5 mód a csapatközi együttműködés javítására

A vállalatnál a csapatközi együttműködés javítása nem kérdéses. Végtére is, a különböző csapatok és részlegek szakértőinek egyesítése a szervezeten belül biztosan mélyebb meglátásokhoz, frissebb nézőpontokhoz és gyorsabb innovációhoz vezet, nem igaz? Igen, ez abszolút lehetséges és kell is, hogy legyen. De először is fontos megjegyezni, hogy a csapatok emberekből állnak, és az embereknek tisztán kell kapcsolódniuk és kommunikálniuk egymással ahhoz, hogy sikeresen együttműködhessenek. Annak érdekében, hogy a csapatközi együttműködés sikerre legyen beállítva, összegyűjtöttünk néhány tippet, amelyek segítenek felkészíteni csapatát a vállalati együttműködés javítására és uralmára. Íme 5 módszer a csapatok közötti együttműködés és a keresztfunkcionális együttműködés javítására és fokozására.

5 mód a csapatok közötti együttműködés javítására:

A Harvard Business Review egyik jelentése szerint “a keresztfunkcionális csapatok 75%-a diszfunkcionális, és öt kritériumból legalább háromban kudarcot vall: 1.) a tervezett költségvetés betartása; 2.) az ütemterv betartása; 3.) az előírások betartása; 4.) az ügyfelek elvárásainak teljesítése; és/vagy 5.) a vállalat vállalati céljaival való összhang fenntartása”.” Bár a 75 százalékos sikertelenségi arány ijesztő lehet, ugyanez a kutatás megállapította, hogy a magas szintű vezető által támogatott, vagy a különböző részlegek vezetőiből álló csapat által felügyelt, csapatközi projektek 76 százalékos sikerességi arányt értek el. Ez aztán a fordulat.

Mivel a jó vezetés elengedhetetlen ahhoz, hogy egy keresztcsapat képes legyen elérni a céljait, győződjön meg arról, hogy a keresztcsapat vezetői láthatóak és elérhetőek a csapattagok számára. A vezetőknek például lehet, hogy nincs annyi időbeosztási rugalmasságuk, hogy minden megbeszélésen jelen lehessenek, de mindenképpen jelen kell lenniük a heti/havi projektállapotjelentéseken és más magas szintű előrehaladási megbeszéléseken. A vezetőknek emellett többféle kommunikációs lehetőséget is fel kell ajánlaniuk a csapattagoknak, hogy a csapatközi projektekről kommunikálhassanak velük, az sms-től és az e-mailtől kezdve a videócsevegésen át az irodai órákig.

#2: Segítsen a csapattagoknak kapcsolatot teremteni

Hogy egy csapat jól teljesítsen, a csapat tagjainak meg kell tudniuk bízni egymásban, és a bizalmi kapcsolatok kialakításához az embereknek időt kell szánniuk egymás megismerésére. Annak érdekében, hogy enyhítsük az egymást nem jól ismerő emberek kellemetlen helyzetét, amikor összejönnek, hogy csapatként dolgozzanak, a következőket javasoljuk:

– Használjon HD videokonferenciát, hogy a távoli csapattagok mindenkit szemtől szembe láthassanak, és úgy kommunikáljanak velük, mintha egy szobában lennének.
– Kezdje a megbeszéléseket egy jégtörő kérdéssel, például: “Mi a kedvenc nyaralási helye?” vagy “Mi a rejtett tehetsége?”. Ezután járja körbe a szobát, és mindenki ossza meg a válaszát.
– Készítsen egy mini könyvet a csapat életrajzából, és ossza ki az első megbeszélésen. Az életrajzfüzetnek tartalmaznia kell minden egyes személy fényképét, beosztását, szakterületét, kedvenc elérhetőségét, valamint néhány személyes adatot, amelyekkel kapcsolatba hozhatók, például kedvenc filmjük, jelenlegi hobbijuk, háziállataik stb.
– Szervezzenek társas eseményt a csapattagok számára, és játsszanak olyan játékokat, amelyek arra ösztönzik őket, hogy az osztályukon kívüli emberekkel is megismerkedjenek. Ha a csapatában vannak távoli alkalmazottak, használja a videokonferenciát, hogy bevonja őket a szórakozásba, és játsszon olyan játékokat, mint az irodai kvízjátékok, sarlatánok vagy mondókák.

#3: Hozzon létre egy csapat chartát

Mihelyt a csapatközi munkatársaknak lehetőségük volt megismerni egymást, érdemes létrehozni egy csapat chartát, amely felvázolja, mi a csapat célja, mik az általános célok, és milyen szerepeket várnak el a tagoktól az üzleti célok elérése érdekében. A csapat alapszabályának elkészítése legyen a csapat első közös feladata, mivel ez segít abban, hogy mindenki elfogadja, hogyan lehet a legjobban együtt dolgozni. A jó csapat chartának hét elemet kell tartalmaznia:

1. Cél – Határozza meg a csapat vagy a megoldandó probléma célját
2. Küldetés & Célok – Határozza meg a fő célt és a kisebb mérhető célok rangsorolt listáját
3. Csapatszerepek – Sorolja fel a csapattagokat, a csapatban betöltött szerepüket és elérhetőségüket
4. Elvárások – Fogalmazza meg egyértelműen a csapat prioritásait és a konfliktusok megoldásának útjait
5. Elvárások – Fogalmazza meg világosan a csapat prioritásait és a konfliktusmegoldás útjait
. Költségvetés & Erőforrások – Állítsa össze a rendelkezésre álló erőforrások és a költségvetés által lefedett tételek listáját
6. Ütemezés – Vázolja fel a megbeszélések ütemezését az állapotjelentések és a tervezett céldátumok számára
7. Ütemezés – Vázolja fel a megbeszélések ütemezését
7. Megállapodás – Ha a charta elkészült, minden tagnak alá kell írnia azt egyetértésben

#4: Központosítsa a kommunikációt

Egy jó módszer annak biztosítására, hogy mindenki a csapatközi célokra koncentráljon, és naprakész legyen azzal kapcsolatban, hogy mások mit csinálnak és hogyan haladnak a dolgok az ülések között, ha igénybe veszi egy projektmenedzsment-alkalmazás, például az Asana, a Trello vagy a Clarizen segítségét. A projektmenedzsment-alkalmazások lehetővé teszik a csapat minden tagjának, hogy üzeneteket tegyen közzé, kérdéseket tegyen fel és frissítéseket osszon meg. A fent említett online együttműködési eszközök mindegyike biztonságos és testre szabható, így a projektvezetők szabályozhatják az érzékeny információkhoz való hozzáférés szintjét, és a projektoldalt csapatszínekkel, logókkal és egyebekkel is megjelölhetik.

Egy másik módja egy olyan környezet kialakításának, amelyben a csapattagok rögtönzött megbeszéléseket tarthatnak és központi helyen kommunikálhatnak egymással, az, ha egy erre a célra kialakított helyet, például egy gyülekezőszobát, “mindig elérhető” videoportállal látnak el. Egy ilyen légkör megteremtése elősegíti a bajtársiasságot, mivel lehetővé teszi a távoli alkalmazottak számára, hogy kapcsolatban maradjanak a csapattagokkal. Emellett támogatja a spontán együttműködést is, ami elengedhetetlen az innováció sebességének növeléséhez.

#5: Ismerje el és jutalmazza a projekt mérföldköveit

Az új projekt indulásakor mindig nagy az izgalom, de a csapatközi lendület fenntartása, amint a különböző kihívásokkal való napi küzdelem elkezdődik, nehéz küzdelem lehet. Ahhoz, hogy csapata továbbra is inspirált maradjon, és várakozással tekintsen a következő mérföldkő elérésére, a vezetőknek fontosnak kell tartaniuk a kereszt-kollaboratív áttörések és a csapateredmények elismerését és jutalmazását.

Míg a csapattagok biztosan megtisztelve érzik magukat, ha a vezetők elismerik kemény munkájukat és közös erőfeszítéseiket, az okos vezetők arra is felkérik a csapattagokat, hogy ismerjék el az általuk nagyra becsült csapattársakat. Az utóbbi forgatókönyvben a társak elismerése segít még erősebb kötelékeket és a jóindulat érzését kialakítani a csapattagok között.

A jutalmazás tekintetében érdemes a csapattagok javaslatait összegyűjteni a csapat alapszabályának létrehozása során, hogy ötleteket gyűjtsön arra vonatkozóan, hogy mi motiválja igazán a csapat egyes tagjait. Természetesen az olyan jól bevált jutalmak, mint a csoportos ebédek és vacsorák, valamint a sporteseményekre való kirándulások mindig nagyra értékeltek, és további előnyük, hogy a csapattársak a szocializáció révén erősebb kapcsolatokat alakíthatnak ki.

Egyszerű módszerek az együttműködés javítására és fokozására – tegye egyszerűvé a csapatközi együttműködést

A vezetők talán a legjobb dolog, amit tehetnek a csapatközi együttműködés ápolása és javítása terén, hogy az együttműködés folyamatát önmagában is nagyszerű élménnyé teszik. Lépjen be a Highfive, egy hatékony, minden egyben videokonferencia-megoldás HD videóval és hanggal, amely lehetővé teszi a csapatok számára a páratlan személyes kommunikációs élményt nyújtó összekapcsolódást. Ráadásul a Highfive annyira felhasználóbarát, hogy bárki azonnal használhatja képernyőmegosztásra, ötletelésre, megoldások kidolgozására, a csapattagok közötti együttműködésre és még sok másra. Ha fel szeretné szerelni cross csapatát mindennel, amire a sikerhez szükségük van, kezdje azzal, hogy ad nekik egy Highfive-ot. Reméljük, hogy tetszettek ezek a tippek a keresztfunkciós csapatok közötti együttműködés javításának módjairól és a vállalati együttműködés általános javításáról!

.