Six conseils pour utiliser les groupes de feuilles Excel de manière simple (mais inhabituelle)

Excel vous permet de sélectionner plusieurs feuilles, que vous pouvez ensuite modifier en tant que groupe. Lorsque les feuilles sont regroupées de cette manière, tout ce que vous faites sur la feuille active est également fait sur les autres feuilles du groupe. Ce comportement de regroupement peut permettre de gagner beaucoup de temps en matière de formatage et d’édition si votre classeur répartit des données connexes sur des feuilles de structure similaire. Vous pouvez également utiliser les feuilles groupées pour faire des choses que vous ne soupçonnez pas. Dans cet article, je vous montrerai quelques astuces de regroupement utiles que vous n’avez peut-être pas envisagées.

J’utiliserai Excel 2016 sur un système Windows 10 64 bits, mais vous pouvez appliquer ces conseils aux versions antérieures sans instruction supplémentaire. Il n’y a pas de fichier de démonstration téléchargeable.

Un mot sur lié mais séparé

Les groupes s’appuient sur ce que j’appelle la construction liée mais séparée. Chaque feuille est similaire dans son objectif et, plus important encore, dans sa structure, mais les données sont réparties sur des feuilles distinctes selon certains critères de définition, tels que les dates, le personnel et les départements. Vous pouvez voir les commandes par mois, les ventes par région, ou les cours par professeur. L’agrégat est toutes les commandes, toutes les ventes, et toutes les classes, mais la structure sépare les données.

Au mieux, cette disposition simplifie la création de rapports, mais elle complique le regroupement des agrégats et les processus analytiques pour lesquels Excel est si bon. Je préfère stocker les données dans une structure d’enregistrement plus traditionnelle de type base de données. Il est plus facile de rassembler des données à partir d’une source commune pour établir des rapports que de récupérer des données dans plusieurs feuilles pour les analyser et les manipuler. Je fais partie de la minorité, cependant ; vous constaterez que de nombreux classeurs Excel utilisent ce modèle connexe mais distinct. Il n’est pas mauvais, loin s’en faut, mais réfléchissez à la manière dont vous voulez utiliser toutes les données avant d’accepter ce modèle comme le meilleur moyen de les stocker. La façon dont vous stockez les données est tout aussi importante que la façon dont vous présentez les informations qui résultent de l’analyse de ces données.

Créer le groupe de feuilles

Vous pouvez sélectionner deux feuilles ou plus pour créer un groupe et agir sur toutes les feuilles en même temps. Ce que vous faites sur la feuille active se produira sur toutes les feuilles du groupe. Si vous savez déjà comment créer un groupe, n’hésitez pas à passer aux conseils qui suivent. Sinon, pour créer un groupe de feuilles, procédez comme suit :

1. Activer toute feuille que vous voulez inclure dans le groupe.
2. Maintenir enfoncé et cliquer sur les onglets de la première et de la dernière feuille pour créer un groupe contigu (Figure A). Vous remarquerez que les onglets changent de couleur lorsqu’ils sont groupés. Utilisez pour cliquer sur des onglets individuels pour créer un groupe de feuilles non contiguës.

Figure A

Les onglets blancs indiquent un groupe.

C’est tout ! Si vous voulez regrouper toutes les feuilles du classeur, vous pouvez le faire rapidement en utilisant une option de menu : Faites un clic droit sur n’importe quel onglet et choisissez Sélectionner toutes les feuilles.

Pendant que vous travaillez en mode groupe, Excel affiche le nom du classeur avec dans la barre de titre. Vous devez penser à dégrouper les feuilles une fois que vous avez fini d’agir sur plusieurs feuilles. Il est facile d’oublier que vous travaillez en mode groupe et d’apporter des modifications à toutes les feuilles sans le vouloir. D’un autre côté, si vous utilisez le mode groupe fréquemment et à votre avantage, vous apprendrez rapidement à dégrouper lorsque vous aurez terminé.

Pour dégrouper des feuilles, faites un clic droit sur n’importe quel onglet de feuille dans le groupe et choisissez Dégrouper les feuilles. Ou cliquez sur n’importe quel onglet ne faisant pas partie du groupe. Si vous voulez dégrouper et rester sur la feuille en cours, maintenez la touche enfoncée et cliquez sur l’onglet actif. Maintenant, passons à quelques façons astucieuses d’utiliser les groupes qui ne vous sont peut-être pas venues à l’esprit.

