Az üzleti jelentés típusai leírással

Az üzleti jelentések különböző típusú szükséges információkat közvetítenek egy vállalkozásról, például tényeket, számokat és helyzetelemzést. A jelentések fő motívuma az, hogy egy vállalkozás számára a tervezéshez és a főbb döntések meghozatalához, például a bővítésekhez és a beruházásokhoz szükséges alapvető információkat nyújtsanak. Üzleti tervek, költségvetések, reklámozási döntések és még sok más dolog elkészítése történhet a jelentés információi alapján. A különböző üzleti jelentések formázása kritikus fontosságú, mert a jelentést könnyen és gyorsan olvashatóvá és azonnal felismerhetővé kell tenni anélkül, hogy fontos információk hiányoznának.

Az üzleti jelentések kétségtelenül minden vállalkozás nagyon fontos részét képezik. Az üzleti jelentéseknek különböző típusai vannak az igényektől és a helyzettől függően. A megemlíthetőek közülük az alábbiak:

Üzleti jelentés típusai

• Informális üzleti jelentés
• Formális üzleti jelentés
• Informatív üzleti jelentés
• Analitikus vagy értelmező üzleti jelentés
• Összefoglaló üzleti jelentés
• összefoglaló Üzleti jelentés
• Szöveges üzleti jelentés
• Tényfeltáró üzleti jelentés
• Problémamegoldó üzleti jelentés
• Technikai üzleti jelentés
• Teljesítményjelentés
• Ad-hoc bizottsági jelentés
• Állandó bizottsági jelentés
• Többségi jelentés
• Kisebbségi jelentés
• Éves jelentés
• Kutatási jelentés

A típusok mindegyikét az alábbiakban ismertetjük:

Informális üzleti jelentés

A formális üzleti jelentések kényelmesen készülnek, amelyek hasznosak a jelentéstevő számára, és azonnal bemutathatók az igényelt személynek. Ezeket a jelentéseket üzleti levél vagy feljegyzés formájában is be lehet mutatni. Ezeket a jelentéseket azért nevezik informális jelentéseknek, mert ezekhez nem tartanak fenn rögzített formátumot.

Formális üzleti jelentés

A formális üzleti jelentéseket meghatározott formátumban készítik el, és egy eddig meghatározott módon mutatják be a megfelelő hatóságoknak. Ezeket a jelentéseket különböző szerveknek vagy bizottságoknak, illetve a különböző osztályok vagy szervezetek vezetőinek nyújtják be. A jelentések formálisan adnak leírást egy vállalkozásról, ezért nevezik formális üzleti jelentésnek.

Informatív üzleti jelentés

Ezek az üzleti jelentések azért készülnek, hogy leíró módon adjanak információt egy kérdéssel, problémával vagy helyzettel foglalkozva. Ezek a jelentések részletes és kimerítő módon adnak információt, amelyet a hatóságok arra használnak, hogy betekintést nyerjenek a kérdésbe, problémába vagy helyzetbe. Ezeket a jelentéseket tehát informatív üzleti jelentéseknek nevezik.

Analitikus vagy értelmező üzleti jelentés

Az analitikus vagy értelmező vagy értelmező üzleti jelentések tényeket, számokat, véleményeket vagy nézeteket közölnek egy adott információ vagy probléma vagy helyzet értelmezéséhez. Ez a jelentés tartalmazhat indoklást is egy adott kérdéssel kapcsolatban, hogy miért történt egy adott kérdés vagy esemény, és mi legyen a cselekvés menete, valamint ajánlást a kérdéssel vagy eseménnyel kapcsolatban.

Összefoglaló üzleti jelentés

Az üzleti megbeszélésen megvitatott fontos részletek segítségével készült jelentést összefoglaló üzleti jelentésnek nevezzük. Ezeket a jelentéseket a vállalat részvényesei, a sajtóközlemény vagy egy adott intézmény tagja számára történő elküldés céljából készítik.

Szöveges üzleti jelentés

A titkárságvezetők vagy más személy által készített üzleti jelentést, amely szóról szóra rögzíti az üzleti megbeszélésen elhangzottakat, szó szerinti üzleti jelentésnek nevezzük. Például a könyvvizsgáló kinevezéséről szóló határozatot az üzleti ülésen elfogadták, és a határozatot szóról szóra szó szerinti jelentésként rögzítik. Ugyanígy a szavazásnál, ahol a különálló tagok közös szavazatait veszik figyelembe, a szó szerinti jegyzőkönyvek tartalmazzák a neveket, a szavazás módját és az eredményeket. Ezek a jelentések nem azonosak az ülés jegyzőkönyvével, amely az ülés lefolyásának és határozatainak összefoglaló feljegyzése.”

