Nejlepší prioritizační software v roce 2020:

Jak jste dobří v plnění úkolů?

Proháníte se svým seznamem úkolů s lehkostí kolibříka, který přelétá z místa na místo, aniž by se zapotil?

Nebo jste spíše zběsilý typ člověka, který se tahá za nos, vytahuje si vlasy a nemá dost hodin na den?

Pravdou je, že většinou jsme všichni od obojího trochu.

Ale bez ohledu na to, kde se nacházíte ve spektru „get-stuff-done“, život je vždy jednodušší, když máte k dispozici správné nástroje – a právě zde vstupuje do rovnice software pro určování priorit.

Jste-li produktový manažer, který chce řídit jednotlivé úkoly, nebo vlastník produktu, který chce zajistit hladký průběh celého projektu, správný software může mít zásadní význam.

Vzhledem k tomu věnujme trochu času pochopení síly prioritizace, proč je důležitá, a poté si projděme nejlepší prioritizační software pro rok 2020 (a dále).

Jste připraveni stát se mistrem prioritizace? Pak se do toho ponořme.

Nejdříve: stručný úvod do prioritizace

Než se pustíme opravdu do hloubky a ukážeme vám, které softwarové nástroje pro prioritizaci doporučujeme, začněme s některými základy.

Někteří z nás k ní možná jen mají o něco těžší přístup než jiní.

Jedním z důvodů, proč nedokážeme stanovit priority svých úkolů, a tím potenciálně promeškáváme termíny nebo čelíme jiným problémům, je to, že plně nerozumíme tomu, proč je třeba priority stanovovat.

Pojďme se tomu tedy věnovat přímo.

Tady jsou tři nejlepší důvody, proč si stanovit priority svých úkolů, než se do nich pustíte:

#1: Předejdete stresu a maximalizujete kvalitu

Pokud jste se někdy ocitli v situaci, kdy vás pevně tlačí termín (a kdo ne?), pak o pocitu „hašení požárů“ víte své.

Pokud netušíte, jak a v jakém pořadí se o své úkoly postarat, snadno se vám může stát, že nedodržíte termíny – a ještě se kvůli tomu dostanete do horké vody.

Se správným určením priorit a softwarem, který to umožňuje, můžete předejít stresu a zlepšit kvalitu svých výstupů.

To je výhra pro všechny.

#2: Vaše výstupy budou v souladu s celkovým obchodním cílem

Když pracujete v týmu, snadno se dostanete na vedlejší kolej – zejména pokud pracujete na dálku.

To, co považujete za vysokou prioritu, nemusí být v dokonalém souladu s tím, co by se podle vlastníka produktu mělo udělat jako první.

To může rychle vést k rozporu mezi směrem, kterým se ubíráte, a směrem, kterým se ubírá zbytek vašeho týmu – nebo celá firma.

Nejhorší na tom je?

Můžete si skutečně myslet, že jdete správným směrem, zatímco ve skutečnosti má firma jiné představy.

To samozřejmě částečně souvisí s komunikací.

Rozhodující roli však hraje i stanovení priorit – a jejich správné přiřazení. Pokud tomu rozumíte, pak by mělo být celkem snadné pochopit, jak může správné stanovení priorit – zejména to, které se provádí pomocí softwaru pro stanovení priorit ve spolupráci – změnit pravidla hry v rámci vaší kariéry.

#3: Odemknete čas, o kterém jste nikdy nevěděli, že ho máte

Pokud jste chronický prokrastinátor (jako mnoho, mnoho z nás), pravděpodobně už víte, jaké to je, když se na obzoru rýsuje několik termínů. Dost nepříjemné, že?

Ale nemusí to tak být. Když začnete pracovat na svých schopnostech stanovit si priority, možná se cestou setkáte s několika překvapivými výhodami.

Příklad řízení času.

Když trávíte veškerý čas žonglováním s termíny bez jasného určení priorit, pravděpodobně zjistíte, že vám zbývá málo času na mnoho jiného.

Na druhé straně, jakmile si skutečně stanovíte priority a věnujete čas jednotlivým úkolům, najednou se vám všechny tyto hodiny navíc uvolní – objeví se jako mávnutím kouzelného proutku!

