Meilleure planification des rendez-vous dans le secteur de la santé

7 conseils étonnants pour une meilleure planification des rendez-vous dans le secteur de la santé

La capacité de planification inutilisée vous coûte plus d’argent que vous ne le pensez.

En fait, en 2017, le coût pour les professionnels de la santé était de 120 milliards de dollars par an. Entre les annulations inattendues et la reprogrammation, il existe de nombreux créneaux horaires inutilisés. Ces créneaux horaires inutilisés coûtent en moyenne 200 dollars toutes les 60 minutes.

Non seulement cela coûte beaucoup d’argent à votre organisation de soins de santé, mais cela entraîne également des temps d’attente plus longs et inutiles pour les autres patients.

En automatisant la gestion des horaires des patients, vous pouvez réduire les temps d’attente des patients de 24 jours.

Avec la croissance de la population des États-Unis, cela signifie que nous aurons une population vieillissante plus importante qui aura besoin d’un plus grand volume de rendez-vous. Le Bureau du recensement des États-Unis prévoit que d’ici 2030, un Américain sur cinq aura 65 ans ou plus.

Il est impératif que la prise de rendez-vous dans les soins de santé devienne plus accessible aux patients et plus efficace.

Gestion et planification des rendez-vous dans les soins de santé

Votre temps est précieux en tant que professionnel de la santé. Avec l’augmentation des populations et les demandes de personnalisation, gérer les rendez-vous manuellement ne suffit plus.

Avec les Millennials qui représentent 25% de la population de notre pays, il est temps de commencer à s’aventurer dans l’ère numérique avec la prise de rendez-vous, un peu comme nous l’avons fait avec les soins médicaux.

Comme tout le monde, les Millennials veulent simplement une meilleure expérience client. Cela représente 75 millions de raisons d’investir dans des systèmes autonomes d’accès aux patients.

Conseils pour la prise de rendez-vous

Pour offrir une meilleure expérience aux patients, vous aurez l’occasion de créer une meilleure relation avec eux et de les inciter à revenir.

Ce n’est pas un secret, personne n’aime aller chez le médecin. En rendant la prise de rendez-vous de votre patient sans douleur, vous l’aiderez à le détester un peu moins.

Voici quelques bons conseils pour la prise de rendez-vous des patients, pour vous aider à revenir aux choses vraiment importantes.

Proposer une planification automatisée des patients

L’appel téléphonique moyen pour prendre un rendez-vous prenant plus de huit minutes, offrir aux patients plusieurs façons de planifier et de gérer leurs rendez-vous vous fera gagner du temps, ainsi qu’à votre patient.

Qu’est-ce que la planification automatisée des patients ?

La planification automatisée des patients aide à gérer le temps entre le moment où un rendez-vous est pris et celui où le patient se présente pour sa visite. En surveillant votre planning 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, il identifie les zones de capacité de planification inutilisée.

Les solutions de planification automatisée ne nécessitent pas l’intervention du personnel, ce qui contribue automatiquement à améliorer l’accès des patients. En cas d’annulation, le système se tournera vers les patients qui ont des rendez-vous réservés à l’avenir, en analysant qui est le plus éligible pour le temps alloué.

Il enverra ensuite des textes automatisés aux patients les plus éligibles. Le premier patient à répondre réclame alors le créneau horaire. Le rendez-vous initial est alors transféré depuis le créneau horaire initial, et une confirmation est envoyée au patient.

Offrez des heures plus pratiques

Offrir des heures prolongées le soir et le week-end est un excellent moyen de fournir un excellent service client à vos patients.

Avec une population croissante, travailler aux heures de bureau standard ne donne pas aux médecins la possibilité de se rendre auprès de chaque patient. Parallèlement à l’augmentation de la population, les Américains travaillent plus d’heures.

Près de 38 millions d’Américains travaillent plus de 40 heures par semaine. Cela rend assez difficile de se rendre au cabinet du médecin.

Une solution simple peut être d’échelonner l’heure de début de votre personnel.

Même quelques heures supplémentaires chaque semaine feront une énorme différence pour vos patients. Cela leur donne un accès plus facile aux soins de santé et garantit qu’ils continueront à venir à votre cabinet.

Veuillez également avoir quelqu’un de disponible pendant l’heure du déjeuner pour répondre aux appels téléphoniques. Cela permet à vos clients de savoir que vous appréciez d’être disponible pour les aider.

Groupez les patients ayant des conditions similaires

Grouper les rendez-vous des patients ayant des conditions similaires le même jour aidera le personnel médical à adopter un rythme, ce qui leur permettra de travailler plus efficacement.

Si les médecins sont capables de rester concentrés et de rester dans le même état d’esprit médical, cela leur permettra de poser un diagnostic plus rapide, et de permettre des rendez-vous plus rapides.

Des rendez-vous plus rapides signifient des patients plus heureux.

Envoyez aux patients des rappels de rendez-vous

Disons-le, nous sommes tous occupés. Nous essayons d’équilibrer toutes les demandes de la vie, et parfois les choses passent à travers les mailles du filet. Des choses comme un rendez-vous programmé chez le médecin.

En envoyant aux patients des rappels de rendez-vous, vous pouvez vous assurer qu’ils n’oublieront pas le rendez-vous, laissant votre bureau avec une capacité de planification inutilisée. Cela permettra également de s’assurer que votre patient arrive à l’heure, en gardant le calendrier des jours sur la bonne voie.

Comme vous le savez douloureusement, avoir un patient qui ne se présente pas à un rendez-vous est coûteux et franchement, gênant pour vous et le personnel de votre bureau. Cela est particulièrement vrai si vous avez une longue liste d’attente.

Lorsqu’un patient ne se présente pas, vous, en tant que prestataire, n’êtes pas le seul à en pâtir. Vos autres patients en manquent également.

Pensez à investir dans l’automatisation de vos rappels. Avoir un système automatisé qui envoie des rappels par texte et par téléphone vous fera gagner du temps, à vous et au personnel de votre bureau.

Planifiez pour les saisons

Avec tout grand service à la clientèle vient la nécessité de connaître vos clients.

Connaître vos patients, et leurs besoins saisonniers vous aidera à anticiper les besoins de planification.

Un excellent exemple est quelque chose que les pratiques pédiatriques voient année après année. Il y a tendance à y avoir une augmentation des rendez-vous nécessaires au début de l’année scolaire, ou juste avant.

Votre pratique particulière peut voir une augmentation des rendez-vous nécessaires en fonction du moment où les franchises ont été atteintes. Cela se fera généralement vers la fin de l’année.

En analysant vos rendez-vous, au fil du temps, vous serez en mesure de maximiser votre calendrier pour créer un accès à ceux qui en ont le plus besoin. Cela permettra à votre bureau de fonctionner de manière fluide et efficace.

Donnez des heures d’arrivée précoce

Garder votre planning sur les rails commence au début de la journée. Si vous avez votre premier patient prévu à 8h00, assurez-vous de commencer à l’heure.

Il est important de se souvenir du travail de pré-visite pour chaque patient. Commencer en retard, même si c’est 10 minutes, peut avoir un effet boule de neige à la fin de la journée.

Il est également important de se rappeler qu’une fois dans le bureau, votre patient devra passer par l’accueil clinique et éventuellement remplir les documents nécessaires. La comptabilisation de ce temps vous permettra d’avoir plus de chances de respecter le planning.

Une excellente façon de comptabiliser ce temps est de donner à votre patient une heure d’arrivée précoce. Si vous fixez l’heure d’arrivée de votre patient quelque part entre 10 et 30 minutes avant le rendez-vous, en fonction de la complexité de votre processus d’admission des patients, cela permettra de maintenir le planning.

N’oubliez pas qu’il est important que si les patients utilisent leur temps pour se présenter tôt, les rendez-vous doivent rester à l’heure. Rien ne rebute plus rapidement un patient que de ne pas valoriser son temps.

Envoyez aux patients des rappels de rendez-vous réguliers nécessaires

Nous devons tous prévoir des rendez-vous réguliers avec notre fournisseur de soins primaires. Cependant, nous sommes une nation occupée, oubliant souvent de prendre soin de ce genre de choses.

Envoyer des rappels à vos patients vous permettra non seulement de vous assurer que votre emploi du temps est complet, mais aussi que vos patients sont en bonne santé. Avoir des patients qui viennent régulièrement signifie qu’il y a plus de chances d’attraper des choses graves plus tôt.

Avec la technologie d’aujourd’hui, c’est une façon de faire votre diligence raisonnable, et de garder vos patients informés. C’est aussi une autre façon de créer plus d’accès pour vos patients.

Envisagez d’investir dans un système automatisé qui vous permettra de rappeler aux patients leurs rendez-vous de soins réguliers. Un système automatisé vous permettra de les rappeler simplement en envoyant un appel vocal ou un texte de rappel.

Une planification qui fonctionne pour vous et vos patients

La planification des rendez-vous dans les soins de santé peut prendre beaucoup de temps aux prestataires et à leur personnel.

En investissant dans une technologie de planification automatisée, vous pouvez trouver une planification qui fonctionne pour vous et vos patients. Les patients veulent plus d’accès lorsqu’il s’agit de planifier leurs rendez-vous.

Travailler avec un système automatisé, qui fonctionne sans la participation du personnel, permettra à votre cabinet de gagner du temps et de l’argent. En diminuant la capacité de planification inutilisée dans votre calendrier, vous et vos patients sont gagnants.

Travailler avec un système automatisé vous permettra également de tenir vos patients informés. Grâce aux rappels et aux alertes, vos patients manqueront moins de rendez-vous. L’automatisation permettra également de faciliter la reprogrammation lorsqu’un rendez-vous est annulé.

Si vous êtes à la recherche d’un meilleur système de planification, nous serions ravis de vous aider. Vous pensez que c’est trop beau pour être vrai ? Programmez une démo aujourd’hui, et voyez par vous-même !