Abstract:
A kiszervezés az a gyakorlat, amikor harmadik felet vesznek igénybe a munkaszolgáltatások elvégzésére. Leggyakoribb módja az országon kívüli bérbeadás, ahelyett, hogy az országban tartózkodna.
Teljes szöveg
Munkavégzés kiszervezése
Gondolkozott már azon, hogy miért szervezik ki a vállalkozások a munkát, vagy mit jelent pontosan a “kiszervezés” szó? Nos, ez egyszerűbb, mint amit el tudsz képzelni. Először is, a “kiszervezés” alapvetően azt jelenti, amit maga a szó is sugall: outsourcing, azaz “kintről” – azaz kívülről – történő “forrásbevonás”. Hogy érthetőbbé tegyük, egyes vállalatoknál bevett gyakorlat, hogy a tengerentúlon vagy a szomszédos országokban egy harmadik felet bíznak meg olyan szolgáltatások elvégzésével és áruk létrehozásával, amelyeket korábban a vállalat saját munkatársai házon belül valósítottak meg, de X vagy Y okok miatt egyelőre inkább külső segítséget szeretnének, vagy arra van szükségük. Általában ez a munkaerőhiány vagy a költségekkel kapcsolatos okok miatt történik, de bármi legyen is az ok, a cél általában ugyanaz: magas minőségű áruk előállítása olyan készségek segítségével, amelyeket a vállalat maga általában nehezen fejleszt ki, valamilyen okból kifolyólag.
Egy pillantás az outsourcingra
Amióta Donald Trump hatalomra került, az amerikaiak azt követelik tőle, hogy hozza vissza a munkahelyeket az Egyesült Államokba, mivel ez az elnöksége egyik fő eleme, ha nem a fő ígérete. A statisztikák azonban azt mutatják, hogy a kiszervezés még mindig jelentős gyakorlat a mai vállalatok körében, és semmi jel nem utal arra, hogy ez egyhamar véget érne. Alapvetően akár azt is mondhatnánk, hogy ezért szervezik ki a vállalatok: olyan extra segítségre van szükségük, amelyet a saját országukban nem találnak meg vagy nem tudnak megfizetni.
Miért szervezik ki a vállalatok a kiszervezést?
A kiszervezés az üzleti életben valóban összetett kérdés. Miért is szervezik ki a vállalatok pontosan a kiszervezést? Valóban nem egyetlen ok van, hanem inkább több, és ez a vállalat kontextusától és tényleges igényeitől függ. Ne feledjük, hogy a kiszervezés az, amikor egy vállalat külső segítséget vesz igénybe, de az okok változhatnak, és változnak is. A leggyakoribb indítékok közül néhány azonban a következő:
- A működés költségeinek csökkentése és ellenőrzése (általában ez a fő ok).
- A vállalat fókuszának javítása.
- Belső források felszabadítása új célokra.
- A hatékonyság növelése bizonyos időigényes funkciók esetében, amelyekhez a vállalatnak esetleg hiányoznak az erőforrások.
- A külső erőforrások lehető legnagyobb mértékű felhasználása.
- A kockázatok megosztása egy partnercéggel.
Minden előnye ellenére a kiszervezés gyakorlatának egyik fő oka a sikeres üzleti modell működtetése. Azonban még ha egy vállalatnak elég oka van is arra, hogy sikeres kiszervezési programot futtasson, akkor is figyelembe kell vennie minden komponenst ahhoz, hogy a kiszervezés működjön. Mint sok más üzleti vonatkozású művelet, a kiszervezés is többe kerülhet, mint amennyit indokol, mivel olyan potenciális kockázatokkal jár, amelyekkel a vállalatnak óvatosnak kell lennie, ha nem is többet kell mérlegelnie, mint a tényleges előnyöket, legalábbis az adott kontextusnak megfelelően.