1 : Copier une formule ou une valeur existante dans d’autres feuilles

Pour saisir une formule ou une valeur dans toutes les feuilles du groupe, vous ne la saisissez qu’une seule fois – sur la feuille active. Si vous voulez copier une formule ou une valeur existante dans une autre feuille du même classeur, vous pouvez toujours copier et coller. Ou bien vous pouvez créer un groupe :

1. Sélectionnez la feuille qui contient la formule ou la valeur que vous voulez copier – la feuille source.
2. Maintenez la touche ou et cliquez sur les onglets que vous voulez inclure dans le groupe – les feuilles cibles.
3. Avec un groupe de feuilles maintenant actif, sélectionnez la cellule qui contient la formule ou la valeur.
4. Pressez .
5. Pressez .

Appuyer sur active le contenu de la cellule (mode édition). Appuyer ensuite sur colle le contenu de la cellule active de la feuille active dans la cellule correspondante de toutes les autres feuilles du groupe de feuilles.

Suivi : maîtriser les bases du tri dans Excel

2 : contrôler le nombre et la position des feuilles insérées

Par défaut, les nouveaux classeurs Excel comportent trois feuilles. Vous pouvez ajouter ou supprimer des feuilles. Vous pouvez même modifier le nombre de feuilles par défaut pour les nouveaux classeurs. Ce que vous ne pouvez pas faire facilement, c’est ajouter plusieurs feuilles à la volée, exactement là où vous le souhaitez. Les feuilles groupées peuvent vous aider.

Créer un groupe avec le même nombre de feuilles que vous voulez ajouter où vous voulez ajouter les nouvelles feuilles. Avec le groupe actif, ajoutez une nouvelle feuille en faisant un clic droit sur n’importe quel onglet du groupe et en choisissant Insérer. Excel ajoutera le même nombre de feuilles que dans le groupe entre les feuilles regroupées. La figure B montre les résultats de la création d’un groupe à partir de la feuille 3, de la feuille 4 et de la feuille 5 (la feuille 5 étant la dernière feuille du classeur) et de l’insertion d’une feuille.

Figure B

Ajouter plusieurs nouvelles feuilles exactement là où vous le souhaitez.

Gardez un essai. Il ne vous faudra pas longtemps pour en avoir le coup de main. Cette route n’est pas plus facile que de cliquer plusieurs fois sur l’icône Nouvelle feuille, mais elle est plus facile que de déplacer les feuilles nouvellement insérées après les avoir ajoutées. Utilisez un groupe pour les ajouter exactement où vous voulez.

3 : Supprimer un groupe

Supprimer plusieurs feuilles à la fois est tout aussi facile, et elles n’ont pas besoin d’être dans une sélection contiguë. L’utilisation de la touche vous permet d’ajouter des feuilles non contiguës à un groupe. Vous pouvez ensuite supprimer toutes les feuilles du groupe en une seule opération : Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un onglet et choisissez Supprimer.

SAIS : Comment utiliser la fonction de validation des données d’Excel pour éviter les erreurs de saisie de données

4 : Déplacer les feuilles groupées

Si les feuilles ne sont pas dans un ordre significatif, vous pouvez les déplacer. Vous pouvez également déplacer plusieurs feuilles en les regroupant et en déplaçant le groupe. Tout d’abord, créez le groupe. Ensuite, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le groupe, choisissez Déplacer ou Copier, sélectionnez une position, puis cliquez sur OK. Si vous cliquez sur l’option Créer une copie, vous pouvez copier, au lieu de supprimer, le groupe de feuilles vers un nouvel emplacement.

5 : Imprimer rapidement

Pour imprimer rapidement plusieurs feuilles à la fois, créez un groupe. Avec le groupe actif, procédez à votre tâche d’impression comme vous le feriez normalement. Cette astuce peut demander un peu de pratique pour bien faire les choses, mais cela vaut la peine de faire un effort supplémentaire.

6 : Voir plus d’onglets

Ce n’est pas strictement une astuce de groupe, mais si vous ne pouvez pas voir les onglets de la feuille, il peut être difficile de créer un groupe. Vous pouvez utiliser les flèches à gauche de la zone de la feuille, mais cela déplace les onglets, cela n’affiche pas plus d’onglets. Une meilleure solution consiste à diminuer la taille de la barre de défilement horizontale située immédiatement à droite. Il suffit de survoler le bord gauche de la barre et de la faire glisser vers la droite pour réduire sa largeur et afficher plus d’onglets de feuille.

Pas de la science infuse

Aucune de ces astuces n’est de la science infuse, mais elles vous permettent d’utiliser les groupes d’une manière que vous n’envisageriez peut-être pas par vous-même. Une fois que vous aurez travaillé sur quelques-uns, vous penserez probablement à d’autres. N’hésitez pas à partager vos astuces de regroupement préférées dans la section Commentaires ci-dessous.

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