Valget om at forbedre samarbejdet på tværs af teams i din virksomhed er en selvfølge. Når alt kommer til alt, vil det at forene eksperter fra en række forskellige teams og afdelinger i din organisation helt sikkert føre til dybere indsigt, friskere perspektiver og hurtigere innovation, ikke sandt? Ja, det kan og bør det absolut. Men først er det vigtigt at huske, at teams består af mennesker, og at mennesker har brug for at skabe forbindelse og kommunikere klart med hinanden, før de kan samarbejde med succes. For at sikre, at dit samarbejde på tværs af teamet er forberedt til succes, har vi samlet et par tips, der kan hjælpe dig med at forberede dit team på at forbedre og dominere samarbejdet i virksomheden. Her er 5 måder at forbedre og forbedre samarbejdet på tværs af teams og tværfunktionelt samarbejde.
5 måder at forbedre samarbejdet på tværs af teams:
I henhold til en rapport i Harvard Business Review er “75 % af tværfunktionelle teams dysfunktionelle og fejler på mindst tre ud af fem kriterier”: 1) overholdelse af et planlagt budget; 2.) overholdelse af tidsplanen; 3.) overholdelse af specifikationer; 4.) opfyldelse af kundernes forventninger; og/eller 5.) opretholdelse af overensstemmelse med virksomhedens overordnede mål.” Selv om en fejlprocent på 75 % kan virke skræmmende, viste den samme undersøgelse, at tværgående teamprojekter, der blev ledet af en højtstående leder eller overvåget af et team af ledere fra forskellige afdelinger, havde en succesrate på 76 %. Det er noget af en omvæltning.
Da god ledelse er afgørende for, at et tværgående team kan nå sine mål, skal du sørge for, at lederne af dit tværgående team er både synlige og tilgængelige for teammedlemmerne. F.eks. har lederne måske ikke den fornødne fleksibilitet i deres tidsplan til at være til stede ved alle møder, men de bør helt sikkert være til stede ved ugentlige/månedlige projektstatusrapporter og andre møder om fremskridt på højt niveau. Lederne bør også tilbyde teammedlemmerne flere måder at kommunikere med dem om tværgående teamprojekter på, lige fra sms og e-mail til videochat og kontortid.
#2: Hjælp teammedlemmerne med at skabe kontakt
For at et team kan fungere godt, skal folk på teamet kunne stole på hinanden, og for at skabe tillidsfulde relationer kræver det, at folk bruger tid på at lære hinanden at kende. For at afhjælpe noget af det akavede ved, at folk, der ikke kender hinanden godt, mødes for at arbejde sammen som et team, anbefaler vi følgende:
– Brug HD-videokonferencer for at sikre, at fjernte teammedlemmer kan se alle ansigt til ansigt og kommunikere med dem, som om de var i samme rum.
– Begynd møderne med et isbryderspørgsmål, f.eks. “Hvad er dit yndlingsferieområde?” eller “Hvad er dit skjulte talent?”. Gå derefter rundt i lokalet, og få alle til at dele deres svar.
– Lav en minibog med teamets biografier, og del den ud ved det første møde. Biohæfterne bør indeholde et billede af hver enkelt person, deres titel, ekspertiseområde, foretrukne kontaktmetode og et par personlige oplysninger, der gør dem relaterbare, f.eks. yndlingsfilm, nuværende hobbyer, kæledyr osv.
– Vær vært for en social begivenhed for teammedlemmer og spil spil, der opfordrer dem til at knytte bånd med folk uden for deres afdeling. Hvis dit team har eksterne medarbejdere, kan du bruge videokonferencer til at inkludere dem i det sjove og spille spil som f.eks. kontorquiz, charader eller catchphrase.