A kiszervezés hátrányai
A kiszervezést alkalmazó vállalatoknak tisztában kell lenniük azzal, hogy miközben számos előnye van annak, ha külső segítséget vesznek igénybe a vállalkozásuk működéséhez, a meglévő hátrányok – és vigyázat, nem kevés – nehezen kezelhetőek lehetnek, ha nem gondoskodnak megfelelően. Azoknak a vállalatoknak, amelyek kiszervezett vállalkozásra támaszkodnak, óvatosnak kell lenniük a következőkkel kapcsolatban, ha el akarják kerülni a reménytelen bukást:
- A helyi alkalmazottak feláldozhatónak vagy fenyegetve érezhetik magukat, és elsétálhatnak.
- A személyzet egy része feleslegessé válhat.
- A kiszervezett üzleti partner földrajzi elhelyezkedésétől függően problémák merülhetnek fel a termék/szolgáltatás minőségével kapcsolatban, mivel az egyes országok szabványai eltérőek lehetnek.
- Kommunikációs problémák, általában a kiszervező partnerek közötti nyelvi vagy időzónák miatt.
- A szabályzatokat és eljárásokat nehezebb lesz ellenőrizni.
- Az adatbiztonság veszélybe kerül.
Mely vállalatok szervezik ki?
A kiszervezés csak a 90-es évekig vált népszerűvé, amikor a költségmegtakarítás több vállalatnál sarokkövévé vált. A kiszervezett erőforrások, még ha szükség is volt rájuk, nem feltétlenül hagytak nagy hatást magán a vállalkozáson, mivel ezek többnyire ügyfélszolgálattal kapcsolatos munkák voltak, amelyeket könnyen el lehetett intézni telefonon keresztül (ez a gyakorlat egyébként még mindig létezik). Néhány kulcsfontosságú iparág azonban túlélte és a mai napig működik, főként azért, mert valóban szerves termékeket kínálnak a nagynevű vállalatoknak.
A leggyakoribb kiszervező cégek közül néhány pénzügyi szolgáltatásokat, gyógyszergyártást, kiskereskedelmet és természetesen informatikai, technológiai és szoftvertesztelési, webfejlesztési szolgáltatásokat kínál. Ez utóbbiakat kiszervező cégek legnagyobb példái közé tartozik például a ZS, a Synoptek, a Fidelity IT Solutions stb. Több is van, de ez a lista csak a legfontosabb szereplőket kívánja kiemelni a vállalati kiszervezés helyszínén belül.
Hogyan végezzen sikeres kiszervezést
A múltban a költségcsökkentés volt a kiszervezés mögött álló legnagyobb ok. Napjainkban azonban a stratégia és a vállalaton belüli értékteremtő tevékenységek váltak a kiszervezési gyakorlat két fő mozgatórugójává. Ha azonban ez a helyzet, akkor miért szervezik ki a vállalatok a tevékenységüket más országokba? Alapvetően a kiszervező vállalatok nem annyira abban reménykednek, hogy a külföldi cégek elvégzik helyettük a munkát, hanem inkább abban, hogy olyan partnereket kapnak, akik segítenek nekik az önálló növekedésben, hogy valamilyen módon fogalmazzunk. Mégis, és mint korábban kiemeltük, ezt óvatosan kell csinálni, hogy ne okozzon kárt a saját cégének, különben többet veszít, mint egyébként a kiszervezéssel. Tehát alapvetően ahhoz, hogy egy vállalat kiszervezése sikeres legyen, a következő kulcsfontosságú pontokat kell figyelembe venni:
- Tisztázott célok és célkitűzések, mind a vállalat, mind a kiszervező cég számára.
- Stratégiai jövőkép és tervezés.
- A jó és gondos kiválasztás, amikor a szállítókról van szó.
- A cégek közötti kapcsolatok jó kezelése.
- Jól szervezett alvállalkozói szerződések és megállapodások a szállítókkal.
- Jó és folyamatos kommunikáció az érdekeltekkel.
- A felső vezetésnek folyamatos támogatást kell nyújtania és folyamatosan részt kell vennie.
- A személyzet körében felmerülő esetleges problémákra való részletes figyelem.
