Kuusi vinkkiä Excel-arkkiryhmien helppoon (mutta epätavalliseen) käyttöön

Excelin avulla voit valita useita arkkeja, joita voit sitten muokata ryhmänä. Kun arkit on ryhmitelty tällä tavoin, kaikki, mitä teet aktiiviselle arkille, tehdään myös muille ryhmän arkeille. Tämä ryhmittelykäyttäytyminen voi säästää paljon muotoilu- ja muokkausaikaa, jos työkirjassasi on jaettu toisiinsa liittyviä tietoja samankaltaisesti rakennetuille arkeille. Voit myös käyttää ryhmiteltyjä arkkeja sellaisten asioiden tekemiseen, joita et ehkä ymmärrä. Tässä artikkelissa esittelen muutamia hyödyllisiä ryhmittelytemppuja, joita et ehkä ole ottanut huomioon.

Käytän Excel 2016 -ohjelmaa Windows 10 64-bittisessä järjestelmässä, mutta voit soveltaa näitä vinkkejä aiempiin versioihin ilman lisäohjeita. Ladattavaa esittelytiedostoa ei ole.

Sana related but separate

Ryhmät luottavat siihen, mitä kutsun related but separate -konstruktioksi. Jokainen arkki on samankaltainen tarkoitukseltaan ja, mikä tärkeämpää, rakenteeltaan, mutta tiedot on jaettu erillisille arkeille joidenkin määrittelevien kriteerien, kuten päivämäärien, henkilöstön ja osastojen, mukaan. Voit nähdä tilaukset kuukausittain, myynnin alueittain tai luokat opettajittain. Yhteenlaskettuna ovat kaikki tilaukset, kaikki myynnit ja kaikki luokat, mutta rakenne erottaa tiedot toisistaan.

Tämä järjestely tekee raportoinnista parhaimmillaan yksinkertaista, mutta se vaikeuttaa aggregaattien ryhmittelyä ja analyysiprosesseja, joissa Excel on niin hyvä. Tallennan tiedot mieluummin perinteisempään tietokantatyyppiseen tietuerakenteeseen. Tietoja on helpompi koota yhteen yhteisestä lähteestä raportointia varten kuin hakea tietoja useilta arkeilta analyysejä ja käsittelyä varten. Olen kuitenkin vähemmistönä; monissa Excel-työkirjoissa käytetään tätä asiaan liittyvää mutta erillistä mallia. Se ei ole missään nimessä väärin; mutta mieti, miten haluat käyttää kaikkia tietoja, ennen kuin hyväksyt tämän mallin parhaaksi tavaksi tallentaa ne. Se, miten tallennat tietoja, on yhtä tärkeää kuin se, miten esität tiedot, jotka syntyvät näiden tietojen analysoinnista.

Levyryhmän luominen

Voit valita kaksi tai useampia arkkeja luodaksesi ryhmän ja toimiaksesi kaikilla arkeilla kerralla. Se, mitä teet aktiivisella arkilla, tapahtuu kaikilla ryhmän arkeilla. Jos tiedät jo, miten ryhmä luodaan, voit vapaasti siirtyä seuraaviin vinkkeihin. Muussa tapauksessa voit luoda arkkiryhmän seuraavasti:

1. Aktivoi mikä tahansa arkki, jonka haluat sisällyttää ryhmään.
2. Pidä ensimmäistä ja viimeistä arkin välilehteä painettuna ja napsauta niitä luodaksesi yhtenäisen ryhmän (kuva A). Huomaat, että välilehdet vaihtavat väriä, kun ne on ryhmitelty. Käytä napsauttamalla yksittäisiä välilehtiä luodaksesi ei-yhtenäisten arkkien ryhmän.

Kuva A

Valkoiset välilehdet ilmaisevat ryhmää.