Ténymegállapító üzleti jelentés

Egy szervezetnél számos olyan helyzet adódik, amikor szükségessé válik egy tény megállapítása. Ilyen például a vezető és a munkatárs közötti rivalizálás vagy a gépek meghibásodása a gyár területén. Ezek a helyzetek alapos érvelést igényelnek. Ilyen esetekben előnyös a tényfeltáró jelentés, amely a tényeket harmadik személy szemszögéből mutatja be. Ezeket a jelentéseket a felső vezetésnek nyújtják be, és a jelentés alapján azonnal megteszik a szükséges intézkedéseket a helyzettel kapcsolatban.

Problémamegoldó üzleti jelentés

A problémamegoldó üzleti jelentések egy adott helyzetre vonatkozó cselekvési terv ajánlásával vagy javaslatával segítik a probléma megoldását. A jelentés tartalmazza az ilyen problémák okait is, és a következtetés több, a probléma megoldására alkalmazható módon történik. A jelentés tartalmazza a probléma jövőbeni elkerülésének módjait is, konkrét lépések megtételével.

Technikai üzleti jelentés

Mivel a technológia folyamatosan fejlődik, a vállalatok folyamatosan korszerűsítik magukat a legújabb technológiával. Valahányszor ilyen technológiai változás történik egy vállalatnál, technikai üzleti jelentést készítenek a technológiai szint meghatározására. Ezek a jelentések tartalmazzák a követés részletes módját, beleértve a szükséges pénzt és időt is. Ez segíti a felső vezetést a jövőre vonatkozó tervezésben és döntéshozatalban.

Teljesítményjelentés

A vezetés rendszeresen meg akarja ismerni az egyes részlegek teljesítményét. Ezen kívül a vezetőség tudni akar az új kirendeltségekről, az új alkalmazottakról vagy akár a meglévő alkalmazottak teljesítményéről is, akiknek az előléptetése esedékes. Ezeknek a dolgoknak az elemzésére készül a teljesítményjelentés. Ezek a jelentések döntő fontosságúak a vezetőség számára a döntések meghozatalához. Tehát a részlegek vagy kirendeltségek vezetői vagy a megfelelő emberek készítik ezeket a jelentéseket.

Ad-hoc bizottsági jelentés

A speciális bizottsági jelentés az ad-hoc bizottsági jelentés másik neve. Az elnevezésből egyértelműen kiderül, hogy a vizsgálattal való foglalkozásra különbizottságot hoznak létre, és ezt a bizottságot a jelentés bemutatása után feloszlatják. A különleges bizottságokat meghatározott vagy különleges esetekben hozzák létre, például a munkavállalók munkabaleseteinek munka közbeni bekövetkezése vagy az irodahelyiségekben keletkezett tűz stb. esetén.

Állandó bizottsági jelentés

A meghatározott okból kinevezett bizottságot állandó bizottságnak nevezzük. Az ok lehet részlegértékelés, munkavállalói értékelés vagy pénzügyi értékelés. Az állandó bizottságnak ezekről a dolgokról részletes jelentést kell benyújtania, és ezt a jelentést nevezzük állandó bizottsági jelentésnek. Sok szervezet megköveteli ezeknek a jelentéseknek a gyakori időközönkénti benyújtását.

Többségi jelentés

A bizottság tagjai, beleértve az elnököt is, általában egyhangú döntéseket hoznak maguk között. Ezekben az esetekben egyetlen jelentést készítenek és nyújtanak be a hivatalos bizottságnak. Ellenkező esetben a tagok többsége saját jelentést készít, és azt benyújtja a megfelelő hatóságnak. Ezt a jelentést nevezik többségi jelentésnek.

Kisebbségi jelentés

A különbizottság csoportját egy speciális téma vizsgálatán alapuló jelentés benyújtására nevezik ki. A végső bizottságba 3 tag választható, és mindegyikük az említett bizottság elnöke. Ha a tagok között véleménykülönbség van a témával kapcsolatban, a jelentést a többi tag külön-külön is benyújthatja. A véleménykülönbséggel rendelkező tagok által benyújtott külön jelentéseket kisebbségi jelentésnek nevezzük.

Éves jelentés

Az évente egyszer elkészített jelentést, amely tartalmazza a vállalkozás éves folyamatait, például az eladásokat, a forgalmat és a nyereséget, éves jelentésnek nevezzük. Ezt a jelentést a vállalati vezetőknek mutatják be, hogy részletes tanulmányt készíthessenek az üzleti évről.

Kutatási jelentés

A jelentéstípusok közül a legkimerítőbbek a kutatási jelentések. Általában ezekre a jelentésekre akkor van szükség, amikor egy vállalat új területekre próbál merészkedni, például új földrajzi régióba terjeszkedni, vagy új terméket kínálni stb. Az üzleti jelentések típusai közül ezeket a legidőigényesebb és legösszetettebb elkészíteni.