5 formas de mejorar la colaboración entre equipos

La decisión de mejorar la colaboración entre equipos en su empresa es una obviedad. Después de todo, unir a expertos de diversos equipos y departamentos de su organización seguramente conducirá a conocimientos más profundos, perspectivas más frescas y una innovación más rápida, ¿verdad? Sí, puede y debe hacerlo. Pero en primer lugar, es importante recordar que los equipos están formados por personas y que éstas necesitan conectarse y comunicarse entre sí con claridad antes de poder colaborar con éxito. Para garantizar que la colaboración entre equipos esté preparada para el éxito, hemos reunido algunos consejos que le ayudarán a preparar a su equipo para mejorar y dominar la colaboración corporativa. He aquí 5 formas de mejorar y potenciar la colaboración entre equipos y la colaboración interfuncional.

5 formas de mejorar la colaboración entre equipos:

Según un informe de Harvard Business Review, «el 75% de los equipos interfuncionales son disfuncionales y fracasan en al menos tres de cinco criterios: 1) cumplir con el presupuesto planificado; 2.) cumplir con el cronograma; 3.) cumplir con las especificaciones; 4.) cumplir con las expectativas del cliente; y/o 5.) mantener la alineación con los objetivos corporativos de la empresa.» Aunque una tasa de fracaso del 75% puede ser intimidante, la misma investigación descubrió que los proyectos de equipos cruzados defendidos por un ejecutivo de alto nivel, o supervisados por un equipo de líderes de diferentes departamentos disfrutaron de una tasa de éxito del 76%. Es un gran cambio.

Dado que un buen liderazgo es esencial para que un equipo cruzado pueda alcanzar sus objetivos, asegúrese de que los líderes de su equipo cruzado sean visibles y accesibles para los miembros del equipo. Por ejemplo, es posible que los líderes no tengan la flexibilidad de horarios para estar presentes en todas las reuniones, pero definitivamente deben estar presentes en los informes semanales/mensuales del estado del proyecto y en otras reuniones de alto nivel sobre el progreso. Los líderes también deben ofrecer a los miembros del equipo varias formas de comunicarse con ellos sobre los proyectos de todo el equipo, desde los mensajes de texto y el correo electrónico, hasta los chats de vídeo y las horas de oficina.

#2: Ayude a los miembros del equipo a conectarse

Para que un equipo funcione bien, las personas que lo componen deben poder confiar en los demás, y la formación de relaciones de confianza requiere que las personas dediquen tiempo a conocerse. Para aliviar parte de la incomodidad que supone que personas que no se conocen bien se reúnan para trabajar en equipo, recomendamos lo siguiente:

– Utilizar videoconferencias en alta definición para garantizar que los miembros del equipo remoto puedan ver a todos cara a cara, y comunicarse con ellos como si estuvieran en la misma sala.
– Empezar las reuniones con una pregunta para romper el hielo, como «¿Cuál es tu lugar de vacaciones favorito?» o «¿Cuál es tu talento oculto?». A continuación, recorra la sala y haga que todos compartan su respuesta.
– Cree un minilibro de biografías del equipo y repártalo en la primera reunión. Los folletos biográficos deben incluir una foto de cada persona, su cargo, su área de experiencia, su método de contacto preferido y algunos datos personales que los hagan identificables, como su película favorita, sus aficiones actuales, sus mascotas, etc.
– Organice un evento social para los miembros del equipo y juegue a juegos que les animen a relacionarse con personas ajenas a su departamento. Si su equipo tiene empleados remotos, utilice la videoconferencia para incluirlos en la diversión y jugar a juegos como el trivial de la oficina, las charadas o el eslogan.

