Sei consigli per usare i gruppi di fogli di Excel in modi facili (ma insoliti)

Excel ti permette di selezionare più fogli, che puoi poi modificare come un gruppo. Quando i fogli sono raggruppati in questo modo, tutto quello che fai al foglio attivo viene fatto anche agli altri fogli del gruppo. Questo comportamento di raggruppamento può far risparmiare un sacco di tempo di formattazione e modifica se la tua cartella di lavoro divide i dati correlati in fogli strutturati in modo simile. Puoi anche usare i fogli raggruppati per fare cose di cui potresti non renderti conto. In questo articolo, ti mostrerò alcuni utili trucchi di raggruppamento che potresti non aver considerato.

Utilizzerò Excel 2016 su un sistema Windows 10 a 64 bit, ma puoi applicare questi suggerimenti alle versioni precedenti senza ulteriori istruzioni. Non c’è un file dimostrativo scaricabile.

Una parola su correlati ma separati

I gruppi si basano su quello che io chiamo il costrutto correlati ma separati. Ogni foglio è simile nello scopo e, più importante, nella struttura, ma i dati sono divisi in fogli separati da alcuni criteri di definizione, come date, personale e reparti. Potresti vedere gli ordini per mese, le vendite per regione, o le classi per insegnante. L’aggregato è tutti gli ordini, tutte le vendite e tutte le classi, ma la struttura separa i dati.

Al meglio, questa disposizione rende semplice il reporting, ma complica il raggruppamento aggregato e i processi analitici in cui Excel è così bravo. Preferisco memorizzare i dati in una struttura di record più tradizionale, tipo database. È più facile mettere insieme i dati da una fonte comune per i rapporti che recuperare i dati da più fogli per le analisi e la manipolazione. Sono in minoranza, comunque; troverete molte cartelle di lavoro Excel che usano questo modello correlato ma separato. Non è sbagliato in alcun modo; ma considera il modo in cui vuoi usare tutti i dati prima di accettare questo modello come il modo migliore per memorizzarli. Il modo in cui memorizzi i dati è importante quanto il modo in cui presenti le informazioni che risultano dall’analisi di quei dati.

Crea il gruppo di fogli

Puoi selezionare due o più fogli per creare un gruppo e agire su tutti i fogli contemporaneamente. Quello che fai sul foglio attivo si verificherà su tutti i fogli del gruppo. Se sai già come creare un gruppo, sentiti libero di passare ai suggerimenti che seguono. Altrimenti, per creare un gruppo di fogli, fai come segue:

1. Attiva qualsiasi foglio che vuoi includere nel gruppo.
2. Tieni premuto e clicca sulle linguette del primo e dell’ultimo foglio per creare un gruppo contiguo (Figura A). Noterete che le schede cambiano colore quando sono raggruppate. Usa per fare clic sulle singole schede per creare un gruppo di fogli non contigui.

Figura A

Le schede bianche indicano un gruppo.

Ecco fatto! Se vuoi raggruppare tutti i fogli della cartella di lavoro, puoi farlo rapidamente usando un’opzione di menu: Clicca con il tasto destro del mouse su qualsiasi scheda e scegli Seleziona tutti i fogli.

Mentre stai lavorando in modalità gruppo, Excel visualizza il nome della cartella di lavoro con nella barra del titolo. Devi ricordarti di disaggregare i fogli una volta che hai finito di agire su più fogli. È facile dimenticare che stai lavorando in modalità di gruppo e apportare modifiche a tutti i fogli senza volerlo. D’altra parte, se usate la modalità gruppo frequentemente e a vostro vantaggio, imparerete rapidamente a disaggregare quando avete finito.

Per disaggregare i fogli, fai clic con il tasto destro del mouse su qualsiasi scheda del foglio nel gruppo e scegli Ungroup Sheets. Oppure fai clic su qualsiasi scheda non presente nel gruppo. Se vuoi scomporre il gruppo e rimanere sul foglio corrente, tieni premuto il tasto e fai clic sulla scheda attiva. Ora, passiamo ad alcuni modi intelligenti di usare i gruppi che potrebbero non esserti venuti in mente.