#3: Opret et teamcharter
Når dine samarbejdspartnere på tværs af teamet har haft mulighed for at lære hinanden at kende, skal du udarbejde et teamcharter, der beskriver, hvad formålet med teamet er, hvad de overordnede mål er, og hvilke roller medlemmerne forventes at spille for at nå forretningsmålene. Udarbejdelsen af teamets charter bør være teamets første opgave, som det skal udføre sammen, da det er med til at sikre, at alle er enige om, hvordan de bedst kan arbejde sammen. Et godt teamcharter bør indeholde syv punkter:
1. Formål – Definer formålet med teamet eller det problem, der skal løses
2. Mission & Målsætninger – Fastsæt hovedmålet og en prioriteret liste over mindre målbare mål
3. Teamets roller – Angiv teamets medlemmer, deres roller på teamet og deres kontaktoplysninger
4. Forventninger – Angiv klart teamets prioriteter og veje til konfliktløsning
5. Budget & Ressourcer – Udarbejd en liste over tilgængelige ressourcer og elementer, der er dækket af budgettet
6. Tidsplan – Skitsér en mødeplan for statusrapporter og forventede måldatoer
7. Aftale – Når charteret er færdigt, skal alle medlemmer underskrive det som en aftale
#4: Centraliser kommunikationen
En god måde at sikre, at alle forbliver fokuseret på teamets tværgående mål og er opdateret med hensyn til, hvad andre laver, og hvordan tingene skrider frem mellem møderne, er at få hjælp fra en projektstyringsapp, som Asana, Trello eller Clarizen. Projektstyringsapps gør det muligt for alle i teamet at skrive beskeder, stille spørgsmål og dele opdateringer. Alle de førnævnte online samarbejdsværktøjer er sikre og kan tilpasses, så projektlederne kan styre adgangsniveauet til følsomme oplysninger og mærke projektwebstedet med teamets farver, logoer og meget mere.
En anden måde at skabe et miljø, hvor teammedlemmer kan holde improviserede møder og kommunikere med hinanden på et centralt sted, er ved at tage et dedikeret rum, f.eks. et “huddle room”, og udstyre det med en “altid tændt” videoportal. At skabe en sådan atmosfære fremmer kammeratskab ved at give fjernansatte medarbejdere mulighed for at forblive i kontakt med teammedlemmer. Det understøtter også spontant samarbejde, hvilket er afgørende for at øge innovationshastigheden.
#5: Anerkend og beløn projektmilepæle
Der er altid spænding, når et nyt projekt lanceres, men det kan være en hård kamp at opretholde momentum på tværs af teamet, når den daglige kamp med at stå over for forskellige udfordringer indtræder. For at holde dit team inspireret og se frem til at nå den næste milepæl bør lederne gøre en dyd ud af at anerkende og belønne gennembrud og teampræstationer på tværs af samarbejdet.
Mens teammedlemmerne helt sikkert vil føle sig beæret, når lederne anerkender deres hårde arbejde og samarbejdsindsats, vil kloge ledere også opfordre teammedlemmerne til at anerkende de teammedlemmer, som de sætter pris på. I sidstnævnte scenario er anerkendelse af ligesindede med til at opbygge endnu stærkere bånd og en følelse af goodwill mellem teammedlemmerne.
Med hensyn til belønninger kan du måske indsamle forslag fra teammedlemmerne i forbindelse med udarbejdelsen af teamets charter for at få ideer til, hvad der virkelig vil motivere de enkelte medlemmer af teamet. Afprøvede og sande belønninger som f.eks. frokoster og middage i grupper og udflugter til sportsbegivenheder er naturligvis altid værdsat og har den ekstra bonus, at de giver holdkammeraterne mulighed for at udvikle stærkere forbindelser gennem socialt samvær.
Lette måder at forbedre og styrke samarbejdet på – gør samarbejdet på tværs af teamet let
Det bedste, ledere kan gøre for at fremme og forbedre samarbejdet på tværs af teamet, er måske at gøre processen med at samarbejde til en god oplevelse i sig selv. Kom ind med Highfive, en kraftfuld alt-i-én-videokonferenceløsning med HD-video og lyd, der giver teams mulighed for at oprette forbindelse til en uovertruffen oplevelse af ansigt-til-ansigt-kommunikation. Highfives er desuden så brugervenlige, at alle kan bruge dem lige ud af boksen til at dele skærme, brainstorme løsninger, samarbejde med andre teammedlemmer og meget mere. Hvis du vil udstyre dit tværgående team med alt det, de har brug for for at få succes, kan du starte med at give dem en Highfive. Vi håber, at du nød disse tips om måder at forbedre samarbejdet mellem tværfaglige teams og den generelle forbedring af virksomhedens samarbejde på!
