Liiketoimintaraportin tyypit ja kuvaus

Liiketoimintaraportit välittävät erityyppisiä tarpeellisia tietoja yrityksestä, kuten faktoja, lukuja ja tilanneanalyysejä. Raporttien tärkein motiivi on antaa yritykselle olennaista tietoa suunnittelua ja tärkeiden päätösten, kuten laajennusten ja investointien, tekemistä varten. Liiketoimintasuunnitelmien, budjettien, mainontapäätösten ja monien muiden asioiden valmistelu voidaan tehdä raportin tietojen perusteella. Erilaisten liiketoimintaraporttien muotoilu on kriittisen tärkeää, koska raportista on tehtävä helposti ja nopeasti luettava ja välittömästi tunnistettava ilman, että siitä puuttuu mitään tärkeää tietoa.

Liiketoimintaraportit ovat epäilemättä erittäin tärkeä osa jokaista yritystä. Liiketoimintaraportteja on erityyppisiä tarpeesta ja tilanteesta riippuen. Niistä mainitsemisen arvoisia ovat alla mainitut:

Liiketoimintaraportin tyypit

• Epävirallinen liiketoimintaraportti
• Virallinen liiketoimintaraportti
• Informatiivinen liiketoimintaraportti
• Analyyttinen tai tulkitseva liiketoimintaraportti
• Yhteenveto Liiketoimintaraportti
• Verbatim Liiketoimintaraportti
• Fact Finding Liiketoimintaraportti
• Problematisointi Liiketoimintaraportti
• Tekninen Liiketoimintaraportti
• Tulosraportti
• Ad-hoc Committee Report
• Standing Committee Report
• Majority Report
• Minority Report
• Annual Report
• Tutkimusraportti

Jokaista tyyppiä kuvataan alla:

Epävirallinen liiketoimintaraportti

Epäviralliset liiketoimintaraportit tehdään kätevästi sellaisia, joista on hyötyä raportoijalle ja jotka voidaan esittää vaaditulle henkilölle välittömästi. Nämä raportit voi esittää myös liikekirjeen tai muistion muodossa. Näitä raportteja kutsutaan epävirallisiksi raporteiksi, koska näille ei ylläpidetä mitään kiinteää muotoa.

Virallinen liiketoimintaraportti

Viralliset liiketoimintaraportit laaditaan määrättyyn muotoon ja ne esitetään asianomaisille viranomaisille toistaiseksi vakiintuneella tavalla. Nämä raportit toimitetaan elimille tai komiteoille tai eri osastojen tai organisaatioiden johtajille. Raportit antavat muodollisesti kuvauksen liiketoiminnasta, joten niitä kutsutaan muodollisiksi liiketoimintaraporteiksi.

Informatiivinen liiketoimintaraportti

Nämä liiketoimintaraportit laaditaan antamaan tietoa kuvaavalla tavalla, joka käsittelee jotakin asiaa tai ongelmaa tai tilannetta. Näissä raporteissa annetaan yksityiskohtaista ja tyhjentävää tietoa, jota viranomaiset hyödyntävät saadakseen käsityksen asiasta tai ongelmasta tai tilanteesta. Näitä raportteja kutsutaan siis informatiivisiksi liiketoimintaraporteiksi.

Analyyttinen tai tulkitseva liiketoimintaraportti

Analyyttisissä tai tulkitsevissa tai tulkitsevissa liiketoimintaraporteissa esitetään tosiasioita, numeroita, mielipiteitä tai näkemyksiä, joiden avulla tulkitaan tiettyä tietoa tai ongelmaa tai tilannetta. Tässä raportissa voi myös olla syitä tiettyyn asiaan, miksi tietty asia tai tapahtuma tapahtui ja mikä olisi toimintatapa sekä suositus asiaa tai tapahtumaa varten.

Yhteenvetoinen liiketoimintaraportti

Raportti, joka laaditaan liiketoimintakokouksessa käsiteltyjen tärkeiden yksityiskohtien avulla, tunnetaan yhteenvetona liiketoimintaraportista. Nämä raportit laaditaan sen lähettämistä varten yrityksen osakkeenomistajille tai lehdistötiedotetta varten tai tietyn toimielimen jäsenelle.

Verbatim-liiketoimintaraportti

Liiketoimintaraportti, jonka tekevät sihteerit tai joku muu henkilö, joka kirjaa liikekokouksessa käydyt keskustelut sanasta sanaan, tunnetaan sanatarkkana liiketoimintaraporttina. Esimerkiksi päätös tilintarkastajan nimittämisestä on tehty liikekokouksessa ja päätös kirjataan sanasta sanaan sanatarkkana selontekona. Myös äänestyksissä, joissa käsitellään erillisten jäsenten yhteisiä ääniä, sanatarkat pöytäkirjat sisältävät nimet, äänestystavat ja tulokset. Nämä raportit eivät ole sama asia kuin kokouspöytäkirjat, jotka ovat tiivistelmä kokouksen kulusta ja päätöksistä.