#3: Cree una carta de equipo

Una vez que sus colaboradores del equipo cruzado hayan tenido la oportunidad de conocerse, querrá establecer una carta de equipo que describa cuál es el propósito del equipo, cuáles son los objetivos generales y qué funciones se espera que desempeñen los miembros para lograr los objetivos empresariales. La creación de los estatutos del equipo debe ser la primera tarea que el equipo lleve a cabo conjuntamente, ya que esto ayuda a garantizar la aceptación por parte de todos de la mejor manera de trabajar juntos. Una buena carta del equipo debe incluir siete elementos:

1. Propósito – Definir el propósito del equipo o el problema a resolver
2. Misión & Objetivos – Establecer el objetivo principal y una lista priorizada de objetivos medibles más pequeños
3. Funciones del equipo – Enumerar los miembros del equipo, sus funciones en el equipo y su información de contacto
4. Expectativas – Establecer claramente las prioridades del equipo y las vías de resolución de conflictos
5. Presupuesto &Recursos – Elaborar una lista de los recursos disponibles y de las partidas cubiertas por el presupuesto
6. Calendario – Esbozar un calendario de reuniones para los informes de situación y las fechas previstas para los objetivos
7. Acuerdo – Una vez terminada la carta, todos los miembros deben firmarla en señal de acuerdo

#4: Centralizar las comunicaciones

Una buena manera de asegurarse de que todo el mundo se mantiene centrado en los objetivos transversales del equipo y está al día de lo que hacen los demás y de cómo avanzan las cosas entre reuniones es recurrir a la ayuda de una aplicación de gestión de proyectos, como Asana, Trello o Clarizen. Las aplicaciones de gestión de proyectos permiten a todos los miembros del equipo publicar mensajes, hacer preguntas y compartir actualizaciones. Todas las herramientas de colaboración en línea mencionadas anteriormente son seguras y personalizables, por lo que los jefes de proyecto pueden controlar los niveles de acceso a la información confidencial y marcar el sitio del proyecto con los colores del equipo, logotipos y más.

Otra forma de fomentar un entorno en el que los miembros del equipo puedan celebrar reuniones improvisadas y comunicarse entre sí en una ubicación central, es tomar un espacio dedicado, como una sala de reunión, y equiparlo con un portal de vídeo «siempre activo». La creación de una atmósfera como ésta fomenta la camaradería al permitir que los empleados remotos permanezcan conectados con los miembros del equipo. También favorece la colaboración espontánea, que es fundamental para aumentar la velocidad de la innovación.

#5: Reconocer y recompensar los hitos del proyecto

Siempre hay emoción cuando se lanza un nuevo proyecto, pero mantener el impulso del equipo transversal, una vez que se inician las luchas diarias de enfrentar diversos desafíos, puede ser una batalla cuesta arriba. Para mantener a su equipo inspirado y con ganas de lograr el siguiente hito, los líderes deben hacer un punto de reconocimiento y recompensa de los avances de colaboración cruzada y los logros del equipo.

Aunque los miembros del equipo seguro que se sienten honrados cuando los líderes reconocen su duro trabajo y sus esfuerzos de colaboración, los líderes inteligentes también invitarán a los miembros del equipo a reconocer a los compañeros que aprecian. En este último caso, el reconocimiento de los compañeros ayuda a crear vínculos aún más fuertes y sentimientos de buena voluntad entre los miembros del equipo.

Con respecto a las recompensas, es posible que desee recoger las sugerencias de los miembros del equipo durante el establecimiento de los estatutos del equipo para obtener ideas sobre lo que realmente motivará a los miembros individuales del equipo. Por supuesto, las recompensas probadas y verdaderas, como las comidas y cenas en grupo, y las salidas a eventos deportivos, son siempre apreciadas, y tienen la ventaja añadida de permitir a los compañeros de equipo desarrollar conexiones más fuertes a través de la socialización.

Maneras fáciles de mejorar y potenciar la colaboración – Haz que la colaboración entre equipos sea fácil

Quizás lo mejor que pueden hacer los líderes cuando se trata de alimentar y mejorar la colaboración entre equipos, es hacer que el proceso de colaboración sea una gran experiencia en sí mismo. Para ello, existe Highfive, una potente solución de videoconferencia todo en uno con vídeo y audio de alta definición que permite a los equipos conectarse para disfrutar de una experiencia de comunicación cara a cara sin precedentes. Además, las Highfive son tan fáciles de usar que cualquiera puede utilizarlas nada más sacarlas de la caja para compartir pantallas, aportar soluciones, colaborar con miembros de otros equipos y mucho más. Para equipar a tu equipo transversal con todo lo que necesita para tener éxito, empieza por darles un Highfive. Esperamos que haya disfrutado de estos consejos sobre formas de mejorar la colaboración entre equipos transversales y la mejora general de la colaboración corporativa.