Abstract:
Outsourcing on käytäntö, jossa palkataan kolmas osapuoli suorittamaan työpalveluja. Yleisimpiä tapoja on palkata maan ulkopuolelle eikä asuinmaahan.
Täysi teksti
TYÖN ULKOISTAMINEN
Oletko koskaan miettinyt, miksi yritykset ulkoistavat tai mitä sana ”ulkoistaminen” tarkalleen ottaen tarkoittaa? No, se on yksinkertaisempaa kuin mitä voit kuvitella. Ensinnäkin ”ulkoistaminen” on pohjimmiltaan sitä, mitä sana itsessään tarkoittaa: ulkoistamista; eli ”lähteiden” vastaanottamista ”ulkoa” – siis ulkopuolelta. Selkeämmin sanottuna se on joidenkin yritysten yleinen käytäntö palkata kolmas osapuoli ulkomailta tai naapurimaista suorittamaan palveluja ja luomaan tavaroita, jotka yrityksen oma henkilökunta on aikoinaan saavuttanut yrityksen sisällä, mutta X- tai Y-syistä he haluavat tai tarvitsevat toistaiseksi ulkopuolista apua. Yleensä tämä tapahtuu työvoimapulan tai kustannuksiin liittyvien syiden vuoksi, mutta oli syy mikä tahansa, tavoite on yleensä sama: tuottaa korkealaatuisia tavaroita taitojen avulla, joita yrityksen itsensä on yleensä vaikea kehittää syystä tai toisesta.
Katsaus ulkoistamiseen
Jopa siitä lähtien, kun Donald Trump nousi valtaan, amerikkalaiset ovat vaatineet häntä tuomaan työpaikat takaisin Yhdysvaltoihin, sillä tämä on yksi hänen presidenttikautensa tärkeimmistä osatekijöistä, jos ei jopa hänen tärkein lupauksensa. Tilastot osoittavat kuitenkin, että ulkoistaminen on edelleen merkittävä käytäntö nykyisten yritysten keskuudessa, eikä ole merkkejä siitä, että se loppuisi lähiaikoina. Periaatteessa voisi jopa sanoa, että juuri siksi yritykset ulkoistavat: ne tarvitsevat lisäapua, jota ei löydy tai joka ei ole yhtä kohtuuhintaista niiden kotimaassa.
Miksi yritykset ulkoistavat?
Yritysten ulkoistaminen on todella monimutkainen kysymys. Miksi yritykset tarkalleen ottaen ulkoistavat? Siihen ei todellakaan ole yhtä ainoaa syytä, vaan pikemminkin useita, ja se riippuu yrityksen kontekstista ja todellisista tarpeista. Muistetaan, että ulkoistamisesta on kyse silloin, kun yritys palkkaa ulkopuolista apua, mutta syyt voivat ja tulevat vaihtelemaan. Yleisimpiä motiiveja ovat kuitenkin seuraavat:
- Vähentää ja kontrolloida toimintakustannuksia (tämä on yleensä tärkein syy).
- Yrityksen fokuksen parantaminen.
- Sisäisten lähteiden vapauttaminen uusiin tarkoituksiin.
- Tehokkuuden lisääminen joidenkin aikaa vievien toimintojen kohdalla, joita varten yrityksellä ei välttämättä ole resursseja.
- Käyttää ulkoisia resursseja mahdollisimman paljon.
- Jakaen riskejä kumppaniyrityksen kanssa.
Kaikkien hyvien puolien ohella, ulkoistamisen harrastamisen tärkeimpänä syynä on menestyksekkään liiketoimintamallin pyörittäminen. Vaikka yrityksellä olisikin riittävästi syitä menestyksekkään ulkoistamisohjelman toteuttamiseen, sen on kuitenkin otettava huomioon kaikki osatekijät, jotta se toimisi. Kuten monet muutkin yritystoimintaan liittyvät toiminnot, ulkoistaminen voi maksaa enemmän kuin mitä se takaa, sillä siihen liittyy mahdollisia riskejä, joita yrityksen tulisi varoa, ellei jopa punnita enemmän kuin todellisia etuja, ainakin oman asiayhteytensä mukaan.