Ještě lepší je, že se nebudete cítit provinile, když je využijete k plnění osobních cílů, protože budete vědět, že vaše pracovní úkoly jsou v pořádku.

Není to osvěžující?

Rámce prioritizace, plnění úkolů a teorie za teorií

Za prioritizací je spousta teorie. A myslíme tím opravdu hodně.

Ve skutečnosti – a uvědomujeme si tu ironii – se můžete ztratit v poměrně hluboké králičí noře, pokud se začnete do vědy o prioritizaci úkolů opravdu ponořovat.

Jistě, nemohli jsme si odpustit poslat vás do propasti vědomostí, kterou jsou prioritizační rámce. Tak jsme to udělali za vás.

V mnoha případech – včetně airfocusu – totiž zjistíte, že v rámci softwaru můžete využít více rámců a zjistit, co vám nejlépe vyhovuje.

Možná nejlépe pochopíte, co jsou to rámce pro stanovení priorit, na příkladu.

Tady jsou některé z nejoblíbenějších možností.

Rámec RICE

Někdy, i když máte před sebou rozvrženy všechny úkoly, se může zdát, že je nemožné rozhodnout, jak je kategorizovat (a následně stanovit priority).

Ale nebojte se: rámec RICE byl vyvinut tak, aby oba tyto problémy vyřešil najednou.

Jak si asi představujete, písmena „RICE“ představují kategorie, podle kterých můžete definovat své úkoly. Zde jsou:

• Dosah. Jedná se o míru toho, kolik koncových uživatelů nebo zákazníků by tento úkol pozitivně ovlivnil.

• Dopad. Jedná se o rozsah změny, kterou by změna přinesla. Zvýší se tím prodej? Zvýší tržby? Zlepší udržení zákazníků?

• Důvěra. Tato metrika se vztahuje k předchozím dvěma a dává vám možnost změřit, nakolik jste si jisti, že každá z nich je přesná.

• Výkon. Některé úkoly vyžadují pouze jednoho člověka, jiné celý tým. Náročnost úkolu může mít velký vliv na to, kdy by se měl řešit.

K použití rámce RICE stačí každé z těchto kategorií přiřadit číselnou hodnotu, pak ji sečíst a seřadit od nejvyšší po nejnižší.

Metoda MoSCoW

Tady je rámec prioritizace, který je ideální pro použití v produktových týmech, které používají agilní metodiku vývoje.

Metoda MoSCoW nemá navzdory svému názvu ve skutečnosti nic společného s hlavním městem Ruska. Místo toho je název složenou zkratkou odkazující na čtyři různé kategorie pro stanovení priorit úkolů:

1. Must haves (M)

2. Should haves (S)

3. Could haves (C)

4. Won not haves (W)

Metoda MoSCoW je užitečná, pokud se chcete rychle rozhodovat, protože umožňuje jedním pohledem přezkoumat relativní důležitost několika úkolů.

Chcete vidět metodu MoSCoW v akci? Podrobněji o ní hovoříme na našem glosáři.

Bodovací model ICE

Nemáte čas na RICE? Tak proč nezkusit ICE?

Jednoduše řečeno, bodovací model ICE je rámec pro stanovení priorit velmi podobný modelu RICE, ale je navržen pro rychlost rozhodování. Provedení kompletní analýzy RICE může být někdy časově náročné a těch už máte na talíři dost – proto je ICE řešením.

Stejně jako u většiny těchto rámců jde o iniciál a zkratku:

• Dopad

• Důvěra

• Snadnost

5 nejlepších softwarových platforem pro prioritizaci pro rok 2020

Teď, když jste dobře pochopili teorii prioritizace – a proč, s prominutím, byste z ní měli udělat prioritu -, je čas přejít k praxi.

Nástrojů pro prioritizaci, z nichž si můžete vybírat, rozhodně není málo, takže se pokusíme vnést trochu jasno rychlým přehledem 5 nejoblíbenějších možností.

airfocus

Co je na airfocusu tak skvělého?

