A escolha de melhorar a colaboração entre equipes na sua empresa é uma escolha sem certezas. Afinal, unir especialistas de uma variedade de equipes e departamentos em sua organização certamente levará a insights mais profundos, perspectivas mais frescas e inovações mais rápidas, certo? Sim, absolutamente pode e deve. Mas primeiro, é importante lembrar que as equipes são formadas por pessoas e que as pessoas precisam se conectar e se comunicar umas com as outras claramente antes de poderem colaborar com sucesso. Para garantir que a colaboração entre equipes seja estabelecida para o sucesso, reunimos algumas dicas que o ajudarão a preparar sua equipe para a melhoria e domínio da colaboração corporativa. Aqui estão 5 maneiras de melhorar e aprimorar a colaboração entre equipes e a colaboração entre funções.
5 Maneiras de melhorar a colaboração entre equipes:
De acordo com um relatório da Harvard Business Review, “75% das equipes entre funções são disfuncionais e falham em pelo menos três dos cinco critérios”: 1.) cumprir um orçamento planejado; 2.) cumprir o cronograma; 3.) cumprir as especificações; 4.) satisfazer as expectativas dos clientes; e/ou 5.) manter o alinhamento com os objetivos corporativos da empresa”. Embora uma taxa de fracasso de 75% possa ser intimidante, a mesma pesquisa constatou que projetos entre equipes defendidos por um executivo de alto nível, ou supervisionados por uma equipe de líderes de diferentes departamentos, tiveram uma taxa de sucesso de 76%. Isso é uma reviravolta e tanto.
Desde que uma boa liderança é essencial para a capacidade de uma equipa cruzada de cumprir objectivos, certifique-se que os líderes da sua equipa cruzada são visíveis e acessíveis aos membros da equipa. Por exemplo, os líderes podem não ter a flexibilidade de horário para estar presentes em todas as reuniões, mas definitivamente devem estar presentes para relatórios semanais/mensais do status do projeto e outras reuniões de alto nível de progresso. Os líderes também devem oferecer aos membros da equipe várias maneiras de se comunicar com eles sobre projetos entre equipes, desde mensagens de texto e e-mail, até bate-papos em vídeo e horas de escritório.
#2: Ajude os membros da equipe a se conectarem
Para que uma equipe tenha um bom desempenho, as pessoas daquela equipe precisam ser capazes de confiar umas nas outras, e formar relacionamentos de confiança requer que as pessoas gastem tempo para se conhecerem umas às outras. Para aliviar o desconforto das pessoas que não se conhecem bem, reunindo-se para trabalhar em equipe, recomendamos o seguinte:
– Use a videoconferência HD para garantir que os membros da equipe remota sejam capazes de ver todos cara a cara e se comunicar com eles como se estivessem na mesma sala.
– Comece as reuniões com uma pergunta de quebra-gelo, como “Qual é o seu lugar favorito de férias?” ou “Qual é o seu talento oculto? Depois, dê a volta à sala e peça a todos que compartilhem sua resposta.
– Crie um mini-livro de bios da equipe e distribua-o na primeira reunião. Os bio-livros devem incluir uma foto de cada pessoa, seu título, área de especialização, método preferido de contato, e algumas estatísticas pessoais que os tornem relatáveis, como filme favorito, hobbies atuais, animais de estimação, etc.
– Organize um evento social para os membros da equipe e jogue jogos que os incentivem a se relacionar com pessoas fora de seu departamento. Se sua equipe tem funcionários remotos, use a videoconferência para incluí-los na diversão e jogar jogos como trivialidades de escritório, charadas ou catchphrase.
#3: Crie um estatuto da equipe
– Desde que os colaboradores de sua equipe cruzada tenham tido a oportunidade de conhecer uns aos outros, você vai querer estabelecer um estatuto da equipe que define qual é o propósito da equipe, quais são os objetivos gerais e quais são os papéis que se espera que os membros desempenhem a fim de alcançar os objetivos do negócio. A criação do estatuto da equipa deve ser a primeira tarefa da equipa a realizar em conjunto, uma vez que isso ajuda a garantir a adesão de todos sobre a melhor forma de trabalhar em conjunto. Uma boa carta da equipe deve incluir sete itens:
1. Propósito – Definir o propósito da equipe ou problema a ser resolvido
2. Missão & Objetivos – Estabelecer a meta principal e uma lista prioritária de metas menores mensuráveis
3. Funções da Equipe – Listar os membros da equipe, seus papéis na equipe e suas informações de contato
4. Expectativas – Indicar claramente as prioridades da equipe e os caminhos para a resolução de conflitos
5. Orçamento & Recursos – Compilar uma lista de recursos disponíveis e itens cobertos pelo orçamento
6. Cronograma – Descrever um cronograma de reuniões para relatórios de status e datas de metas projetadas
7. Acordo – Uma vez terminado o estatuto, todos os membros precisam assiná-lo de acordo
#4: Centralizar as comunicações
Uma boa maneira de garantir que todos se mantenham focados nos objectivos cruzados da equipa e estejam actualizados em relação ao que os outros estão a fazer e como as coisas estão a progredir entre as reuniões é pedir a ajuda de um aplicativo de gestão de projectos, como Asana, Trello ou Clarizen. Os aplicativos de gerenciamento de projetos permitem que todos da equipe possam postar mensagens, fazer perguntas e compartilhar atualizações. Todas as ferramentas de colaboração online acima mencionadas são seguras e personalizáveis, para que os líderes de projeto possam controlar os níveis de acesso às informações confidenciais e marcar o site do projeto com cores, logotipos e muito mais.
Outra forma de fomentar um ambiente onde os membros da equipa possam realizar reuniões improvisadas e comunicar uns com os outros num local central, é ocupar um espaço dedicado, como uma sala de convívio, e equipá-lo com um portal de vídeo “sempre ligado”. Criar uma atmosfera como esta fomenta a camaradagem, permitindo que os funcionários remotos permaneçam conectados aos membros da equipe. Ele também apoia a colaboração espontânea, que é fundamental para aumentar a velocidade da inovação.
#5: Reconhecer e recompensar marcos do projeto
Há sempre entusiasmo quando um novo projeto é lançado, mas manter a dinâmica cruzada da equipe, uma vez que as lutas diárias de enfrentar vários desafios se instalam, pode ser uma batalha difícil. Para manter sua equipe inspirada e ansiosa para atingir o próximo marco, os líderes devem fazer questão de reconhecer e recompensar os avanços cruzados e as conquistas da equipe.
Embora os membros da equipe se sintam honrados quando os líderes reconhecem seu trabalho duro e seus esforços colaborativos, os líderes inteligentes também convidarão os membros da equipe a reconhecer os colegas de equipe que eles apreciam. Neste último cenário, o reconhecimento dos colegas ajuda a construir laços ainda mais fortes e sentimentos de boa vontade entre os membros da equipe.
Com respeito às recompensas, você pode querer coletar sugestões dos membros da equipe durante o estabelecimento do estatuto da equipe para idéias sobre o que realmente motivará os membros individuais da equipe. Naturalmente, recompensas experimentadas e verdadeiras, como almoços e jantares em grupo e passeios a eventos desportivos são sempre apreciadas, e têm o bónus adicional de permitir que os colegas de equipa desenvolvam ligações mais fortes através da socialização.
Masy Ways to Improve and Enhance Collaboration – Make Cross Team Collaborating Easy
Talvez a melhor coisa que os líderes podem fazer quando se trata de nutrir e melhorar a colaboração entre equipas, é tornar o processo de colaboração uma grande experiência em e por si mesmo. Entre no Highfive, uma poderosa solução tudo em um de videoconferência com vídeo e áudio HD que permite que as equipes se conectem para uma experiência de comunicação cara a cara inigualável. Além disso, o Highfives é tão fácil de usar que qualquer pessoa pode usá-lo de imediato para partilhar ecrãs, soluções de brainstorming, colaborar com membros de equipas cruzadas e muito mais. Para equipar a sua equipa com tudo o que precisa para ter sucesso, comece por lhes dar um Highfive. Esperamos que tenha gostado destas dicas sobre formas de melhorar a colaboração entre as equipas cross funcionais e a melhoria geral da colaboração corporativa!
