Resumen:
La subcontratación es una práctica que consiste en contratar a un tercero para realizar servicios de trabajo. Las formas más comunes son contratar fuera del país en lugar de residir en él.
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Subcontratación de trabajo
¿Te has preguntado alguna vez por qué las empresas subcontratan, o qué significa exactamente la palabra «subcontratar»? Pues bien, es más sencillo de lo que pueda imaginar. En primer lugar, «externalizar» es básicamente lo que la propia palabra implica: externalizar; es decir, recibir «fuentes» de «fuera», es decir, fuera. Para que quede más claro, es una práctica común entre algunas empresas contratar a un tercero en el extranjero o en países adyacentes para que realice servicios y cree bienes que en su día fueron realizados internamente por el propio personal de la empresa, pero por X o Y razones prefieren, o necesitan, ayuda externa por el momento. Suele ocurrir por escasez de mano de obra o por motivos relacionados con los costes, pero sea cual sea el motivo, el objetivo suele ser el mismo: producir bienes de alta calidad mediante habilidades que la propia empresa suele tener dificultades para desarrollar, por una u otra razón.
Un vistazo a la subcontratación
Desde que Donald Trump llegó al poder, los estadounidenses le han pedido que devuelva los puestos de trabajo a Estados Unidos, siendo este uno de los principales componentes de su presidencia, si no su mayor promesa. Sin embargo, las estadísticas muestran que la subcontratación sigue siendo una práctica importante entre las empresas contemporáneas, y no hay señales de que vaya a detenerse pronto. Básicamente, se podría incluso decir que esta es la razón por la que las empresas subcontratan: necesitan una ayuda adicional que no se encuentra o no es asequible en su país de origen.
¿Por qué subcontratan las empresas?
La subcontratación en las empresas es una cuestión realmente compleja. ¿Por qué las empresas subcontratan, exactamente? Realmente no hay una sola razón, sino varias, y depende del contexto y de las necesidades reales de la empresa. Recordemos que la externalización es cuando una empresa contrata ayuda externa, pero los motivos pueden, y van a, variar. Algunos de los motivos más comunes, sin embargo, son los siguientes:
- Reducir y controlar los costes de operación (este suele ser el motivo principal).
- Mejorar el enfoque de la empresa.
- Liberar fuentes internas para nuevos fines.
- Aumentar la eficiencia para algunas funciones que consumen mucho tiempo y para las que la empresa puede carecer de recursos.
- Utilizar recursos externos en la medida de lo posible.
- Compartir riesgos con una empresa asociada.
Aún con todos los pros, una de las principales razones para la práctica de la subcontratación es ejecutar un modelo de negocio exitoso. Sin embargo, incluso si una empresa tiene suficientes razones para ejecutar un programa de externalización exitoso, también deben considerar todos los componentes para que funcione. Como muchas otras operaciones relacionadas con el negocio, la subcontratación podría costar más de lo que justifica, ya que tiene riesgos potenciales de los que la empresa debe ser cautelosa, si es que no pesa más que las ventajas reales, al menos de acuerdo con su contexto específico.
Desventajas de la subcontratación
Las empresas que utilizan la subcontratación deben ser conscientes de que, si bien hay muchas ventajas en la adquisición de ayuda externa para las operaciones de sus negocios, las desventajas existentes -y ojo, no son pocas- pueden ser difíciles de manejar, si no se cuidan adecuadamente. Las empresas que dependen de un negocio de subcontratación deben tener cuidado con lo siguiente, si quieren evitar una caída irremediable:
- El personal local puede sentirse desechable o amenazado y podría marcharse.
- Algunos miembros del personal podrían quedarse sin trabajo.
- Dependiendo de la ubicación geográfica del socio comercial de la subcontratación, podría haber problemas en cuanto a la calidad del producto/servicio, ya que los estándares pueden diferir entre países.
- Problemas de comunicación, normalmente debidos al idioma o a las zonas horarias entre los socios de la externalización.
- Las políticas y procedimientos serán más difíciles de controlar.
- La seguridad de los datos estará en peligro.
¿Qué empresas externalizan?
La externalización sólo se hizo popular hasta los años 90, cuando el ahorro de costes se convirtió en una piedra angular en varias empresas. Los recursos subcontratados, aunque fueran necesarios, no necesariamente dejaban un gran impacto en el propio negocio, ya que se trataba en su mayoría de trabajos relacionados con el servicio al cliente que se manejaban fácilmente por teléfono (una práctica que todavía existe, por cierto). Sin embargo, algunas industrias clave sobrevivieron y siguen operando hasta hoy, sobre todo porque ofrecen productos integrales a empresas de gran nombre.
Algunas de las empresas de externalización más comunes ofrecen servicios financieros, fabricación de productos farmacéuticos, venta al por menor y, por supuesto, servicios de TI, tecnología y pruebas de software, desarrollo web. Algunos de los mayores ejemplos de empresas que externalizan estos últimos, por ejemplo, son ZS, Synoptek, Fidelity IT Solutions, etc. Hay más, pero esta lista pretende destacar sólo a los actores clave dentro del ámbito de la externalización de empresas.