Tässä se on! Jos haluat ryhmitellä kaikki työkirjan arkit, voit tehdä sen nopeasti valikkovaihtoehdon avulla: Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa välilehteä ja valitse Valitse kaikki arkit.

Työskennellessäsi ryhmätilassa Excel näyttää työkirjan nimen otsikkorivillä. Sinun on muistettava poistaa arkkien ryhmittely, kun olet lopettanut toimimisen useilla arkeilla. On helppo unohtaa, että työskentelet ryhmätilassa, ja tehdä muutoksia kaikkiin arkeihin tarkoituksetta. Toisaalta, jos käytät ryhmätilaa usein ja hyödyksesi, opit nopeasti poistamaan ryhmittelyn, kun olet lopettanut työt.

Voit poistaa arkkien ryhmittelyn napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa ryhmän arkkivälilehteä ja valitsemalla Poista arkkien ryhmittely. Tai napsauta mitä tahansa välilehteä, joka ei ole ryhmässä. Jos haluat poistaa ryhmittelyn ja pysyä nykyisellä arkilla, pidä näppäintä alhaalla ja napsauta aktiivista välilehteä. Siirrytään nyt muutamaan fiksuun tapaan käyttää ryhmiä, jotka eivät ehkä ole tulleet mieleesi.

1: Olemassa olevan kaavan tai arvon kopioiminen muille arkeille

Jos haluat syöttää kaavan tai arvon kaikille ryhmän arkeille, syötät sen vain kerran – aktiiviselle arkille. Jos haluat kopioida olemassa olevan kaavan tai arvon saman työkirjan toiselle arkille, voit aina kopioida ja liittää. Tai voit luoda ryhmän:

1. Valitse arkki, joka sisältää kaavan tai arvon, jonka haluat kopioida – lähdearkki.
2. Pidä tai painettuna ja napsauta välilehtiä, jotka haluat sisällyttää ryhmään – kohdearkkeja.
3. Kun arkkiryhmä on nyt aktiivinen, valitse solu, joka sisältää kaavan tai arvon.
4. Paina .
5. Paina .

Painamalla aktivoit solun sisällön (muokkaustila). Painaminen liittää sitten aktiivisen arkin aktiivisen solun sisällön vastaavaan soluun kaikissa muissa arkkiryhmän arkeissa.

SEE: Excelin päälajittelun perusteet

2: Sisäänliitettyjen arkkien lukumäärän ja sijainnin hallinta

Uudet Excel-työkirjat sisältävät oletusarvoisesti kolme arkkia. Voit lisätä tai poistaa arkkeja. Voit jopa muuttaa uusien työkirjojen arkkien oletusmäärää. Se, mitä et voi helposti tehdä, on lisätä useita arkkeja lennossa, juuri sinne, minne haluat ne. Ryhmitetyt arkit voivat auttaa.

Luo ryhmä, jossa on yhtä monta arkkia kuin haluat lisätä, sinne, mihin haluat lisätä uudet arkit. Kun ryhmä on aktiivinen, lisää uusi arkki napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa ryhmän välilehteä ja valitsemalla Lisää. Excel lisää ryhmiteltyjen arkkien väliin saman määrän arkkeja kuin ryhmässä on. Kuvassa B näkyy tulokset, kun luot ryhmän Sheet3:sta, Sheet4:stä ja Sheet5:stä (Sheet5 on työkirjan viimeinen arkki) ja lisäät arkin.

Kuva B

Lisää useita uusia arkkeja juuri sinne, minne haluat ne.

Kokeile. Ei kestä kauan, ennen kuin opit käyttämään sitä. Tämä reitti ei ole helpompi kuin Uusi arkki -kuvakkeen napsauttaminen muutaman kerran, mutta se on helpompi kuin juuri lisättyjen arkkien siirtäminen niiden lisäämisen jälkeen. Lisää ne ryhmän avulla juuri sinne, minne haluat.

