Seis consejos para utilizar los grupos de hojas de Excel de forma fácil (pero inusual)

Excel le permite seleccionar varias hojas, que luego puede editar como un grupo. Cuando las hojas se agrupan de esta manera, todo lo que hagas en la hoja activa se hace también en las otras hojas del grupo. Este comportamiento de agrupación puede ahorrar mucho tiempo de formato y edición si su libro de trabajo divide los datos relacionados en hojas de estructura similar. También puedes utilizar las hojas agrupadas para hacer cosas de las que quizás no te des cuenta. En este artículo, le mostraré algunos trucos útiles de agrupación que podría no haber considerado.

Estaré usando Excel 2016 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede aplicar estos consejos a versiones anteriores sin ninguna instrucción adicional. No hay archivo de demostración descargable.

Unas palabras sobre lo relacionado pero separado

Los grupos se basan en lo que yo llamo la construcción relacionada pero separada. Cada hoja es similar en cuanto a su propósito y, lo que es más importante, en cuanto a su estructura, pero los datos se dividen en hojas separadas por algunos criterios definitorios, como fechas, personal y departamentos. Puede ver los pedidos por mes, las ventas por región o las clases por profesor. El agregado es todos los pedidos, todas las ventas y todas las clases, pero la estructura separa los datos.

En el mejor de los casos, esta disposición hace que los informes sean sencillos, pero complica la agrupación de agregados y los procesos analíticos para los que Excel es tan bueno. Yo prefiero almacenar los datos en una estructura de registro más tradicional de tipo base de datos. Es más fácil reunir los datos de una fuente común para la elaboración de informes que recuperar los datos de varias hojas para su análisis y manipulación. Sin embargo, estoy en minoría; verás que muchos libros de Excel utilizan este modelo relacionado pero separado. No es erróneo ni mucho menos; pero considera la forma en que quieres utilizar todos los datos antes de aceptar este modelo como la mejor forma de almacenarlos. La forma de almacenar los datos es tan importante como la forma de presentar la información que resulta del análisis de esos datos.

Crear el grupo de hojas

Puede seleccionar dos o más hojas para crear un grupo y actuar sobre todas las hojas a la vez. Lo que haga en la hoja activa se producirá en todas las hojas del grupo. Si ya sabe cómo crear un grupo, no dude en pasar a los consejos que siguen. De lo contrario, para crear un grupo de hojas, haga lo siguiente:

1. Active cualquier hoja que desee incluir en el grupo.
2. Mantenga pulsadas y haga clic en las pestañas de la primera y la última hoja para crear un grupo contiguo (Figura A). Observará que las pestañas cambian de color cuando se agrupan. Utilice para hacer clic en pestañas individuales para crear un grupo de hojas no contiguas.

Figura A

Las pestañas blancas indican un grupo.

¡Eso es! Si quieres agrupar todas las hojas del libro de trabajo, puedes hacerlo rápidamente mediante una opción de menú: Haz clic con el botón derecho en cualquier pestaña y elige Seleccionar todas las hojas.

Mientras trabajas en modo grupo, Excel muestra el nombre del libro con en la barra de título. Debes acordarte de desagrupar las hojas una vez que termines de actuar sobre varias hojas. Es fácil olvidar que estás trabajando en modo grupo y hacer cambios en todas las hojas sin querer. Por otro lado, si utiliza el modo de grupo con frecuencia y en su beneficio, aprenderá rápidamente a desagrupar cuando haya terminado.

Para desagrupar hojas, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier pestaña de hoja del grupo y elija Desagrupar hojas. O haga clic en cualquier pestaña que no esté en el grupo. Si quieres desagrupar y quedarte en la hoja actual, mantén pulsada la tecla y haz clic en la pestaña activa. Ahora, pasemos a unas cuantas formas inteligentes de utilizar los grupos que quizá no se te hayan ocurrido.