Cómo realizar una operación de externalización con éxito
En el pasado, la reducción de costes era la mayor causa detrás de la externalización. Hoy en día, sin embargo, la estrategia y las actividades de valor añadido dentro de la empresa se convirtieron en dos de los principales impulsores de las prácticas de externalización. Pero si este es el caso, ¿por qué las empresas subcontratan a otros países? Básicamente, las empresas que subcontratan no esperan tanto que las empresas extranjeras hagan el trabajo por ellas, sino tener socios que les ayuden a crecer de forma independiente, por decirlo de alguna manera. Aun así, y como hemos destacado antes, esto debe hacerse con cuidado para no causar daños a la propia empresa, o de lo contrario, perderá más que de lo contrario en la externalización. Así que básicamente, para que la externalización de una empresa tenga éxito, los siguientes son los puntos clave a tener en cuenta:
- Metas y objetivos claros, tanto para la empresa como para la firma de externalización.
- Una visión y planificación estratégica.
- Una buena y cuidadosa selección cuando se trata de proveedores.
- Una buena gestión entre las relaciones de las firmas.
- Una buena gestión de los subcontratos y acuerdos con los proveedores.
- Una buena y constante comunicación con las partes interesadas.
- La alta dirección debe ofrecer un apoyo constante y estar en continua implicación.
- Una atención detallada a cualquier problema potencial entre el personal.
- Todas las justificaciones financieras deben ser a corto plazo.
Todo esto es importante. Sin embargo, profundicemos en estos dos componentes clave: la comunicación abierta y el apoyo de los directivos.
Comunicación
Una buena y constante comunicación, junto con el apoyo constante de los directivos, son actores clave en el éxito de un proceso de externalización. Esto se debe principalmente al Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA), ya que también implica a cada individuo dentro del personal de la empresa, que son, obviamente, las células de la sangre en cualquier industria.
La comunicación es importante por el resultado del acuerdo de externalización. Ya sea bueno o malo, hay que ser capaz de gestionar el cambio, y esto sólo es posible mediante una buena comunicación. Ya sea para evaluar los requisitos de las partes interesadas o simplemente para mantener la línea de producción en buen estado, tener canales de comunicación abiertos durante este tiempo es vital. Todo el mundo, por grande o pequeño que sea su papel, es vital durante este proceso.
Apoyo al liderazgo
Obviamente, todos los objetivos estratégicos deben ser aprobados por los máximos responsables de la empresa. Son los altos directivos los que articulan y definen cuáles son las mejores estrategias de externalización y comunican los objetivos y beneficios a todos los implicados en el proceso. Sin su aprobación y apoyo, seguramente cualquier proyecto de externalización estará condenado desde el principio.
Hoy en día, los altos directivos reconocen los grandes beneficios que la externalización aporta a sus industrias y no se arredran ni siquiera después de que la tinta se seca en el contrato. De hecho, algunos ejemplos de empresas que utilizan la externalización son algunas de las principales marcas del mundo. Por ejemplo, la relación de Apple con la empresa china Foxconn es bastante conocida, y el gigante de la ropa deportiva Nike subcontrata la producción de la mayoría de sus productos a varias plantas de fabricación en el extranjero, especialmente en Asia. Estas relaciones han durado un buen tiempo, y su éxito se debe a una buena comunicación y a una excelente implicación de los ejecutivos.
Cómo una buena gestión de las relaciones puede salvar una externalización fallida
La falta de certeza y atención ha llevado a que muchos contratos de externalización sean renegociados o cancelados en apenas tres años, por lo que la gestión continua de las relaciones se ha convertido en algo vital para que este proceso sobreviva y se convierta en una asociación real y duradera. Por ello, la alta dirección debe permanecer siempre involucrada durante la ejecución del contrato, especialmente en lo que podrían considerarse los «últimos días»; es ahí donde su implicación brilla más que nunca.
Además de un procedimiento claro, la alta dirección de una empresa debe mantener viva la relación de externalización en todo momento, ya sea a través de reuniones, mensajes… Es decir, una comunicación continua. El proceso de externalización debe estar siempre en la cima de estas reuniones, sobre todo para asegurar que se desarrolla sin problemas y que todos los fines se cumplen al final del día para garantizar la satisfacción continua. Después de todo, la subcontratación se ha convertido en una parte integral para la mayoría de las empresas de éxito (basta con recordar las empresas mencionadas a continuación que subcontratan), por lo que hacerlo correctamente y seguir los pasos es crucial para sobrevivir y ser una empresa de éxito.
¿Por qué las empresas subcontratan proyectos o por qué las empresas estadounidenses subcontratan trabajos? Sencillamente, para completar el trabajo, pero al mismo tiempo, con la esperanza de ahorrar dinero.