Valinta parantaa tiimien välistä yhteistyötä yrityksessäsi on selvä. Loppujen lopuksi eri tiimien ja osastojen asiantuntijoiden yhdistäminen organisaatiossasi johtaa varmasti syvempiin oivalluksiin, tuoreempiin näkökulmiin ja nopeampaan innovointiin, eikö totta? Kyllä, se voi ja sen pitäisi ehdottomasti onnistua. Mutta ensin on tärkeää muistaa, että tiimit koostuvat ihmisistä, ja ihmisten on oltava yhteydessä toisiinsa ja kommunikoitava keskenään selkeästi, ennen kuin he voivat tehdä menestyksekästä yhteistyötä. Varmistaaksesi, että tiimien välinen yhteistyö on valmiina menestykseen, olemme keränneet muutamia vinkkejä, joiden avulla voit valmistella tiimiäsi yritysyhteistyön parantamiseen ja hallitsemiseen. Tässä on 5 tapaa parantaa ja tehostaa tiimien välistä yhteistyötä ja poikkitoiminnallista yhteistyötä.
5 tapaa parantaa tiimien välistä yhteistyötä:
Harvard Business Review -lehdessä julkaistun raportin mukaan ”75 % poikkitoiminnallisista tiimeistä on toimintahäiriöisiä ja epäonnistuu vähintään kolmessa viidestä kriteeristä: 1.) suunnitellun budjetin noudattaminen; 2.) aikataulussa pysyminen; 3.) eritelmien noudattaminen; 4.) asiakkaiden odotusten täyttäminen; ja/tai 5.) yhteneväisyyden säilyttäminen yrityksen yritystavoitteiden kanssa.” Vaikka 75 prosentin epäonnistumisprosentti voi olla pelottava, samassa tutkimuksessa havaittiin, että korkean tason johtajan tukemissa tai eri osastojen johtajista koostuvan ryhmän valvomissa tiimikohtaisissa hankkeissa onnistumisprosentti oli 76 prosenttia. Se on melkoinen käänne.
Koska hyvä johtajuus on olennaista ristikkäistiimin kyvylle saavuttaa tavoitteet, varmista, että ristikkäistiimin johtajat ovat sekä näkyviä että tiimin jäsenten tavoitettavissa. Johtajilla ei esimerkiksi välttämättä ole aikataulujoustoja, jotta he voisivat olla läsnä kaikissa kokouksissa, mutta heidän tulisi ehdottomasti olla läsnä viikoittaisissa/kuukausittaisissa projektin tilanneraporteissa ja muissa korkean tason edistymiskokouksissa. Johtajien tulisi myös tarjota tiimin jäsenille useita tapoja kommunikoida heidän kanssaan ristikkäisistä tiimiprojekteista, tekstiviesteistä ja sähköpostista videokeskusteluihin ja toimistoaikoihin.
#2: Auta tiimin jäseniä luomaan yhteyksiä
Jotta tiimi toimisi hyvin, tiimin jäsenten on voitava luottaa toisiinsa, ja luottamuksellisten suhteiden muodostaminen edellyttää, että ihmiset käyttävät aikaa tutustuakseen toisiinsa. Vähentääksesi hieman sitä kiusallista tilannetta, että ihmiset, jotka eivät tunne toisiaan hyvin, kokoontuvat yhteen työskentelemään tiiminä, suosittelemme seuraavaa:
– Käytä HD-videokonferensseja varmistaaksesi, että etätiimin jäsenet näkevät kaikki kasvotusten ja voivat kommunikoida heidän kanssaan ikään kuin he olisivat samassa huoneessa.
– Aloita tapaamiset jäänmurtajakysymyksellä, kuten ”Mikä on lempilomakohteesi?” tai ”Mikä on piilotettu lahjakkuutesi?”. Kierrä sitten huoneen ympäri ja pyydä kaikkia kertomaan vastauksensa.
– Laadi minikirja tiimin elämäkerroista ja jaa se ensimmäisessä kokouksessa. Biovihkoihin tulisi sisällyttää kunkin henkilön kuva, titteli, erikoisala, ensisijainen yhteydenottotapa ja muutama henkilökohtainen tieto, joka tekee henkilöstä uskottavan, kuten lempielokuva, nykyiset harrastukset, lemmikkieläimet jne.
– Järjestä tiimin jäsenille sosiaalinen tapahtuma ja pelaa pelejä, jotka rohkaisevat heitä luomaan yhteyksiä oman osastonsa ulkopuolisten ihmisten kanssa. Jos tiimissäsi on etätyöntekijöitä, käytä videoneuvottelua saadaksesi heidät mukaan hauskanpitoon ja pelaa pelejä, kuten toimiston tietokilpailuja, karatepelejä tai iskulauseet.
#3: Luo tiimin peruskirja
Kun poikkitiimiesi yhteistyökumppaneilla on ollut tilaisuus tutustua toisiinsa, sinun kannattaa laatia tiimin peruskirja, jossa hahmotellaan tiimin tarkoitusta, yleistavoitteita ja rooleja, joita jäsenten odotetaan tekevän liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamisen edistämiseksi. Tiimin peruskirjan luomisen pitäisi olla tiimin ensimmäinen yhteinen tehtävä, sillä se auttaa varmistamaan, että kaikki hyväksyvät, miten parhaiten työskennellään yhdessä. Hyvän tiimin peruskirjan tulisi sisältää seitsemän kohtaa:
1. Tarkoitus – Määrittele tiimin tai ratkaistavan ongelman tarkoitus
2. Tehtävä & Tavoitteet – Määrittele päätavoite ja priorisoitu luettelo pienemmistä mitattavissa olevista tavoitteista
3. Tiimin roolit – Luettele tiimin jäsenet, heidän roolinsa tiimissä ja yhteystietonsa
4. Odotukset – Ilmoita selkeästi tiimin prioriteetit ja konfliktinratkaisupolut
5. Budjetti & Resurssit – Laadi luettelo käytettävissä olevista resursseista ja budjetin piiriin kuuluvista kohteista
6. Aikataulu – Hahmottele kokousaikataulu tilannekatsauksia ja suunniteltuja tavoitepäivämääriä varten
7. Kokousten aikataulu. Sopimus – Kun peruskirja on valmis, kaikkien jäsenten on allekirjoitettava se yhteisymmärryksessä
#4: Keskitä viestintä
Hyvä tapa varmistaa, että kaikki pysyvät keskittyneinä tiimin poikkitieteellisiin tavoitteisiin ja ovat ajan tasalla siitä, mitä muut tekevät ja miten asiat etenevät kokousten välillä, on käyttää apuna projektinhallintasovellusta, kuten Asanaa, Trelloa tai Clarizenia. Projektinhallintasovellusten avulla kaikki tiimin jäsenet voivat lähettää viestejä, esittää kysymyksiä ja jakaa päivityksiä. Kaikki edellä mainitut verkkoyhteistyökalut ovat turvallisia ja muokattavissa, joten projektipäälliköt voivat hallita arkaluonteisten tietojen käyttöoikeustasoja ja brändätä projektisivuston tiimin väreillä, logoilla ja muulla tavoin.
Toinen tapa edistää ympäristöä, jossa tiimin jäsenet voivat pitää improvisoituja kokouksia ja kommunikoida toistensa kanssa keskeisessä paikassa, on ottaa käyttöön erityinen tila, kuten huddle-huone, ja varustaa se ”aina päällä olevalla” videoportaalilla. Tällaisen ilmapiirin luominen edistää toveruutta, koska etätyöntekijät voivat pitää yhteyttä tiimin jäseniin. Se tukee myös spontaania yhteistyötä, joka on ratkaisevan tärkeää innovaationopeuden lisäämiseksi.
#5: Tunnusta ja palkitse projektin virstanpylväitä
Uuden projektin käynnistäminen on aina jännittävää, mutta ristikkäisen tiimin vauhdin ylläpito, kun päivittäiset kamppailut erilaisten haasteiden kohtaamisen kanssa alkavat, voi olla vaivalloista. Jotta tiimisi pysyisi innostuneena ja odottaisi innolla seuraavan virstanpylvään saavuttamista, johtajien olisi pidettävä huolta siitä, että ristikkäisen yhteistyön läpimurrot ja tiimin saavutukset tunnustetaan ja palkitaan.
Ja vaikka tiimin jäsenet tuntevat varmasti kunnioitusta, kun johtajat tunnustavat heidän ahkeruutensa ja yhteistoimintansa, fiksut johtajat myös kehottavat tiimin jäseniä tunnustamaan arvostamansa tiimitoverit. Jälkimmäisessä skenaariossa vertaistunnustus auttaa rakentamaan vielä vahvempia siteitä ja hyväntahtoisuuden tunteita tiimin jäsenten välille.
Palkitsemisen osalta kannattaa ehkä kerätä ehdotuksia tiimin jäseniltä tiimin peruskirjan laatimisen aikana, jotta saadaan ideoita siitä, mikä todella motivoi yksittäisiä tiimin jäseniä. Tietenkin hyväksi havaitut palkkiot, kuten ryhmälounaat ja -illalliset sekä retket urheilutapahtumiin, ovat aina tervetulleita, ja niiden lisäbonuksena on, että ne antavat joukkuetovereille mahdollisuuden kehittää vahvempia yhteyksiä seurustelun kautta.
Helppoja tapoja parantaa ja tehostaa yhteistyötä – tee tiimin rajat ylittävästä yhteistyöstä helppoa
Periaatteessa paras asia, jonka johtajat voivat tehdä tiimin rajat ylittävän yhteistyön vaalimisessa ja parantamisessa, on tehdä yhteistyöprosessista itsessään hieno kokemus. Highfive on tehokas kaikki yhdessä -videoneuvotteluratkaisu, jossa on HD-video ja -ääni ja jonka avulla tiimit voivat muodostaa yhteyden toisiinsa vertaansa vailla olevan kasvokkain tapahtuvan viestintäkokemuksen aikaansaamiseksi. Lisäksi Highfive on niin käyttäjäystävällinen, että kuka tahansa voi käyttää sitä heti alusta alkaen näyttöjen jakamiseen, ratkaisujen ideointiin, yhteistyöhön ristikkäisten tiimin jäsenten kanssa ja paljon muuta. Jos haluat varustaa ristikkäistiimisi kaikella, mitä he tarvitsevat menestyäkseen, aloita antamalla heille Highfive. Toivottavasti pidit näistä vinkeistä, joilla voit parantaa poikkitoiminnallisten tiimien välistä yhteistyötä ja yleistä yritysyhteistyön parantamista!