1: Copiare una formula o un valore esistente in altri fogli

Per inserire una formula o un valore in tutti i fogli del gruppo, lo si inserisce una sola volta – sul foglio attivo. Se vuoi copiare una formula o un valore esistente in un altro foglio della stessa cartella di lavoro, puoi sempre copiare e incollare. Oppure puoi creare un gruppo:

1. Seleziona il foglio che contiene la formula o il valore che vuoi copiare – il foglio sorgente.
2. Tenete premuto o e cliccate sulle schede che volete includere nel gruppo – i fogli di destinazione.
3. Con un gruppo di fogli ora attivo, selezionate la cella che contiene la formula o il valore.
4. Premete .
5. Premete .

Premendo si attiva il contenuto della cella (modalità di modifica). Premendo poi incolla il contenuto della cella attiva nel foglio attivo nella cella corrispondente in tutti gli altri fogli del gruppo di fogli.

SEE: Nozioni di base sull’ordinamento in Excel

2: Controllare il numero e la posizione dei fogli inseriti

Di default, le nuove cartelle di lavoro Excel hanno tre fogli. È possibile aggiungere o eliminare fogli. Puoi anche cambiare il numero predefinito di fogli per le nuove cartelle di lavoro. Quello che non puoi fare facilmente è aggiungere più fogli al volo, esattamente dove vuoi. I fogli raggruppati possono aiutare.

Crea un gruppo con lo stesso numero di fogli che vuoi aggiungere dove vuoi aggiungere i nuovi fogli. Con il gruppo attivo, aggiungi un nuovo foglio cliccando con il tasto destro del mouse su qualsiasi scheda del gruppo e scegliendo Inserisci. Excel aggiungerà lo stesso numero di fogli del gruppo tra i fogli raggruppati. La figura B mostra i risultati della creazione di un gruppo da Foglio3, Foglio4 e Foglio5 (con il Foglio5 come ultimo foglio della cartella di lavoro) e l’inserimento di un foglio.

Figura B

Aggiungi più fogli nuovi esattamente dove li vuoi.

Prova. Non ti ci vorrà molto per capire come funziona. Questo percorso non è più facile che cliccare alcune volte sull’icona Nuovo foglio, ma è più facile che spostare i nuovi fogli inseriti dopo averli aggiunti. Usate un gruppo per aggiungerli esattamente dove volete.

3: Cancellare un gruppo

Cancellare più fogli in una volta è altrettanto facile, e non devono essere in una selezione contigua. L’uso del tasto permette di aggiungere fogli non contigui a un gruppo. Poi, puoi eliminare tutti i fogli del gruppo con una sola operazione: Fai clic destro su una scheda e scegli Elimina.

SEE: Come usare la funzione di convalida dei dati di Excel per evitare errori nell’inserimento dei dati

4: Spostare i fogli raggruppati

Se i fogli non sono in un ordine significativo, puoi spostarli. Puoi anche spostare più fogli raggruppandoli e spostando il gruppo. Per prima cosa, crea il gruppo. Poi, fai clic destro sul gruppo, scegli Sposta o Copia, seleziona una posizione e fai clic su OK. Se fai clic sull’opzione Crea una copia, puoi copiare, invece di cancellare, il gruppo di fogli in una nuova posizione.

5: Stampa veloce

Per stampare velocemente più fogli in una volta, create un gruppo. Con il gruppo attivo, procedete con la vostra attività di stampa come fareste normalmente. Questo suggerimento può richiedere un po’ di pratica per fare le cose bene, ma vale la pena di fare uno sforzo in più.

6: Vedere più schede

Questo non è strettamente un consiglio di gruppo, ma se non puoi vedere le schede del foglio, può essere difficile creare un gruppo. Puoi usare le frecce a sinistra dell’area del foglio, ma questo sposta le schede, non visualizza altre schede. Una soluzione migliore è quella di diminuire la dimensione della barra di scorrimento orizzontale immediatamente a destra. Basta passare il mouse sul bordo sinistro della barra e trascinarlo verso destra per ridurne la larghezza e visualizzare più schede del foglio.

Non è scienza missilistica

Nessuno di questi suggerimenti è scienza missilistica, ma ti permettono di usare i gruppi in modi che potresti non considerare da solo. Una volta che hai lavorato con alcuni, probabilmente ne penserai altri. Sentiti libero di condividere i tuoi suggerimenti preferiti per il raggruppamento nella sezione Commenti qui sotto.

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