5 façons d’améliorer la collaboration inter-équipes

Le choix d’améliorer la collaboration inter-équipes dans votre entreprise est une évidence. Après tout, réunir des experts de diverses équipes et départements de votre organisation est sûr de conduire à des idées plus profondes, des perspectives plus fraîches et une innovation plus rapide, n’est-ce pas ? Oui, c’est tout à fait possible et souhaitable. Mais d’abord, il est important de se rappeler que les équipes sont composées de personnes et que celles-ci doivent se connecter et communiquer clairement entre elles avant de pouvoir collaborer avec succès. Pour vous assurer que votre collaboration inter-équipes est prête à réussir, nous avons rassemblé quelques conseils qui vous aideront à préparer votre équipe à améliorer et à dominer la collaboration en entreprise. Voici 5 façons d’améliorer et de renforcer la collaboration entre les équipes et la collaboration inter-fonctionnelle.

5 façons d’améliorer la collaboration inter-équipes:

Selon un rapport de la Harvard Business Review, « 75% des équipes inter-fonctionnelles sont dysfonctionnelles et échouent sur au moins trois des cinq critères suivants : 1. le respect du budget prévu ; 2. le respect du calendrier ; 3. le respect des spécifications ; 4. le respect des attentes des clients ; et/ou 5. le maintien de l’alignement avec les objectifs de l’entreprise. » Si un taux d’échec de 75 % peut être intimidant, la même étude a révélé que les projets inter-équipes défendus par un cadre de haut niveau ou supervisés par une équipe de responsables de différents départements affichaient un taux de réussite de 76 %. C’est un sacré retournement de situation.

Puisqu’un bon leadership est essentiel à la capacité d’une équipe transversale à atteindre ses objectifs, assurez-vous que les leaders de votre équipe transversale sont à la fois visibles et accessibles aux membres de l’équipe. Par exemple, les leaders peuvent ne pas avoir la flexibilité d’horaire nécessaire pour être présents à toutes les réunions, mais ils devraient certainement être présents pour les rapports d’état de projet hebdomadaires/mensuels et autres réunions d’avancement de haut niveau. Les leaders devraient également offrir aux membres de l’équipe plusieurs façons de communiquer avec eux au sujet des projets inter-équipes, des textos et des courriels, aux chats vidéo et aux heures de bureau.

#2 : Aidez les membres de l’équipe à se connecter

Pour qu’une équipe soit performante, les personnes de cette équipe doivent pouvoir se faire confiance, et former des relations de confiance exige que les gens passent du temps à se connaître. Pour atténuer une partie de la maladresse des personnes qui ne se connaissent pas bien et qui se réunissent pour travailler en équipe, nous recommandons ce qui suit :

– Utilisez la vidéoconférence HD pour vous assurer que les membres de l’équipe à distance sont en mesure de voir tout le monde face à face, et de communiquer avec eux comme s’ils étaient dans la même pièce.
– Commencez les réunions par une question brise-glace, comme « Quel est votre lieu de vacances préféré ? » ou « Quel est votre talent caché ? ». Ensuite, faites le tour de la salle et demandez à chacun de partager sa réponse.
– Créez un mini-livre de biographies d’équipe et distribuez-le lors de la première réunion. Les livrets de biographie devraient inclure une photo de chaque personne, son titre, son domaine d’expertise, sa méthode de contact préférée et quelques statistiques personnelles qui les rendent relatables, comme le film préféré, les passe-temps actuels, les animaux domestiques, etc.
– Organisez un événement social pour les membres de l’équipe et jouez à des jeux qui les encouragent à se lier avec des personnes en dehors de leur département. Si votre équipe compte des employés à distance, utilisez la vidéoconférence pour les inclure dans le plaisir et jouez à des jeux tels que des quiz de bureau, des charades ou des accroches.

#3 : Créez une charte d’équipe

Une fois que vos collaborateurs inter-équipes ont eu l’occasion de faire connaissance, vous voudrez établir une charte d’équipe qui décrit le but de l’équipe, les objectifs généraux et les rôles que les membres sont censés jouer pour atteindre les objectifs commerciaux. La création de la charte d’équipe doit être la première tâche que l’équipe doit accomplir ensemble, car elle permet de s’assurer de l’adhésion de chacun sur la meilleure façon de travailler ensemble. Une bonne charte d’équipe doit comprendre sept éléments :

1. But – Définir le but de l’équipe ou le problème à résoudre
2. Mission &Objectifs – Établir le but principal et une liste hiérarchisée de plus petits buts mesurables
3. Rôles de l’équipe – Énumérer les membres de l’équipe, leurs rôles dans l’équipe et leurs coordonnées
4. Attentes – Énoncer clairement les priorités de l’équipe et les voies de résolution des conflits
5. Budget & Ressources – Compilez une liste des ressources disponibles et des éléments couverts par le budget
6. Calendrier – Décrivez un calendrier de réunions pour les rapports d’état et les dates d’objectif prévues
7. Accord – Une fois la charte terminée, tous les membres doivent la signer en guise d’accord

#4 : Centralisez les communications

Un bon moyen de s’assurer que tout le monde reste concentré sur les objectifs de l’équipe croisée et est à jour en ce qui concerne ce que les autres font et comment les choses avancent entre les réunions est de faire appel à une application de gestion de projet, comme Asana, Trello ou Clarizen. Les applications de gestion de projet permettent à tous les membres de l’équipe de publier des messages, de poser des questions et de partager des mises à jour. Tous les outils de collaboration en ligne susmentionnés sont sécurisés et personnalisables, de sorte que les chefs de projet peuvent contrôler les niveaux d’accès aux informations sensibles et marquer le site du projet aux couleurs de l’équipe, avec des logos et plus encore.

Une autre façon de favoriser un environnement où les membres de l’équipe peuvent tenir des réunions impromptues et communiquer entre eux dans un lieu central, est de prendre un espace dédié, comme une salle de réunion, et de l’équiper d’un portail vidéo « toujours actif ». Créer une telle atmosphère favorise la camaraderie en permettant aux employés distants de rester connectés aux membres de l’équipe. Elle favorise également la collaboration spontanée, ce qui est essentiel pour augmenter la vitesse de l’innovation.

#5 : Reconnaissez et récompensez les étapes du projet

Il y a toujours de l’excitation lorsqu’un nouveau projet est lancé, mais maintenir l’élan de l’équipe transversale, une fois que les luttes quotidiennes pour faire face à divers défis s’installent, peut être une bataille difficile. Pour que votre équipe reste inspirée et impatiente de franchir la prochaine étape, les dirigeants devraient s’attacher à reconnaître et à récompenser les percées et les réalisations de l’équipe inter-collaborative.

Si les membres de l’équipe se sentent certainement honorés lorsque les leaders reconnaissent leur travail acharné et leurs efforts de collaboration, les leaders intelligents inviteront également les membres de l’équipe à reconnaître les coéquipiers qu’ils apprécient. Dans ce dernier scénario, la reconnaissance par les pairs permet de créer des liens encore plus forts et des sentiments de bonne volonté entre les membres de l’équipe.

En ce qui concerne les récompenses, vous pouvez recueillir les suggestions des membres de l’équipe lors de l’établissement de la charte de l’équipe pour avoir des idées sur ce qui motivera vraiment les membres individuels de l’équipe. Bien sûr, les récompenses éprouvées telles que les déjeuners et dîners en groupe, et les sorties à des événements sportifs sont toujours appréciées, et ont le bonus supplémentaire de permettre aux coéquipiers de développer des liens plus forts par la socialisation.

Moyens faciles d’améliorer et de renforcer la collaboration – Faciliter la collaboration inter-équipes

Peut-être que la meilleure chose que les leaders puissent faire lorsqu’il s’agit de nourrir et d’améliorer la collaboration inter-équipes, est de faire du processus de collaboration une expérience formidable en soi. Entrez dans Highfive, une puissante solution de vidéoconférence tout-en-un avec vidéo et audio HD qui permet aux équipes de se connecter pour une expérience de communication en face à face inégalée. De plus, les Highfives sont si conviviaux que n’importe qui peut les utiliser dès le départ pour partager des écrans, réfléchir à des solutions, collaborer avec des membres d’équipes croisées, et bien plus encore. Pour doter votre équipe transversale de tout ce dont elle a besoin pour réussir, commencez par lui donner un Highfive. Nous espérons que vous avez apprécié ces conseils sur les moyens d’améliorer la collaboration entre les équipes transversales et l’amélioration globale de la collaboration au sein de l’entreprise !

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