No, obvykle nejsme typ, který by se chlubil, takže se zde pokusíme zůstat co nejobjektivnější.

airfocus byl vytvořen s ohledem na dvě klíčové věci: prioritizaci úkolů a správu plánu. Airfocus je vytvořen s podporou tabulí Kanban, časových os, zpřesňování backlogu a dalších funkcí a je ideální pro produktové týmy, které chtějí zefektivnit své procesy.

Kolik airfocus stojí?

airfocus začíná na 24 dolarech za uživatele měsíčně a lze jej škálovat až po vlastní balíčky pro podnikové klienty.

Co si o airfocusu myslí uživatelé?

airfocus má v současnosti na G2.com průměrnou známku 4,3 z 5,0 hvězdiček.

Má airfocus tarif zdarma?

Ano. airfocus si můžete vyzkoušet na 14 dní zdarma, aniž byste potřebovali kreditní kartu.

Má airfocus šablony?

Ano. šablony jsou ve skutečnosti jednou z klíčových funkcí platformy a mnoho z nich je k dispozici hned po vybalení. Patří mezi ně šablony pro technologické roadmapy, agilní sprintové roadmapy a další.

Má airfocus zabudované rámce pro stanovení priorit?

Absolutně. airfocus byl navržen se šablonou bodování modelu RICE. Obsahuje také nástroje pro prioritizaci, které jsou jedinečné pro platformu airfocus, například Priority Poker.

Jira

Co je na Jira tak skvělé?

Je nepochybné, že Jira je jedním z nejznámějších softwarů ve světě vývoje – a to z dobrého důvodu. Nabízí hloubkové sledování úkolů pomocí různých metodik plánování projektů včetně metodik Kanban a Scrum.

Kromě toho Jira umožňuje rychlé zpřesňování backlogu pomocí jednoduchého přetahování.

Kolik Jira stojí?

Jira začíná na 10 dolarech měsíčně pro maximálně 10 uživatelů, od této ceny se pak odstupňuje. Na podnikové úrovni jsou k dispozici spravované možnosti.

Co si o systému Jira myslí uživatelé?

Jira má v současné době na G2.com průměrnou známku 4,2 z 5,0 hvězdiček.

Má Jira plán zdarma?

Ano, až pro 10 uživatelů s omezeními.

Má Jira šablony?

Jelikož Jira nabízí možnost vytváření šablon, nejsou tyto šablony příliš zaměřeny na určování priorit.

Sledování chyb a problémů je místem, kde Jira skutečně září, takže její funkce prioritizace jsou ve srovnání s jinými platformami omezené.

Má Jira zabudované rámce pro prioritizaci?

Software Jira nemá v sobě zabudované rámce pro prioritizaci. Je možné přidat tabulky priorit pro správu backlogu pomocí rámců, jako jsou RICE a ICE, ale vyžaduje to „cloudovou aplikaci“ třetí strany, která může mít další náklady.

Miro

Co je na Miro tak skvělé?

Miro je platforma vytvořená shora dolů pro spolupráci. Miro, označované jako online tabule, umožňuje vám a vašemu vzdálenému týmu sdílet digitální pracovní prostor, brainstormovat nápady, plánovat priority, společně vytvářet myšlenkové mapy, využívat základní agilní pracovní postupy a mnoho dalšího.

Kolik Miro stojí?

Miro začíná na 8 dolarech za uživatelský měsíc pro týmy 2+, pokud se účtuje ročně. Na podnikové úrovni jsou k dispozici vlastní ceny.

Co si uživatelé myslí o systému Miro?

Miro má na G2.com v současné době průměrnou známku 4,7 z 5,0 hvězdiček.

Má Miro plán zdarma?

Ano, s omezenou sadou funkcí.

Má Miro šablony?

Ano. protože Miro je platforma pro bílé tabule, lze její pracovní prostor zaplnit téměř čímkoli. Jeho knihovna šablon umožňuje procházet různá předpřipravená nastavení tabule, která můžete použít se svým týmem.

Má Miro zabudované rámce pro určování priorit?

Přestože je systém Miro ze své podstaty prázdný, můžete v něm najít šablony, které umožňují některé základní rámce prioritizace. Například matice priorit rozdělí obrazovku na kvadranty pro přiřazení hodnot úkolů.