Totuuden selvittäminen liikekertomus

Organisaatiossa on useita tilanteita, joissa tosiseikan selvittäminen tulee tarpeelliseksi. Esimerkiksi johtajan ja yhteistyökumppanin välinen kilpailu tai koneiden rikkoutuminen tehdastiloissa. Nämä tilanteet vaativat perusteellista päättelyä. Tällaisissa tapauksissa tosiasioiden selvittämisraportista on hyötyä, kun siinä esitetään tosiasiat kolmannen henkilön näkökulmasta. Nämä raportit toimitetaan ylimmälle johdolle, joka ryhtyy raportin perusteella välittömästi tarvittaviin toimenpiteisiin tilanteen suhteen.

Ongelmanratkaisun liiketoimintaraportti

Ongelmanratkaisun liiketoimintaraportit auttavat ratkaisemaan ongelman suosittelemalla tai ehdottamalla tiettyä tilannetta koskevaa toimintasuunnitelmaa. Raportti sisältää myös tällaisten ongelmien syyt, ja johtopäätöksessä esitetään useita tapoja, joita voidaan soveltaa ongelman ratkaisemiseksi. Raportti sisältää myös keinoja, joilla ongelma voidaan välttää tulevaisuudessa ryhtymällä erityisiin toimenpiteisiin.

Tekninen liiketoimintaraportti

Tekniikan jatkuvasti kehittyessä yritykset päivittävät jatkuvasti itseään uusimmalla tekniikalla. Aina kun yrityksessä tapahtuu tällainen teknologinen muutos, laaditaan tekninen liiketoimintaraportti teknologian tason määrittämiseksi. Nämä raportit sisältävät yksityiskohtaisen tavan seurata, mukaan lukien tarvittava raha ja aika. Tämä auttaa ylimpää johtoa suunnittelussa ja päätöksenteossa tulevaisuutta varten.

Suorituskykyraportti

Johto haluaa tietää säännöllisesti kunkin osaston suoritukset. Tämän lisäksi johto haluaa tietää myös uusista toimipisteistä, uusista työntekijöistä tai jopa nykyisten työntekijöiden suorituksista, joiden ylennykset ovat ajankohtaisia. Suorituskykyraportti laaditaan näiden asioiden analysoimiseksi. Nämä raportit ovat ratkaisevan tärkeitä johdon päätöksenteon kannalta. Niinpä osastojen tai toimialojen esimiehet tai vastaavat henkilöt laativat nämä raportit.

Ad-hoc-komitearaportti

Erityiskomitearaportti on toinen nimi ad-hoc-komitearaportille. Nimestä käy varsin selvästi ilmi, että tutkimuksen käsittelyä varten muodostetaan erityinen komitea, joka erotetaan raportin esittämisen jälkeen. Erityiskomiteoita muodostetaan erityis- tai erikoistapauksissa, kuten työntekijöiden työtapaturmissa tai toimistotilojen tulipaloissa jne.

Vakituisen komitean mietintö

Vakiintuneen komitean mietintö

Vakiintuneeksi komiteaksi kutsutaan komiteaa, joka on nimetty tiettyä tarkoitusta varten. Syy voi olla osastokohtainen arviointi, työntekijöiden arviointi tai taloudellinen arviointi. Pysyvän valiokunnan on annettava näistä asioista yksityiskohtainen raportti, ja tätä raporttia kutsutaan pysyvän valiokunnan mietinnöksi. Monet organisaatiot vaativat näiden raporttien toimittamista tihein väliajoin.

Monimielisyysraportti

Valiokunnan jäsenet, puheenjohtaja mukaan lukien, tekevät päätökset yleensä yksimielisesti keskenään. Näissä tapauksissa laaditaan yksi mietintö, joka toimitetaan viralliselle valiokunnalle. Muussa tapauksessa jäsenten enemmistö laatii oman mietintönsä ja toimittaa sen asianomaiselle viranomaiselle. Tätä mietintöä kutsutaan enemmistön mietinnöksi.

Miinusraportti

Erityiskomitean työryhmä nimetään toimittamaan erityiskohteen tutkimukseen perustuva mietintö. Lopulliseen komiteaan voidaan valita 3 jäsentä, joista kukin on mainitun komitean puheenjohtaja. Jos jäsenten välillä on erimielisyyttä aiheesta, muut jäsenet voivat antaa raportin erikseen. Eri mieltä olevien jäsenten toimittamia erillisiä mietintöjä kutsutaan vähemmistöraporteiksi.

Vuosikertomus

Kerran vuodessa laadittavaa raporttia, joka sisältää yrityksen vuosittaiset prosessit, kuten myynnin, liikevaihdon ja voitot, kutsutaan vuosikertomukseksi. Tämä raportti esitellään yritysjohtajille, jotta he voivat perehtyä liiketoimintavuoteen yksityiskohtaisesti.

Tutkimusraportti

Tutkimusraportit ovat raporttityypeistä kattavimpia. Yleensä näitä raportteja tarvitaan silloin, kun yritys yrittää uskaltautua uusille alueille, kuten laajentua uudelle maantieteelliselle alueelle tai tarjota uutta tuotetta jne. Ne ovat kaikista liiketoimintaraporttityypeistä kaikkein aikaa vievimpiä ja monimutkaisimpia laatia.