Oulkoistamisen haitat
Oulkoistamista käyttävien yritysten on oltava tietoisia siitä, että vaikka ulkopuolisten apujen hankkimisesta yrityksensä toimintoihin on monia etuja, olemassa olevia haittoja – ja muistaakseni niitä ei ole kovinkaan vähän – voi olla hankala hallita, jos niistä ei huolehdita asianmukaisesti. Yritysten, jotka luottavat ulkoistamiseen, on oltava varovaisia seuraavien seikkojen suhteen, jos ne haluavat välttää toivottoman romahduksen:
- Paikallinen henkilökunta voi tuntea itsensä tarpeettomaksi tai uhatuksi ja saattaa lähteä pois.
- Joitakin henkilökunnan jäseniä saatetaan joutua irtisanomaan.
- Ulkoistavan yhteistyökumppanin maantieteellisestä sijainnista riippuen tuotteiden/palveluiden laatuun saattaa liittyä ongelmia, sillä standardit voivat vaihdella eri maissa.
- Viestintäongelmat, jotka johtuvat yleensä kieli- tai aikavyöhykkeistä ulkoistuskumppaneiden välillä.
- Politiikkoja ja menettelyjä on vaikeampi valvoa.
- Tietoturva on vaarassa.
Mitkä yritykset ulkoistavat?
Oulkoistamisesta tuli suosittua vasta 90-luvulle asti, jolloin kustannussäästöt tulivat useiden yritysten kulmakiveksi. Ulkoistetut resurssit, vaikka niitä tarvittiinkin, eivät välttämättä jättäneet suurta vaikutusta itse yritykseen, sillä ne olivat enimmäkseen asiakaspalveluun liittyviä töitä, jotka oli helppo hoitaa puhelimitse (käytäntö, joka on muuten edelleen olemassa). Jotkin keskeiset toimialat kuitenkin säilyivät hengissä ja jatkavat toimintaansa tähän päivään asti, lähinnä siksi, että ne tarjoavat olennaisia tuotteita suurille nimikko-yrityksille.
Joitakin yleisimpiä ulkoistamisyrityksiä tarjoavat rahoituspalveluja, lääkkeiden valmistusta, vähittäiskauppaa ja tietenkin tietotekniikka-, teknologia- ja ohjelmistotestaus-, web-kehityspalveluja. Suurimpia esimerkkejä näitä viimeksi mainittuja ulkoistavista yrityksistä ovat esimerkiksi ZS, Synoptek, Fidelity IT Solutions jne. Niitä on muitakin, mutta tässä luettelossa toivotaan nostettavan esiin vain keskeiset toimijat yritysten ulkoistamispaikan sisällä.
Miten suorittaa onnistunut ulkoistaminen
Aiemmin kustannusten vähentäminen oli suurin syy ulkoistamisen taustalla. Nykyään strategiasta ja arvoa lisäävistä toimista yrityksen sisällä on kuitenkin tullut kaksi tärkeintä ulkoistamiskäytäntöjen taustalla vaikuttavaa tekijää. Jos näin kuitenkin on, miksi yritykset ulkoistavat ulkomaille? Periaatteessa yritykset, jotka ulkoistavat, eivät niinkään toivo ulkomaisten yritysten tekevän työtä niiden puolesta vaan pikemminkin saavan kumppaneita, jotka auttavat niitä kasvamaan itsenäisesti, sanalla sanoen jonkinlaisella tavalla. Silti, ja kuten aiemmin korostimme, tämä on tehtävä varovasti, jotta ei aiheuteta vahinkoa omalle yritykselle, tai muuten se menettää ulkoistamisessa enemmän kuin muuten. Periaatteessa siis, jotta yrityksen ulkoistaminen onnistuisi, seuraavat seikat ovat keskeisiä asioita, jotka on otettava huomioon:
- Kirkkaat päämäärät ja tavoitteet sekä yritykselle että ulkoistavalle yritykselle.
- Strateginen visio ja suunnittelu.
- Hyvä ja huolellinen valinta, kun on kyse toimittajista.
- Hyvä yritysten välisten suhteiden hallinta.
- Hyvin järjestetyt alihankintasopimukset ja sopimukset toimittajien kanssa.
- Hyvä ja jatkuva yhteydenpito sidosryhmien kanssa.
- Ylimmän johdon on annettava jatkuvaa tukea ja oltava jatkuvasti mukana.
- Tarkka huomio mahdollisiin ongelmiin henkilöstön keskuudessa.
- Kaikkien taloudellisten perustelujen on oltava lyhytaikaisia.
