Wybór usprawnienia współpracy między zespołami w Twojej firmie jest oczywisty. W końcu łączenie ekspertów z różnych zespołów i działów w organizacji z pewnością doprowadzi do głębszego wglądu, świeższych perspektyw i szybszych innowacji, prawda? Tak, to absolutnie może i powinno. Ale najpierw należy pamiętać, że zespoły składają się z ludzi, a ludzie muszą się ze sobą wyraźnie komunikować, zanim będą mogli skutecznie współpracować. Aby mieć pewność, że współpraca między zespołami będzie przebiegać pomyślnie, zebraliśmy kilka wskazówek, które pomogą Ci przygotować zespół do usprawnienia i zdominowania współpracy w firmie. Oto 5 sposobów na poprawę i wzmocnienie współpracy między zespołami i współpracy międzyfunkcjonalnej.
5 sposobów na poprawę współpracy między zespołami:
Według raportu w Harvard Business Review, „75% zespołów wielofunkcyjnych jest dysfunkcyjnych i zawodzi w co najmniej trzech z pięciu kryteriów: 1.) spełnienie zaplanowanego budżetu; 2.) utrzymanie się w harmonogramie; 3.) przestrzeganie specyfikacji; 4.) spełnienie oczekiwań klienta; i/lub 5.) utrzymanie zgodności z celami korporacyjnymi firmy.” Podczas gdy 75-procentowy odsetek niepowodzeń może być zastraszający, to samo badanie wykazało, że projekty realizowane w różnych zespołach, których orędownikiem był członek kadry kierowniczej wysokiego szczebla lub nadzorowane przez zespół liderów z różnych działów, odniosły 76-procentowy sukces. To całkiem spory zwrot.
Ponieważ dobre przywództwo jest niezbędne, aby zespół mógł osiągać cele, upewnij się, że liderzy Twojego zespołu są widoczni i dostępni dla członków zespołu. Na przykład, liderzy mogą nie mieć elastycznego harmonogramu, aby być obecni na wszystkich spotkaniach, ale zdecydowanie powinni być obecni na cotygodniowych/miesięcznych raportach o stanie projektu i innych spotkaniach wysokiego szczebla. Liderzy powinni również zaoferować członkom zespołu kilka sposobów komunikowania się z nimi na temat projektów międzyzespołowych, od SMS-ów i e-maili, po czaty wideo i godziny pracy.
#2: Pomóż członkom zespołu nawiązać kontakt
Aby zespół mógł dobrze funkcjonować, ludzie w nim pracujący muszą sobie ufać, a tworzenie relacji opartych na zaufaniu wymaga poświęcenia czasu na poznanie się nawzajem. Aby złagodzić niektóre niezręczności związane z tym, że ludzie, którzy nie znają się dobrze, spotykają się, aby pracować jako zespół, zalecamy następujące rozwiązania:
– Korzystaj z wideokonferencji HD, aby zdalni członkowie zespołu mogli widzieć wszystkich twarzą w twarz i komunikować się z nimi tak, jakby znajdowali się w tym samym pokoju.
– Rozpocznij spotkania od pytania przełamującego lody, takiego jak „Jakie jest twoje ulubione miejsce na wakacje?” lub „Jaki jest twój ukryty talent?”. Następnie przejdź dookoła sali i poproś, aby każdy podzielił się swoją odpowiedzią.
– Stwórz mini-książeczkę z biografiami zespołów i rozdaj ją na pierwszym spotkaniu. Książeczki z biografiami powinny zawierać zdjęcie każdej osoby, jej tytuł, obszar specjalizacji, preferowaną metodę kontaktu oraz kilka osobistych statystyk, które sprawiają, że jest ona wiarygodna, takich jak ulubiony film, aktualne hobby, zwierzęta domowe itp.
– Zorganizuj imprezę towarzyską dla członków zespołu i zagraj w gry, które zachęcą ich do nawiązania kontaktu z osobami spoza ich działu. Jeśli Twój zespół ma zdalnych pracowników, użyj wideokonferencji, aby włączyć ich do zabawy i zagraj w gry takie jak ciekawostki biurowe, szarady lub powiedzonka.
#3: Stwórz kartę zespołu
Po tym, jak Twoi współpracownicy mieli okazję poznać się nawzajem, będziesz chciał stworzyć kartę zespołu, która nakreśli cel zespołu, jakie są ogólne cele i jakie role mają pełnić członkowie, aby osiągnąć cele biznesowe. Stworzenie karty zespołu powinno być pierwszym zadaniem, jakie zespół powinien wspólnie wykonać, ponieważ pomaga to zapewnić, że każdy będzie wiedział, jak najlepiej ze sobą współpracować. Dobra karta zespołu powinna zawierać siedem elementów:
1. Cel – Określ cel zespołu lub problem do rozwiązania
2. Misja & Cele – Ustal główny cel i uszeregowaną pod względem ważności listę mniejszych, mierzalnych celów
3. Role zespołowe – Wymień członków zespołu, ich role w zespole i informacje kontaktowe
4. Oczekiwania – Jasno określ priorytety zespołu i sposoby rozwiązywania konfliktów
5. Budżet & Zasoby – Skompiluj listę dostępnych zasobów i pozycji objętych budżetem
6. Harmonogram – Zarysuj harmonogram spotkań dla raportów o stanie i przewidywanych dat realizacji celów
7. Porozumienie – Kiedy karta jest gotowa, wszyscy członkowie muszą ją podpisać w porozumieniu
#4: Centralizacja komunikacji
Dobrym sposobem na zapewnienie, że wszyscy pozostaną skupieni na celach zespołu i będą na bieżąco z tym, co robią inni i jak się sprawy mają pomiędzy spotkaniami, jest skorzystanie z pomocy aplikacji do zarządzania projektami, takiej jak Asana, Trello lub Clarizen. Aplikacje do zarządzania projektami umożliwiają wszystkim członkom zespołu wysyłanie wiadomości, zadawanie pytań i dzielenie się aktualizacjami. Wszystkie wyżej wymienione narzędzia do współpracy online są bezpieczne i konfigurowalne, więc liderzy projektów mogą kontrolować poziomy dostępu do poufnych informacji i oznaczać stronę projektu kolorami zespołu, logo i innymi elementami.
Innym sposobem na stworzenie środowiska, w którym członkowie zespołu mogą organizować improwizowane spotkania i komunikować się ze sobą w centralnej lokalizacji, jest wykorzystanie dedykowanego miejsca, takiego jak pokój narad, i wyposażenie go w „zawsze włączony” portal wideo. Stworzenie takiej atmosfery sprzyja koleżeństwu, ponieważ pozwala pracownikom zdalnym pozostać w kontakcie z członkami zespołu. Wspiera również spontaniczną współpracę, która jest kluczowa dla zwiększenia tempa innowacji.
#5: Uznaj i nagradzaj kamienie milowe projektu
Zawsze jest podekscytowanie, gdy rozpoczyna się nowy projekt, ale utrzymanie tempa pracy zespołu, gdy codzienne zmagania z różnymi wyzwaniami stają się coraz trudniejsze, może być trudne. Aby utrzymać zespół w stanie inspiracji i cieszyć się na myśl o osiągnięciu kolejnego kamienia milowego, liderzy powinni zwracać uwagę na rozpoznawanie i nagradzanie przełomów we współpracy i osiągnięć zespołu.
Choć członkowie zespołu z pewnością poczują się zaszczyceni, gdy liderzy uznają ich ciężką pracę i wspólne wysiłki, mądrzy liderzy będą również zapraszać członków zespołu do rozpoznawania kolegów z zespołu, których cenią. W tym drugim przypadku wzajemne uznanie pomaga budować jeszcze silniejsze więzi i poczucie dobrej woli między członkami zespołu.
W odniesieniu do nagród, możesz chcieć zebrać sugestie od członków zespołu podczas tworzenia karty zespołu, aby uzyskać pomysły na to, co naprawdę będzie motywować poszczególnych członków zespołu. Oczywiście, wypróbowane i prawdziwe nagrody, takie jak grupowe obiady i kolacje oraz wyjścia na imprezy sportowe są zawsze doceniane i mają dodatkową zaletę, pozwalając członkom zespołu rozwijać silniejsze więzi poprzez spotkania towarzyskie.
Easy Ways to Improve and Enhance Collaboration – Make Cross Team Collaborating Easy
Prawdopodobnie najlepszą rzeczą, jaką liderzy mogą zrobić, jeśli chodzi o pielęgnowanie i ulepszanie współpracy między zespołami, jest sprawienie, aby proces współpracy był sam w sobie wspaniałym doświadczeniem. Highfive to potężne rozwiązanie wideokonferencyjne typu „wszystko w jednym” z dźwiękiem i obrazem w jakości HD, które pozwala zespołom łączyć się w niezrównany sposób, zapewniając komunikację twarzą w twarz. Ponadto Highfive jest tak przyjazny dla użytkownika, że każdy może go używać od razu po wyjęciu z pudełka, aby udostępniać ekrany, przeprowadzać burze mózgów, współpracować z członkami innych zespołów i nie tylko. Aby wyposażyć swój zespół we wszystko, czego potrzebuje do osiągnięcia sukcesu, zacznij od przybicia piątki. Mamy nadzieję, że podobały Ci się te wskazówki dotyczące sposobów poprawy współpracy między zespołami funkcjonalnymi i ogólnego usprawnienia współpracy w firmie!
.