3: Poista ryhmä

Monien arkkien poistaminen kerralla on yhtä helppoa, eikä niiden tarvitse olla vierekkäisessä valinnassa. Näppäimellä voit lisätä ryhmään myös muita kuin vierekkäisiä arkkeja. Sen jälkeen voit poistaa kaikki ryhmän arkit yhdellä tehtävällä: Napsauta välilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista.

KATSO: Excelin tietojen vahvistusominaisuuden käyttäminen tietojen syöttövirheiden estämiseksi

4: Ryhmitettyjen arkkien siirtäminen

Jos arkit eivät ole mielekkäässä järjestyksessä, voit siirtää niitä. Voit myös siirtää useita arkkeja ryhmittelemällä ne ja siirtämällä ryhmän. Luo ensin ryhmä. Napsauta sitten ryhmää hiiren kakkospainikkeella, valitse Siirrä tai Kopioi, valitse sijainti ja napsauta OK. Jos valitset Luo kopio -vaihtoehdon, voit kopioida arkkiryhmän uuteen paikkaan sen sijaan, että poistaisit sen.

5: Tulosta nopeasti

Luo ryhmä, jos haluat tulostaa nopeasti useita arkkeja kerralla. Kun ryhmä on aktiivinen, jatka tulostustehtävää tavalliseen tapaan. Tämä vinkki voi vaatia hieman harjoittelua, mutta se on lisävaivan arvoinen.

6: Näytä lisää välilehtiä

Tämä ei ole varsinaisesti ryhmävinkki, mutta jos arkin välilehtiä ei näy, ryhmän luominen voi olla vaikeaa. Voit käyttää arkin alueen vasemmalla puolella olevia nuolia, mutta se siirtää välilehtiä, mutta ei näytä lisää välilehtiä. Parempi ratkaisu on pienentää välittömästi oikealla olevan vaakasuuntaisen vierityspalkin kokoa. Vie hiiren kursori palkin vasemman reunan päälle ja vedä sitä oikealle, jolloin sen leveys pienenee ja näkyviin tulee lisää arkin välilehtiä.

Ei rakettitiedettä

Kään näistä vinkeistä ei ole rakettitiedettä, mutta niiden avulla voit käyttää ryhmiä tavoilla, joita et ehkä harkitsisi yksin. Kun olet käynyt läpi muutaman, keksit luultavasti muitakin. Voit vapaasti jakaa suosikkivinkkisi ryhmittelyyn alla olevassa Kommentit-osiossa.

Lähetä minulle kysymyksesi Officesta

Vastaan lukijoiden kysymyksiin, kun pystyn, mutta takeita ei ole. Älä lähetä tiedostoja, ellei pyydetä; alkuperäiset avunpyynnöt, jotka saapuvat liitetiedostojen kanssa, poistetaan lukemattomina. Voit lähettää kuvakaappauksia tiedoistasi kysymyksesi selventämiseksi. Kun otat minuun yhteyttä, ole mahdollisimman tarkka. Esimerkiksi ”Vianmääritys työkirjassani ja vian korjaaminen” ei todennäköisesti saa vastausta, mutta ”Voitteko kertoa, miksi tämä kaava ei tuota odotettuja tuloksia?” saattaa saada vastauksen. Mainitse käyttämäsi sovellus ja versio. TechRepublic ei korvaa aikaani tai asiantuntemustani, kun autan lukijoita, enkä pyydä palkkiota lukijoilta, joita autan. Voit ottaa minuun yhteyttä osoitteessa [email protected].

Lue myös…

• Konfiguroi Outlookin kalenterinäkymä sopivaksi työrutiineihisi
• Kuinka päivität ja aakkostat validointiohjausluettelon ohjelmallisesti Excelissä
• Kuinka muutat pysyvästi yksinkertaisia muotoilun oletusasetuksia Wordissa
• Officen kysymykset&A: Word-sivunumerointi ja Excelin hakutoiminto

.