Șase sfaturi pentru utilizarea grupurilor de foi Excel în moduri simple (dar neobișnuite)

Excel vă permite să selectați mai multe foi, pe care apoi le puteți edita ca grup. Atunci când foile sunt grupate în acest mod, tot ceea ce faceți la foaia activă se face și la celelalte foi din grup. Acest comportament de grupare poate economisi mult timp de formatare și editare, dacă registrul de lucru împarte datele aferente în foi cu structură similară. De asemenea, puteți utiliza foile grupate pentru a face lucruri pe care poate nu vi le-ați dat seama. În acest articol, vă voi arăta câteva trucuri utile de grupare pe care este posibil să nu le fi luat în considerare.

Voi folosi Excel 2016 pe un sistem Windows 10 pe 64 de biți, dar puteți aplica aceste sfaturi la versiunile anterioare fără instrucțiuni suplimentare. Nu există niciun fișier demonstrativ descărcabil.

Un cuvânt despre conexiuni, dar separate

Grupurile se bazează pe ceea ce eu numesc construcția conexă, dar separată. Fiecare foaie este similară ca scop și, mai important, ca structură, dar datele sunt împărțite pe foi separate în funcție de anumite criterii definitorii, cum ar fi datele, personalul și departamentele. S-ar putea să vedeți comenzi în funcție de lună, vânzări în funcție de regiune sau cursuri în funcție de profesor. Agregatul este format din toate comenzile, toate vânzările și toate clasele, dar structura separă datele.

În cel mai bun caz, acest aranjament face raportarea simplă, dar complică gruparea agregată și procesele analitice la care Excel este atât de bun. Prefer să stochez datele într-o structură de înregistrare de tip bază de date mai tradițională. Este mai ușor să aduni datele dintr-o sursă comună pentru raportare decât să recuperezi date din mai multe foi pentru analize și manipulări. Cu toate acestea, mă aflu în minoritate; veți găsi multe registre de lucru Excel care utilizează acest model conex, dar separat. Nu este în niciun caz greșit; dar luați în considerare modul în care doriți să utilizați toate datele înainte de a accepta acest model ca fiind cel mai bun mod de a le stoca. Modul în care stocați datele este la fel de important ca și modul în care prezentați informațiile care rezultă din analiza acestor date.

Crearea grupului de foi

Puteți selecta două sau mai multe foi pentru a crea un grup și a acționa asupra tuturor foilor deodată. Ceea ce faceți pe foaia activă se va produce pe toate foile din grup. Dacă știți deja cum să creați un grup, nu ezitați să treceți la sfaturile care urmează. În caz contrar, pentru a crea un grup de foi, procedați după cum urmează:

1. Activați orice foaie pe care doriți să o includeți în grup.
2. Țineți apăsat și faceți clic pe prima și ultima filă a foii pentru a crea un grup contiguu (Figura A). Veți observa că filele își schimbă culoarea atunci când sunt grupate. Folosiți pentru a face clic pe filele individuale pentru a crea un grup de foi necontinue.

Figura A

Filele albe indică un grup.

Așa este! Dacă doriți să grupați toate foile din registrul de lucru, o puteți face rapid cu ajutorul unei opțiuni de meniu: Faceți clic dreapta pe orice filă și alegeți Select All Sheets (Selectare toate foile).

În timp ce lucrați în modul grup, Excel afișează numele caietului de lucru cu în bara de titlu. Trebuie să nu uitați să de grupați foile odată ce ați terminat de acționat asupra mai multor foi. Este ușor să uitați că lucrați în modul grup și să efectuați modificări pe toate foile fără să intenționați acest lucru. Pe de altă parte, dacă folosiți modul grup frecvent și în avantajul dumneavoastră, veți învăța rapid să de grupați când ați terminat.

Pentru a de grupa foile, faceți clic cu butonul drept al mouse-ului pe orice filă de foaie din grup și alegeți Ungroup Sheets. Sau faceți clic pe orice filă care nu se află în grup. Dacă doriți să de grupați și să rămâneți la foaia curentă, țineți apăsată tasta și faceți clic pe fila activă. Acum, haideți să trecem la câteva modalități inteligente de utilizare a grupurilor care s-ar putea să nu vă fi trecut prin minte.

1: Copiați o formulă sau o valoare existentă în alte foi

Pentru a introduce o formulă sau o valoare în toate foile din grup, o introduceți o singură dată – pe foaia activă. Dacă doriți să copiați o formulă sau o valoare existentă în altă foaie din același registru de lucru, puteți oricând să copiați și să lipiți. Sau puteți crea un grup:

1. Selectați foaia care conține formula sau valoarea pe care doriți să o copiați – foaia sursă.
2. Țineți apăsat sau și faceți clic pe filele pe care doriți să le includeți în grup – foile țintă.
3. Cu un grup de foi acum activ, selectați celula care conține formula sau valoarea.
4. Apăsați .
5. Apăsați .

Păsarea activează conținutul celulei (modul de editare). Apăsând apoi se lipește conținutul celulei active din foaia activă în celula corespunzătoare din toate celelalte foi din grupul de foi.

