapar WBS-ordlistan är det viktigt att hålla innehållet i varje element kortfattat. Det primära syftet med WBS-ordboken är att projektgruppens medlemmar ska ha en tydlig förståelse för det arbete som utförs i alla element och särskilt i arbetspaketen. Det är inte en omskrivning av scope statement, ett arbetstillståndspaket, ett kontrakt eller avtal osv. Det är en kortfattad förklaring av viktiga ämnen som rör varje element. Ett bra sätt att se till att detta format följs är att använda en WBS Dictionary-mall samtidigt som man följer dessa steg:

1. Samla projektgruppen och validera 100 %-regeln

   Samla projektgruppens små och medelstora företag och granska arbetsfördelningsstrukturen för att validera 100 %-regeln. Se till att alla förstår logiken och antagandena i WBS. Revidera WBS baserat på feedback från de små och medelstora företagen.

2. Skapa innehåll för element på nivå 1

   Med hjälp av en mall med följande minimiämnen skapar du innehållet för varje WBS-element på nivå 1 (se figur 1):

   1. WBS Level 1 ID-kod och titel – Identifiera det som ett kontrollkonto om det är ett.
   2. Beskrivning – Definiera elementets gränser och inrama innehållet för räckvidden så att det är tydligt vilken räckvidd som ingår och vilken som utesluts.
   3. Primär leveransvara(er) – Produkten, tjänsten eller resultatet som skapas när allt arbete i detta WBS-ben är slutfört.
   4. Acceptanskriterier – Funktionella och fysiska krav som uppfyller kundens förväntningar.
   5. Sammanfattad budget – Budget för hela WBS-benet, plus antaganden.
   6. Milstolpar – Milstolpe för den primära leveransen eller de primära leveransvarorna. Inkludera även eventuella antaganden, begränsningar och tidsmässiga beroenden med andra primära leveranser i de andra WBS-nivå 1-elementen
   7. Nyckelrisker – Inkludera alla viktiga hot och möjligheter med svarsstrategier.
4. Bekräfta nivå 1-element

   Vänd tillbaka till arbetsfördelningsstrukturen och kontrollera om nivå 1-elementen bör revideras baserat på det nyskapade innehållet från WBS-lexikonet. Bekräfta att nivå 1-elementen fångar 100 % av omfattningen.

5. Skapa resterande elementinnehåll

   Fortsätt att skapa liknande innehåll med hjälp av samma mall för de återstående elementen ner till, men utan att inkludera, arbetspaketen. Justera innehållet så att det återspeglar elementets respektive nivå, dvs, Nivå 2, 3 osv.

6. Skapa innehåll för arbetspaket

   Genom att använda en mall med följande minimiämnen skapar du innehållet för varje arbetspaketelement:

   1. WBS Level 1 ID-kod och titel – Identifiera det som ett kontrollkonto, om det är ett.
   2. Responsible Organization/Individual – Detta är den enskilda organisationen, gruppen eller individen som har tilldelats ensamansvaret för att se till att arbetspaketet slutförs.
   3. Beskrivning – definierar arbetspaketets gränser. Ramar in innehållet i omfattningen så att det är tydligt vilken omfattning som ingår och vilken som utesluts. Om det är ett planeringspaket, beskriv den kända och okända omfattningen.
   4. Leveransobjekt – Den produkt, tjänst eller det resultat som skapas när allt arbete i detta arbetspaket är slutfört. Inkludera alla kritiska mellanliggande leveranser.
   5. Acceptanskriterier – Funktionella och fysiska krav som uppfyller kundens förväntningar. Inkludera eventuella unika godkännanden som krävs för godkännande.
   6. Budget – Budget för detta arbetspaket samt information om kritiska resurser och antaganden.
   7. Milstolpar – Startdatum, slutdatum, mellanliggande milstolpar, inbördes beroenden, begränsningar och eventuella antaganden.
   8. Risker – Inkludera alla kända hot och möjligheter med svarsstrategier.
7. Validera 100 %-regeln

   Validera att lexikonet på ett adekvat sätt fångar upp den omfattning som krävs för att producera leveransen. Se till att WBS-ordlistan återspeglar 100 % av omfattningen.

Figur 1 – Mall för WBS-ordbok på nivå 1

Hur man använder en WBS-ordbok

Samma som arbetsfördelningsstrukturen är WBS-ordboken ett viktigt verktyg för planering av omfattning. Det tjänar också som en grund för att förbereda arbetstillståndsdokument, tidsplaner, kostnadsberäkningar samt övervakning och kontroll av baslinjer. Som nämnts många gånger i den här artikeln definierar den arbetet i Work Breakdown Structure. Den innehåller minimal väsentlig information för att förstå projektkraven och uppfylla alla leveransernas acceptanskriterier. Tillsammans med den godkända omfattningsbeskrivningen och arbetsfördelningsstrukturen är WBS-ordlistan den tredje och sista komponenten i baslinjen för omfattningen. Baslinjen är det projektdokument som används för att mäta projektets prestanda. Omfattningsbaslinjen är den formella plan som jämförs med faktiska resultat för att övervaka och kontrollera utförandet av omfattningen.

Arbetstillståndsdokumenten utarbetas baserat på information om arbetspaketet och används för att utföra arbetet. Arbetspaketinformationen i WBS-ordlistan ger de grundläggande data som krävs för att skapa arbetsauktorisationsdokument så att leveranserna uppfyller acceptanskriterierna och kan överföras till kunden. Projektgruppen bör hänvisa till WBS-ordlistan under hela projektets genomförande för att säkerställa att leveranserna uppfyller kraven.

WBS Dictionary är också den primära indata för att skapa och övervaka tidtabellsaktiviteter och kostnadsberäkningar. Genom att sönderdela arbetspaket skapas aktiviteter (se figur 2). Dessa aktiviteter blir de aktiviteter som bygger upp en tidsplan med hjälp av ett Gantt-diagram (se figur 3). När aktiviteterna väl har fått resurser kan kostnadsberäkningar skapas på aktivitetsnivå och sedan aggregeras via arbetsfördelningsstrukturen för hela projektet. Detta gör det enkelt för projektet att övervaka och kontrollera kostnaderna vid varje element i WBS, dvs. ett arbetspaket eller ett kontrollkonto.

Figur 2 – Nedbrytning av arbetspaket till aktiviteter

Figur 3 – Skapande av ett Gantt-diagram direkt från aktiviteter i arbetspaketet

Ladda ner MindView och skapa din egen arbetsindelningsstruktur.

Relaterade länkar: