Yritysraportointi

Se voi olla mitä tahansa niinkin yksinkertaista kuin järjestetty numerotaulukko tai monimutkainen, interaktiivinen visualisointi, kuten tämä Visual Capitalistin raportti.

Joitakin esimerkkejä raporteista ovat:

• Selittävät raportit: Selittävän raportin tavoitteena on selittää tilanne ulkopuoliselle ryhmälle. Esimerkiksi pylväsdiagrammi, joka näyttää organisaation johtoasemat tiettynä ajanjaksona, on selittävä; se antaa tietoa, jonka käyttäjät voivat ekstrapoloida oivalluksiksi.
• Edistymisraportit: Esimerkki edistymisraportista on peruskoululaisen todistuskirja. Miten asiat sujuvat juuri nyt? Mitä lukuja organisaatiosi tuottaa? Ne tarjoavat tilannekuvia tietystä aiheesta avoimuuden helpottamiseksi.
• Analyyttiset raportit: Tällainen raportti menee tietojen tarjoamista pidemmälle ja tarjoaa analyysin. Voit esimerkiksi ottaa viime vuoden myyntiraportin ja verrata sitä tähän vuoteen yhdessä asiakirjassa ja selittää, miksi luvut ovat kasvaneet, laskeneet tai pysyneet vakaina.

Luo intuitiivisia visualisointeja

Datan visualisointi on ratkaisevaa sen tulkitsemiseksi ja ymmärtämiseksi. Eikä tämä johdu vain siitä, että pidämme esteettisesti kauniista kaavioista ja räikeistä kaavioista – käsittelemme visuaalista tietoa jopa 60 000 kertaa nopeammin kuin tekstiä.

Vaikka saattaa tarvita koulutetun data-analyytikon havaitsemaan trendejä valtavasta numerotaulukosta, jopa uusin harjoittelijasi tunnistaa kuvioita samojen numeroiden hajontakuvasta. Nämä visualisoinnit helpottavat käyttäjiä saamaan omista tiedoistaan käyttökelpoisia oivalluksia.

Osaa oivalluksia tiedoista

Mitä käyttäjät tekevät, kun heidän tietonsa on järjestetty helposti tulkittaviin raportteihin? He voivat analysoida tietoja havaitakseen kuvioita ja trendejä. Nämä kuviot voivat johtaa käyttökelpoisiin oivalluksiin – periaatteessa kuvioihin, joilla on konkreettinen merkitys käyttäjän organisaatiolle.

Kuvitellaan esimerkiksi hypoteettinen myyntiorganisaatio. Se luo selventävän raportin, jossa esitetään sen vuoden myyntitiedot eri puolilla Yhdysvaltoja alueittain järjestetyn kaavion muodossa. Myyntipäällikkö voi verrata tätä visualisointia viime vuoden lukuihin joko manuaalisesti tai business intelligence -ohjelmiston avulla.

Myyntipäällikkö huomaa, että tietojen mukaan heidän myyntinsä on laskenut Koillismaalla 13 prosenttia edellisvuodesta. Hän voi käyttää tätä tietoa päätösten tekemiseen – jos esimerkiksi uusi kilpailija on todennäköisesti syynä laskuun, hän voi keskittää energiansa tapoihin parantaa tuotettaan, muuttaa markkinointitaktiikkaansa, keskittyä asiakkaiden säilyttämiseen tai muihin liiketoimintakäytäntöihin asemansa palauttamiseksi. He tekevät nämä päätökset tietojen perusteella ja käyttäen valintojaan ohjenuorana varmoja numeroita (esimerkiksi potentiaalinen ROI, alueella menetetyt tulot, korjaavien toimien kustannukset verrattuna kustannuksiin, joita aiheutuu siitä, jos ei tehdä mitään).

Tehdä tietoon perustuvia päätöksiä

Tietoon perustuvat päätökset, toinen suosikkisana, viittaa toimiin, joita käyttäjät voivat tehdä visualisoinneissa havaittujen trendien ja mallien perusteella. Tämä on vastakohta perinteisemmälle päätöksenteolle, joka perustuu pitkälti heuristiikkaan, kuten kokeilemiseen ja erehdykseen, anekdoottisiin havaintoihin ja muihin vähemmän konkreettisiin menetelmiin sen määrittämiseksi, mikä on liiketoiminnan kannalta parasta.

Jos myyntiorganisaatio esimerkiksi havaitsee, että se tekee hyvää myyntiä keskilännessä, se voi suunnata enemmän resursseja kyseiseen ostajien demografiseen ryhmään parantaakseen myyntimittareita edelleen. Yritysraportoinnin tavoitteena on antaa liiketoiminnan ammattilaisille mahdollisuus tehdä tietoon perustuvia päätöksiä, jotka perustuvat historiatietoihin, nykyhetken analyyseihin ja tulevaisuuden ennusteisiin.

FAQs

Mitä on yritysohjelmisto?

Yritysohjelmistoilla tarkoitetaan nimenomaan ohjelmistoja, jotka on suunniteltu organisaatiolle, jossa on useita käyttäjiä, eikä yksittäiselle käyttäjälle. Tyypillisesti ohjelmistoratkaisut ovat erikoistuneet pieniin ja keskisuuriin yrityksiin (SMB) tai yrityksiin, vaikka monet voivat vastata koko organisaation tarpeisiin. Se tarjoaa liiketoimintasuuntautuneita sovelluksia ja työkaluja, joiden avulla voidaan sujuvoittaa esimerkiksi maksujen käsittelyä, viestintää ja tietojen analysointia. Sen yleisenä tavoitteena on parantaa tuottavuutta ja tehokkuutta liiketoimintalogiikkaa tukevien ominaisuuksien avulla.

Mikä on yrityksen raportointityökalun tavoite?

Tiedonkäsittelyn askeleena raportoinnilla pyritään järjestämään tiedot helposti tulkittaviksi visualisoinneiksi. Niiden tulisi olla jäsenneltyjä ja helposti tulkittavia, ja ne voivat tarjota erilaisia vuorovaikutteisia toimintoja, kuten porauksen, suodatuksen, lajittelun jne. Näiden visualisointien tavoitteena on auttaa käyttäjiä tunnistamaan kuvioita ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä.

Mitä eroa on yritysraportoinnilla ja Business Intelligence -toiminnoilla?

Vaikka yritysraportoinnin ominaisuudet kuuluvat BI:n sateenvarjon alle, ne ovat kuitenkin hieman erilaiset, joten käsitellään aihetta lyhyesti.

Business intelligence on laajempi kategoria, johon kuuluvat ohjelmistoratkaisut, jotka suorittavat raportointi-, analytiikka- ja visualisointitoiminnot liiketoimintaympäristössä. Tähän voi sisältyä sulautettu analytiikka, data-analytiikka, big data -analyysi, tiedonlouhinta ja paljon muuta.

Yritysraportointi on BI:n sisällä oleva analytiikkaohjelmistojen tarkempi luokka. Siinä keskitytään sellaisten raporttien luomiseen, joiden avulla käyttäjät voivat tehdä oivalluksia, mutta niissä ei juurikaan ohjata näitä oivalluksia. BI on vankempi, intensiivisempi ja laajempi ominaisuuksien kokonaisuus, joka sisältää yritysraportoinnin tarjoamat ominaisuudet.

Mutta tämä ei tee BI:stä kaikille sopivaa valintaa. Monille organisaatioille BI on liian laaja ja tarjoaa ominaisuuksia, joita ne eivät tarvitse. Toiset taas käyttävät ohjelmistoratkaisujen sijasta mieluummin data-analyytikkoja tai taloussuunnittelijoita. Olivatpa syyt mitkä tahansa, yritysraportointiohjelmistot ovat usein helpommin saavutettavissa oleva ja tarkemmin kohdennettu vaihtoehto yrityksille, jotka etsivät joitakin alemman tason BI-ominaisuuksia.

Millaisia ovat yritysraporttien tyypit?

Taulukot
Taulukot ovat portaali, jonka kautta käyttäjät voivat tarkastella raportteja ja muita visualisointeja. Ne voivat olla interaktiivisia tai staattisia, ja niiden päätarkoitus on esittää kokoelma tietoja kuten lentokoneen tai auton kojelauta. Monet yritysten raportointijärjestelmät antavat käyttäjille mahdollisuuden muokata kojelautanäkymää varmistaakseen, että he näkevät vain heille merkityksellistä tietoa.

suorituskyvyn hallinta
Vaikkei kukaan halua tuntea, että pomo uhkailee hänen olkapäänsä yläpuolella, suorituskyvyn hallinta on elintärkeä osa liiketoiminnan parhaita käytäntöjä. Voit käyttää tulossuuntautuneita suorituskykyindikaattoreita (KPI) yksittäisten työntekijöiden, osastojen, toimipisteiden ja muidenkin suorituskyvyn mittaamiseen. Yritysraportointi kerää ja analysoi datan trendejä auttaakseen käyttäjiä löytämään alueet, joilla suorituskykyä voidaan parantaa.

Ad-Hoc
Ad-Hoc-raportointi on kertaluonteinen raportti, joka luodaan tiettyä kyselyä varten. Ne ovat pitkälle räätälöityjä ja kapea-alaisia, ja ne tarjoavat yksityiskohtaisia tietoja liiketoiminnan pienistä osa-alueista. Nämä raportit ovat hyödyllisiä suorituskyvyn hallinnassa, työntekijöiden koulutuksessa ja yksityiskohtaisten raporttien tuottamisessa mistä tahansa epätavallisesta KPI:stä.

Paljonko yritysraportointi maksaa?

Yritysraportointiratkaisujen kustannukset vaihtelevat suuresti. Jotkut tulevat täysin ilmaiseksi, hyvässä ja pahassa. Mutta useimmat hinnoitellaan tarjouksen perusteella asiakkaan tarvitsemien ominaisuuksien mukaan, mikä tarkoittaa, että toimittajat eivät yleensä julkista hintojaan. Yhteydenotto myyjiin, joista olet kiinnostunut, ja tarjouspyynnön lähettäminen henkilökohtaisen tarjouksen saamiseksi on ainoa varma tapa tietää, kuinka paljon ratkaisu maksaa.

Mitkä ovat parhaat yritysraportointityökalut?

Tässä kohtaa tulee hankalaa. Vaikka jotkin yritysraportointityökalut ovat tehokkaampia kuin toiset, ei todellakaan ole olemassa yhtä kaikille sopivaa ratkaisua. Voit kuitenkin varmistaa, että valitset organisaatiollesi sopivan työkalun. Seuraa näitä yksinkertaisia vaiheita parhaan yritysraportointijärjestelmän löytämiseksi:

Kerää vaatimukset
Ohjelmiston valinnan tärkein vaihe on yksilöidä ainutlaatuiset vaatimuksesi. Organisaatiollasi on erityisiä tarpeita, ja se käyttää erilaisia ominaisuuksia kuin muut yritykset. Tämä vuorovaikutteinen vaatimusmalli voi auttaa sinua tunnistamaan, mitä vaatimuksia haluat yrityksen raportointityökalulta. Kun perustat haun täsmennettyihin vaatimuksiin, säästät aikaa, joka normaalisti kuluisi sellaisten ratkaisujen karsimiseen, jotka eivät sovi sinulle, ja voit varmistaa, ettet maksa liikaa ominaisuuksista, joita et tule käyttämään.

Vertaile ratkaisuja
Kun olet tunnistanut keskeiset vaatimuksesi, voit käyttää tätä tietoa alustojen vertailuun. Tässä vertailuraportissa eritellään eri yritysraportointiratkaisuja sen perusteella, miten hyvin ne tarjoavat eri ominaisuuksia. Tämä prosessi toteuttaa edellisessä osiossa mainitun hyödyn – se, että tuote on suosittu, ei tarkoita, että se sopii sinulle hyvin, joten yksilöllisten vaatimustesi ja niitä vastaavien tuotteiden yhteensovittaminen on avainasemassa.

Luetteloi ja pyydä esittelyjä
Suosittelemme valitsemaan viisi tai kuusi tärkeintä yritysraportointityökalua, jotka vastaavat parhaiten tarpeitasi, ja ottamaan yhteyttä kyseisiin toimittajiin. Tässä vaiheessa voit vertailla hinnoittelua, käyttäjäystävällisyyttä ja myyjän tukea.

Useimmat alustat tarjoavat ilmaisen kokeilujakson tai demon, jotta asiakkaat voivat tutustua ohjelmistoon. Tämä vaihe on ratkaisevan tärkeä sen varmistamiseksi, että olet tyytyväinen järjestelmän käyttöliittymään. Tärkein syy ohjelmistojen käyttöönoton epäonnistumiseen on käyttäjien heikko sitoutuminen alustaan, mitä voidaan huomattavasti lieventää käyttäjäystävällisellä ohjelmistolla. Kannattaa myös tarkistaa myyjän tarjoaman käyttäjätuen määrä ja tyyppi. Tämä voi olla mitä tahansa perustukipaketeista ticketing-tukipaketteihin 24/7 live-tekniseen tukeen ja kaikkea siltä väliltä – jokaisella paketilla on vaihteleva hintalappu.

Yritysraportointianalytiikan tyypit

Deskriptiivinen
Deskriptiivinen analytiikka hakee aiempaa dataa paljastaakseen oivalluksia siitä, mitä liiketoiminnassasi on tapahtunut historiallisesti. Tämä on analyysin yksinkertaisin muoto, jossa datapisteet vain muutetaan visualisoinneiksi, joita käyttäjät voivat analysoida ja tulkita. Tämäntyyppinen raportti on käyttökelpoinen loppuvuoden raportteihin, suorituskyvyn hallintaan ja liiketoiminnan yleisen suorituskyvyn ymmärtämiseen eri ajanjaksoina.

Diagnostinen
Jos kuvaileva analytiikka vastaa kysymykseen ”mitä”, diagnostinen analytiikka vastaa kysymykseen ”miksi”. Ominaisuuksien, kuten porautumisen, tiedonlouhinnan, korrelaation ja tiedon löytämisen, avulla käyttäjät voivat keskittyä tiettyihin tietopisteisiin (esimerkiksi suuri tuottavuuden lasku) ja vertailla eri tekijöitä yrittäessään ymmärtää, mistä lasku johtui.

Prediktiivinen
Prediktiivinen analytiikka tekee ennusteita liiketoimintasi tulevaisuudesta sen perusteella, miten se on suoriutunut aiemmin. Käyttämällä algoritmien, koneoppimisen ja tilastollisten mallien yhdistelmää ennakoiva analytiikka kaappaa tietojen korrelaatioita. Sen jälkeen se voi täyttää aukkoja aiempiin suuntauksiin perustuvilla ennusteilla. Tämä ennuste on vain sitä – ennuste. Sen ei voida odottaa olevan 100-prosenttisen tarkka. Mutta mitä enemmän historiatietoa ratkaisuun voidaan sisällyttää, sitä tarkempia ennusteet todennäköisesti ovat. Ja tarkka arvio on paljon parempi kuin lentää sokkona!

Prescriptive
Prescriptive analytics on vallankumouksellinen tapa ottaa liiketoimintasuunnitelma koeajolle. Käyttämällä kehittyneitä ennustamisominaisuuksia tämäntyyppinen analyysi antaa käyttäjille mahdollisuuden tarkastella mahdollisten päätösten vaikutusta yksittäisiin mittareihin ja liiketoiminnan kokonaissuorituskykyyn. Tässä yhdistyvät kolme edellistä analyysityyppiä, ja käyttäjille tarjotaan riskitön tapa ennustaa erilaisten päätösten tuloksia.