VEZI: Noțiuni de bază de sortare principală în Excel

2: Controlați numărul și poziția foilor inserate

În mod implicit, noile registre de lucru Excel au trei foi. Puteți adăuga sau șterge foi. Puteți chiar să modificați numărul implicit de foi pentru noile registre de lucru. Ceea ce nu puteți face cu ușurință este să adăugați mai multe foi din mers, exact unde doriți. Foile grupate vă pot ajuta.

Creați un grup cu același număr de foi pe care doriți să le adăugați acolo unde doriți să adăugați noile foi. Cu grupul activ, adăugați o foaie nouă făcând clic dreapta pe orice filă din grup și alegând Insert. Excel va adăuga același număr de foi ca în grup între foile grupate. Figura B prezintă rezultatele creării unui grup din Sheet3, Sheet4 și Sheet5 (Sheet5 fiind ultima foaie din registrul de lucru) și ale inserării unei foi.

Figura B

Adaugați mai multe foi noi exact unde doriți.

Încercați. Nu vă va lua mult timp să vă obișnuiți cu el. Acest traseu nu este mai ușor decât să faceți clic de câteva ori pe pictograma New Sheet (Foaie nouă), dar este mai ușor decât să mutați foile nou inserate după ce le-ați adăugat. Folosiți un grup pentru a le adăuga exact unde doriți.

3: Ștergeți un grup

Ștergerea mai multor foi deodată este la fel de ușoară și nu trebuie să fie într-o selecție contiguă. Utilizarea tastei vă permite să adăugați foi necontinue la un grup. Apoi, puteți șterge toate foile din grup cu o singură sarcină: Faceți clic dreapta pe o filă și alegeți Delete (Ștergere).

VEZI: Cum să utilizați funcția de validare a datelor din Excel pentru a preveni greșelile de introducere a datelor

4: Mutarea foilor grupate

Dacă foile nu sunt într-o ordine semnificativă, le puteți muta. De asemenea, puteți muta mai multe foi prin gruparea lor și mutarea grupului. Mai întâi, creați grupul. Apoi, faceți clic dreapta pe grup, alegeți Move or Copy, selectați o poziție și faceți clic pe OK. Dacă faceți clic pe opțiunea Create A Copy (Creați o copie), puteți copia, în loc să ștergeți, grupul de foi într-o nouă locație.

5: Imprimare rapidă

Pentru a imprima rapid mai multe foi deodată, creați un grup. Cu grupul activ, continuați sarcina de imprimare așa cum ați face-o în mod normal. Acest sfat poate necesita un pic de practică pentru a obține lucrurile corect, dar merită efortul suplimentar.

6: Vedeți mai multe file

Acesta nu este strict un sfat de grup, dar dacă nu puteți vedea filele foilor, poate fi dificil să creați un grup. Puteți folosi săgețile din stânga zonei foii, dar aceasta mută filele, nu afișează mai multe file. O soluție mai bună este să micșorați dimensiunea barei de defilare orizontală aflată imediat în dreapta. Pur și simplu treceți peste marginea stângă a barei și trageți-o spre dreapta pentru a-i reduce lățimea și a afișa mai multe file de foaie.

Nu este știința rachetelor

Nici unul dintre aceste sfaturi nu este știința rachetelor, dar ele vă permit să folosiți grupurile în moduri pe care nu le-ați putea lua în considerare pe cont propriu. După ce veți lucra cu câteva, probabil că vă veți gândi și la altele. Nu ezitați să împărtășiți sfaturile dvs. preferate de grupare în secțiunea de comentarii de mai jos.

Să-mi trimiteți întrebarea dvs. despre Office

Răspund la întrebările cititorilor atunci când pot, dar nu există nicio garanție. Nu trimiteți fișiere decât dacă sunt solicitate; cererile inițiale de ajutor care sosesc cu fișiere atașate vor fi șterse fără a fi citite. Puteți trimite capturi de ecran ale datelor dvs. pentru a vă ajuta să vă clarificați întrebarea. Când mă contactați, fiți cât mai specific posibil. De exemplu, „Vă rog să îmi depanați registrul de lucru și să remediați ceea ce nu este în regulă” probabil că nu va primi un răspuns, dar „Puteți să-mi spuneți de ce această formulă nu returnează rezultatele așteptate?” ar putea primi un răspuns. Vă rugăm să menționați aplicația și versiunea pe care o utilizați. Nu sunt rambursat de TechRepublic pentru timpul sau expertiza mea atunci când ajut cititorii și nici nu cer o taxă de la cititorii pe care îi ajut. Mă puteți contacta la [email protected].

Citește și…

• Configurați vizualizarea Calendarului din Outlook pentru a se potrivi cu rutina dvs. de lucru
• Cum să actualizați și să puneți în ordine alfabetică o listă de control de validare în mod programatic în Excel
• Cum să schimbați permanent valorile implicite simple de formatare în Word
• Office Q&A: Numerotarea paginilor din Word și funcția de căutare din Excel

.