Hvordan ser en indtagelsesproces typisk ud?
Ofte begynder en indtagelsesproces for et projekt med, at nogen sender en e-mail og siger: “Jeg har brug for dig til at gøre dette.” Det er vigtigt at gennemgå trinene i projektets intakeproces, fordi det ikke kan skaleres, og det er hverken effektivt eller virkningsfuldt at administrere alt fra din indbakke. Ved at bruge projektstyringsværktøjer og -metoder kan du hjælpe dig med at styre projektforespørgsler og din intakeproces mere effektivt.
Det største problem, som de fleste afdelinger har med intakeprocesser i dag, er, at de ikke har konsistens gennem alle arbejdsgange. Uanset om det er interne projekter eller samarbejde med eksterne leverandører, er der ofte ikke meget konsistens i den måde, hvorpå de modtager oplysninger for at starte projektinitieringsprocessen.
Skabelse af en indgangsproces, der rent faktisk fungerer
Hvis din organisation er som ovenstående, så er der mange måder, hvorpå arbejdet kommer til dig lige nu. Det første skridt i håndteringen af disse projektanmodninger er at skabe en indgangsproces, der rent faktisk fungerer.
Udarbejd en projektanmodningsformular
Samarbejd med dit team for at bestemme, hvilke oplysninger der er nødvendige, når du indsender en projektanmodning i dit indgangssystem. Almindelige spørgsmål omfatter:
-
Hvad er anmodningen?
-
Hvor skal den bruges?
-
Hvornår skal den være klar?
-
Hvad er projektkravene?
-
Hvordan gavner det virksomheden?
Læs mere om at oprette en projektanmodningsformular
Udpeg et sted for indsendelse af anmodninger
Det næste skridt i oprettelsen af en indgangsproces er at udpege et centralt sted for alle projektanmodninger, der kommer til dit team. Den største fordel ved at gøre dette er synlighed. Du vil være i stand til klart at se de indsendte anmodninger og forfaldsdatoer sammen med det igangværende arbejde.
Det kan være så enkelt som blot at oprette en e-mailadresse til alle modtagne projektanmodninger, så alle projektanmodninger, der kommer ind i din organisation, går til ét sted. For eksempel , og alle e-mail-anmodninger vil være tilgængelige der.
Og du kan vælge at bruge et delt dokument via Google eller Dropbox.
Den bedste løsning er dog at udnytte et projektstyringsprogram til at holde alt arbejde centraliseret, sikre, at felter til projektanmodninger udfyldes, og nemt flytte anmodninger til opgaver.
Udpeg hvem der er ansvarlig for indtagelse
Næst skal du vælge den person i din organisation, der skal kontrollere det centraliserede indtagssted. Det er simpelt nok. Derefter skal du oprette dit foretrukne indtagningssted, så de personer, der skal have besked, når en projektansøgning indsendes, får besked.
Formalisér processen
Du kan have alle processerne på plads, men hvis ingen kender dem, er det ligesom slet ikke at have nogen indtagnings-proces.
Hvis du formaliserer ikke blot teknologien i intake-processen, men også de faktiske rammer for, hvordan hvert projekt skal starte og bevæge sig gennem organisationen, så har du en meget bedre ansvarlighed, og i sidste ende lærer alle intake-systemet.
For at gøre dette skal du måske finde en “buck stopper” i din organisation, som kan udbrede kendskabet til intake-processen. Dette er den person, der vil holde hver enkelt person i teamet ansvarlig, fra top til bund og fra højre til venstre; alle vil blive holdt ansvarlige for at bruge indtagelsessystemet. Denne person behøver ikke nødvendigvis at være en leder eller en højtstående person. Det kan være en kundeansvarlig, en projektleder, en trafikleder eller teamet som helhed.
Processtopperen i din organisation vil være den person, der fysisk rejser sig op og går ind på hver enkelt persons kontor, holder dem i hånden og viser dem, hvordan de skal bruge intakeprocessen korrekt, og derefter insisterer på, at de gør det på den måde hver eneste gang.
Hvis du kan finde denne ene person i din organisation, eller hvis du rent faktisk kan gå ud og ansætte denne ene person i din organisation, vil du opdage, at din projektstyring fungerer meget mere effektivt.
Hold fast er en nøglekomponent for en vellykket intakeproces. Hvis folk sender dig forespørgsler pr. e-mail og ikke bruger indtagelsessystemet, bliver det nødvendigt at sige til dem: “Jeg kan ikke arbejde på dette, fordi jeg ikke kan se det. Det er ikke i projektstyringssystemet.”