Muistakaa, että kaikki nämä ovat tärkeitä. Perehdytään kuitenkin tarkemmin näihin kahteen keskeiseen osatekijään: avoimeen viestintään ja johdon tukeen.
Viestintä
Hyvä ja jatkuva viestintä sekä johdon jatkuva tuki ovat avainasemassa onnistuneessa ulkoistamisprosessissa. Tämä johtuu enimmäkseen palvelutasosopimuksesta (SLA), sillä se koskee myös jokaista yksilöä yrityksen henkilökunnan sisällä, jotka ovat luonnollisesti minkä tahansa toimialan verisoluja.
Viestintä on tärkeää ulkoistamisjärjestelyn lopputuloksen vuoksi. Oli se sitten hyvä tai huono, muutosta on pystyttävä hallitsemaan, ja se on mahdollista vain hyvän viestinnän avulla. Olipa kyse sitten sidosryhmien vaatimusten arvioinnista tai yksinkertaisesti tuotantolinjan sujuvuuden ylläpitämisestä, avoimet viestintäkanavat ovat tänä aikana elintärkeitä. Jokainen, olipa hänen roolinsa kuinka suuri tai pieni tahansa, on elintärkeä tämän prosessin aikana.
Johdon tuki
On selvää, että kaikkien strategisten tavoitteiden on oltava yrityksen ylimpien johtajien hyväksymiä. Juuri ylin johto artikuloi ja määrittelee, mitkä ovat parhaat ulkoistamisstrategiat, ja viestii tavoitteista ja hyödyistä kaikille prosessiin osallistuville. Ilman heidän hyväksyntäänsä ja tukeaan kaikki ulkoistamishankkeet ovat varmasti tuhoon tuomittuja heti alusta alkaen.
Tänä päivänä ylimmät johtajat tunnustavat suuret hyödyt, joita ulkoistaminen tuo heidän toimialoilleen, eivätkä ujostele edes sen jälkeen, kun muste sopimuksessa on kuivunut. Itse asiassa esimerkkejä ulkoistamista käyttävistä yrityksistä ovat eräät suuret tuotemerkit maailmanlaajuisesti. Esimerkiksi Applen suhde kiinalaiseen Foxconniin on varsin tunnettu, ja urheiluvaatejätti Nike ulkoistaa suurimman osan tuotteistaan useisiin ulkomaisiin tuotantolaitoksiin erityisesti Aasiassa. Nämä suhteet ovat kestäneet hyvän aikaa, ja menestys johtuu hyvästä viestinnästä ja johdon erinomaisesta osallistumisesta.
Kuinka hyvä suhteenhallinta voi pelastaa epäonnistuneen ulkoistamisen
Varmuuden ja huomion puute on johtanut siihen, että monet ulkoistamissopimukset on neuvoteltu uudestaan tai ne on peruttu jo kolmen vuoden kuluessa, joten jatkuva suhteenhallinta on tullut elintärkeäksi, jotta tämä prosessi selviytyisi hengissä ja muuttuisi todelliseksi, pitkäkestoiseksi kumppanuudeksi. Siksi ylimmän johdon on aina pysyttävä mukana sopimuksen täytäntöönpanon aikana, erityisesti ”viimeisinä päivinä”; silloin heidän osallistumisensa on tärkeämpää kuin koskaan.
Selkeän menettelyn lisäksi yrityksen ylimmän johdon on pidettävä ulkoistamissuhde elävänä koko ajan, olipa kyse sitten kokouksista, viesteistä… Eli jatkuvasta viestinnästä. Ulkoistamisprosessi on aina asetettava näiden tapaamisten kärkeen, lähinnä sen varmistamiseksi, että se sujuu sujuvasti ja että kaikki päämäärät saavutetaan päivän päätteeksi jatkuvan tyytyväisyyden varmistamiseksi. Loppujen lopuksi ulkoistamisesta on tullut olennainen osa useimpia menestyviä yrityksiä (muistakaa vain jälkeenpäin mainitut yritykset, jotka ulkoistavat), joten sen tekeminen oikein ja vaiheiden noudattaminen on ratkaisevaa selviytymisen ja menestyvän yrityksen kannalta.
Miksi yritykset ulkoistavat projektitöitä tai miksi yhdysvaltalaiset yritykset ulkoistavat työpaikkoja? Yksinkertaisesti saadakseen työn valmiiksi, mutta samalla toivottavasti säästääkseen rahaa.