1: Copiar una fórmula o un valor existente en otras hojas

Para introducir una fórmula o un valor en todas las hojas del grupo, se introduce una sola vez, en la hoja activa. Si quieres copiar una fórmula o valor existente en otra hoja del mismo libro, siempre puedes copiar y pegar. O puedes crear un grupo:

1. Seleccione la hoja que contiene la fórmula o el valor que desea copiar–la hoja de origen.
2. Mantenga pulsadas las teclas o y haga clic en las pestañas que desee incluir en el grupo: las hojas de destino.
3. Con un grupo de hojas ahora activo, seleccione la celda que contiene la fórmula o el valor.
4. Pulse
5. Pulse .

Pulsando se activa el contenido de la celda (modo de edición). Al pulsar, se pega el contenido de la celda de la hoja activa en la celda correspondiente de todas las demás hojas del grupo de hojas.

SEE: Fundamentos de la ordenación maestra en Excel

2: Controlar el número y la posición de las hojas insertadas

Por defecto, los nuevos libros de Excel tienen tres hojas. Puede añadir o eliminar hojas. Incluso puede cambiar el número de hojas por defecto para los nuevos libros de trabajo. Lo que no puede hacer fácilmente es añadir varias hojas sobre la marcha, exactamente donde las quiere. Las hojas agrupadas pueden ayudar.

Cree un grupo con el mismo número de hojas que desee añadir donde quiera añadir las nuevas hojas. Con el grupo activo, añada una nueva hoja haciendo clic con el botón derecho en cualquier pestaña del grupo y eligiendo Insertar. Excel añadirá el mismo número de hojas que en el grupo entre las hojas agrupadas. La figura B muestra los resultados de crear un grupo a partir de la Hoja3, la Hoja4 y la Hoja5 (siendo la Hoja5 la última del libro) e insertar una hoja.

Figura B

Añade varias hojas nuevas exactamente donde las quieres.

Pruébalo. No tardarás en cogerle el tranquillo. Esta ruta no es más fácil que hacer clic en el icono de nueva hoja unas cuantas veces, pero es más fácil que mover las hojas recién insertadas después de añadirlas. Utilice un grupo para añadirlas exactamente donde las quiere.

3: Borrar un grupo

Borrar varias hojas a la vez es igual de fácil, y no tienen que estar en una selección contigua. La tecla le permite añadir hojas no contiguas a un grupo. Luego, puede eliminar todas las hojas del grupo con una sola tarea: Haga clic con el botón derecho en una hoja y elija Eliminar.

SEA: Cómo utilizar la función de Validación de Datos de Excel para evitar errores en la introducción de datos

4: Mover hojas agrupadas

Si las hojas no están en un orden significativo, puede moverlas. También puede mover varias hojas agrupándolas y moviendo el grupo. Primero, cree el grupo. Luego, haga clic con el botón derecho en el grupo, elija Mover o Copiar, seleccione una posición y haga clic en Aceptar. Si hace clic en la opción Crear una copia, puede copiar, en lugar de eliminar, el grupo de hojas a una nueva ubicación.

5: Imprimir rápidamente

Para imprimir rápidamente varias hojas a la vez, cree un grupo. Con el grupo activo, proceda con su tarea de impresión como lo haría normalmente. Este consejo puede requerir un poco de práctica para hacer las cosas bien, pero vale la pena el esfuerzo extra.

6: Ver más pestañas

Este no es estrictamente un consejo de grupo, pero si no puede ver las pestañas de las hojas, puede ser difícil crear un grupo. Puedes usar las flechas a la izquierda del área de la hoja, pero eso mueve las pestañas, no muestra más pestañas. Una mejor solución es disminuir el tamaño de la barra de desplazamiento horizontal inmediatamente a la derecha. Simplemente pase el ratón sobre el borde izquierdo de la barra y arrástrela hacia la derecha para reducir su anchura y mostrar más pestañas de la hoja.

No es ciencia de cohetes

Ninguno de estos consejos es ciencia de cohetes, pero le permiten utilizar los grupos de maneras que podría no considerar por sí mismo. Una vez que hayas probado algunos, seguro que se te ocurren otros. Siéntase libre de compartir sus consejos de agrupación favoritos en la sección de comentarios a continuación.

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