Microsoft Teams

Co je na Microsoft Teams tak skvělé?

Ve světě, který se více než kdy dříve zaměřuje na práci na dálku, se Microsoft Teams rychle stal základem mnoha firem. Jedná se o mezioborový nástroj, který má umožnit efektivní komunikaci mezi týmy a vzdálenou spolupráci na dokumentech Microsoft Office.

Kolik Microsoft Teams stojí?

Microsoft Teams je k dispozici jako součást balíku produktů známého jako Microsoft 365 (který zahrnuje také všechny klasické aplikace Office). K dispozici jsou různé balíčky, jejichž cena začíná na 5,00 USD za uživatele a měsíc.

Co si uživatelé myslí o Microsoft Teams?

Microsoft Teams má na G2.com v současné době průměrnou známku 4,2 z 5,0 hvězdiček.

Má Microsoft Teams bezplatný tarif?

Ano, pro osobní použití s omezenou sadou funkcí.

Má Microsoft Teams šablony?

Ne. Protože je nástroj zaměřen spíše na týmovou komunikaci a spolupráci, nemá podporu šablon. I když soubory, jako jsou dokumenty Word a tabulky Excel, lze sdílet a prohlížet společně.

Má Microsoft Teams zabudované rámce pro určování priorit?

Ne. Povaha platformy jako nástroje pro spolupráci znamená, že nástroje pro prioritizaci nejsou hlavním zaměřením Microsoft Teams. Uživatelé však mohou využít integraci Microsoft Priority Matrix v rámci Teams, aby tento prvek softwaru posunuli na vyšší úroveň.

Trello

Co je na Trellu tak skvělého?

Trello je vizuální organizační nástroj, který umožňuje uživatelům přidávat, přesouvat a spravovat karty na digitální nástěnce. Uživatelé mohou vytvářet seznamy, určovat priority úkolů a využívat automatizační nástroje pro zjednodušení rozsáhlých projektů doma i v práci.

Kolik Trello stojí?

Pro firemní uživatele začíná Trello na 9,99 USD za uživatele a měsíc při ročním vyúčtování. Při měsíčním účtování je cena 12,50 USD za uživatele a měsíc. Podnikové balíčky používají klouzavou stupnici, v níž se cena za uživatele snižuje s přibývajícími uživateli.

Co si uživatelé myslí o aplikaci Trello?

Trello má na G2.com v současné době průměrnou známku 4,3 z 5,0 hvězdiček.

Má Trello plán zdarma?

Ano, s omezenou sadou funkcí.

Má Trello šablony?

Ano. Trello nabízí knihovnu šablon, kde lze stáhnout šablony a používat je pro různé účely, včetně šablon Kanban a agilních sprintových nástěnek.

Má Trello zabudované rámce pro určování priorit?

Ne, Trello nenabízí žádné vestavěné rámce založené na existujících modelech prioritizace. Uživatelé si však mohou z knihovny stáhnout šablony, které jsou založeny na prioritizačních rámcích.

Jste připraveni vnést do svého pracovního dne trochu více zenu?

Jestliže jste jako, no, většina z nás, pravděpodobně trávíte poměrně hodně času hašením metaforických požárů na svém seznamu úkolů. Přidejte zdravou dávku prokrastinace a máte dokonalou bouři stresu a úzkosti.

Pokud vám to zní povědomě, máme pro vás dobrou zprávu.

Airfocus jsme navrhli jako protilátku proti chaosu pracovního života. Naše platforma má všechny funkce potřebné k tomu, abyste do svého dne vnesli trochu více zenu: organizujte své úkoly, pracujte efektivněji jako vzdálený tým a vytvářejte prvotřídní modely priorit přímo před vašima očima.

Zní to dobře? Pokud ano, nikdy nebyl lepší čas vyzkoušet naši platformu.

Staňte se pánem svého seznamu úkolů ještě dnes, stanovte si priority jako profesionál, ovládněte své plány a objevte vnitřní klid, který vám přináší vědomí, že vaše úkoly jsou dokonale prioritizovány – to vše díky síle airfocusu.