- Minden pénzügyi indoklásnak rövid távúnak kell lennie.
Mindezek fontosak. Azonban térjünk ki részletesebben erre a két kulcsfontosságú összetevőre: a nyílt kommunikációra és a vezetői támogatásra.
Kommunikáció
A jó és folyamatos kommunikáció, valamint az állandó vezetői támogatás a sikeres kiszervezési folyamat kulcsszereplői. Ez leginkább a szolgáltatási szintű megállapodásnak (SLA) köszönhető, mivel a vállalaton belül minden egyes munkatársat is érint, akik nyilvánvalóan minden iparágban a vérsejtek.
A kommunikáció a kiszervezési megállapodás eredménye miatt fontos. Legyen az jó vagy rossz, a változást kezelni kell tudni, és ez csak jó kommunikációval lehetséges. Legyen szó az érdekelt felek igényeinek felméréséről vagy egyszerűen a gyártósor zavartalan működésének fenntartásáról, a nyílt kommunikációs csatornák megléte ebben az időszakban létfontosságú. Mindenki, függetlenül attól, hogy milyen nagy vagy kicsi a szerepe, létfontosságú ebben a folyamatban.
Vezetői támogatás
Kézenfekvő, hogy minden stratégiai célkitűzést a vállalat felső vezetőinek jóvá kell hagyniuk. A felső vezetés az, amely megfogalmazza és meghatározza, hogy melyek a legjobb kiszervezési stratégiák, és kommunikálja a célokat és előnyöket a folyamatban részt vevőkkel. Az ő jóváhagyásuk és támogatásuk nélkül minden bizonnyal minden kiszervezési projekt már a kezdetektől fogva kudarcra van ítélve.
A felsővezetők manapság felismerik a kiszervezés által az iparáguk számára biztosított nagy előnyöket, és nem riadnak vissza még azután sem, hogy a tinta megszáradt a szerződésen. Ami azt illeti, néhány példa a kiszervezést alkalmazó vállalatok közül néhány nagy márka világszerte. Az Apple kapcsolata a kínai Foxconn-nal például meglehetősen jól ismert, a Nike sportruházati óriáscég pedig több tengerentúli, elsősorban ázsiai gyártóüzembe szervezi ki a legtöbb termékének gyártását. Ezek a kapcsolatok már jó ideje tartanak, és a siker a jó kommunikációnak és a kiváló vezetői bevonásnak köszönhető.
Hogyan menthet meg egy jó kapcsolatmenedzsment egy sikertelen kiszervezést
A biztonság és a figyelem hiánya miatt sok kiszervezési szerződést már három éven belül újra kellett tárgyalni vagy fel kellett mondani, ezért a folyamatos kapcsolatmenedzsment létfontosságúvá vált ahhoz, hogy ez a folyamat túlélje és tényleges, hosszú távú partnerséggé váljon. Ezért a felső vezetésnek mindig részt kell vennie a szerződés végrehajtása során, különösen az “utolsó napoknak” tekinthető időszakokban; itt az ő részvételük jobban ragyog, mint valaha.
A világos eljárás mellett a vállalat felső vezetésének mindenkor életben kell tartania a kiszervezési kapcsolatot, legyen szó találkozókról, üzenetekről… Vagyis folyamatos kommunikációról. A kiszervezési folyamatot mindig ezeknek az összejöveteleknek a csúcsára kell helyezni, főként azért, hogy az zökkenőmentesen működjön, és hogy a nap végén minden célt teljesítsenek a folyamatos elégedettség érdekében. Végül is a kiszervezés a legtöbb sikeres cég szerves részévé vált (emlékezzünk csak az utána említett kiszervező cégekre), így a helyes végrehajtás és a lépések követése kulcsfontosságú a túléléshez és a sikeres vállalathoz.
Miért szervezik ki a cégek a projektmunkákat, vagy miért szerveznek ki amerikai vállalatok munkahelyeket? Egyszerűen azért, hogy elvégezzék a munkát, ugyanakkor remélhetőleg pénzt takarítanak meg.