Yritysraportointityökalujen ominaisuudet

Yritysraportointiohjelmistojen tulisi tarjota keskeiset ominaisuudet, joiden avulla käyttäjät voivat tuottaa edellä mainittuja analyysi- ja raporttityyppejä. Tässä on lyhyt yhteenveto näistä ominaisuuksista:

Pikselitarkka muotoilu
Yritysraportointiratkaisut voivat muotoilla raportteja tulostettavaksi tai täyttämään määrätyn verkkoasettelun, joka voidaan esittää Powerpointissa, kojelaudalla tai verkkosivustolla.

Tietojen suodatus
Tietojen suodatus testaa tietojen sisällyttämistä tai poissulkemista käyttäjän määrittelemien parametrien avulla, jotta mukaan voidaan sisällyttää vain asiaankuuluvat tiedot.

Tietojen lajittelu
Tietojen suodattamisen jälkeen ratkaisu antaa käyttäjien lajitella tiedot raportissa. Lajittelulla ohjataan tietojen esiintymisjärjestystä – esimerkiksi aikajakson, alueen, myyntiedustajan jne. mukaan.

Tietojen ryhmittely
Kun tiedot on suodatettu ja lajiteltu, ne on ryhmiteltävä trendien esittämiseksi. Ryhmittely järjestää tietokokonaisuuden käyttäjän määrittelemien parametrien perusteella.

Staattiset ja dynaamiset kuvat
Raportit voidaan näyttää eri muodoissa sekä staattisina että dynaamisina visualisointeina. Esimerkkejä ovat JPEG, GIF, PNG, WMF ja SVG.

Viivakoodit
Käyttäjät voivat luoda ja viedä viivakoodisarjoja raportteja varten. Nämä ovat koneellisesti luettavia tietojen esitystapoja, joiden avulla tietoja voidaan välittää, tuoda ja vaihtaa digitaalisesti.

Kaaviot
Yritysraportointi tarjoaa erilaisia visualisointityyppejä, kuten pylväsdiagrammeja, piirakkadiagrammeja, pylväsdiagrammeja, pinta-aladiagrammeja, slacked-diagrammeja, metrimittaridiagrammeja, kupladiagrammeja, puumediagrammeja, lämpökarttoja, suppiloita, paikkatietokarttoja, jne.

Raporttien toimitus
Raportit toimitetaan määritettyihin kohteisiin (esimerkiksi verkkosivusto, työntekijöiden sähköpostit, kojelauta jne.) määritetyllä kielellä ja muodossa.

Raporttien luominen vetämällä ja pudottamalla
Käyttäjät voivat luoda raportteja intuitiivisen vetämällä ja pudottamalla -käyttöliittymän avulla, jonka avulla aloittelevatkin käyttäjät pystyvät laatimaan visuaalisesti mielenkiintoisia raportteja.

Raporttien luontityökalut
Yritysraportointiratkaisut tarjoavat useita työkaluja, joiden avulla käyttäjät voivat luoda erilaisia raportteja, viedä niitä, luoda raporttimalleja, yhdistää tietokantoja ja luoda tietoryhmiä raporttien luomista varten.

Field Explorer
Tämän ominaisuuden avulla käyttäjät voivat hallita raporttikenttiä ja mukauttaa niitä yrityksensä yksilöllisiin tarpeisiin.

Custom Templates
Useimmissa yritysraportointityökaluissa on valmiita raportteja, mutta käyttäjät voivat myös tehdä mukautettuja raporttimalleja usein tarvittaville raporttityypeille. Tämä nopeuttaa ja helpottaa prosessia huomattavasti myöhemmin.

Vientiominaisuudet
Käyttäjät voivat viedä raportteja useissa eri muodoissa, kuten Microsoft Excelissä, Microsoft Workbookissa, PDF:ssä ja HTML:ssä.

OLAP-raportit
Käyttäjät voivat luoda raportteja, joissa käytetään OLAP:ia eli analyyttistä online-käsittelyä. OLAP analysoi tietoja eri näkökulmista – esimerkiksi ajanjaksoista tai sijainneista.