会社でクロスチームのコラボレーションを改善するという選択は、間違いではありません。 結局のところ、組織内のさまざまなチームや部署の専門家を束ねることで、より深い洞察、より新鮮な視点、より速いイノベーションにつながることは間違いありませんよね？ そう、その通りです。 しかし、まず覚えておいていただきたいのは、チームは人によって構成されており、コラボレーションを成功させるためには、人と人がつながり、明確にコミュニケーションをとることが必要だということです。 そこで今回は、企業内コラボレーションを成功させるためのヒントをご紹介します。 ここでは、チームを超えたコラボレーションを改善し、強化する5つの方法を紹介します。
クロスチームのコラボレーションを改善する5つの方法：
ハーバード ビジネス レビューのレポートによると、「機能横断型チームの75%は機能不全で、5つの基準のうち少なくとも3つは失敗している」とされています。 1) 計画された予算の達成 2) スケジュールを守る 3) 仕様を守る 4) 顧客の期待に応える 5) 会社の企業目標との整合性を維持する、です。 75%の失敗率は怖いと思うかもしれませんが、同じ調査によると、ハイレベルな経営者が率いるチーム横断プロジェクトや、異なる部門のリーダーからなるチームが監督するプロジェクトの成功率は76%に達しているそうです。 これは驚くべき結果です。
クロスチームが目標を達成するためには、優れたリーダーシップが欠かせませんから、クロスチームのリーダーは、チームメンバーから見えやすく、アクセスしやすい存在であることを確認してください。 たとえば、リーダーはすべての会議に出席できるほどスケジュールが柔軟ではないかもしれませんが、毎週/毎月のプロジェクト状況報告やその他のハイレベルな進捗状況の会議には必ず出席すべきなのです。
#2: チームメンバーのつながりを深める
チームがうまく機能するためには、チーム内の人が互いに信頼できる必要がある。
– HDビデオ会議を使用して、遠隔地のチームメンバーが全員の顔を見ることができ、同じ部屋にいるかのようにコミュニケーションをとることができるようにする。
– チームの経歴をまとめたミニブックを作成し、最初のミーティングで配る。 経歴書には、各人の写真、肩書き、専門分野、希望する連絡方法、好きな映画、現在の趣味、ペットなど、親近感のわく個人的な情報をいくつか記載する。
– チームメンバーのために交流イベントを開き、部署以外の人との絆を深めるゲームをする。
#3: チーム憲章を作る
チーム間の協力者がお互いを知る機会を持ったら、チームの目的、全体目標、ビジネス目標を達成するためにメンバーが果たすべき役割などを概説したチーム憲章を作りたいところである。 チーム憲章の作成は、チームにとって最初に行うべき作業です。そうすることで、どのように協力するのがベストなのか、全員が納得できるようになるからです。 良いチーム憲章には7つの項目があります。 目的 – チームの目的や解決すべき問題を定義する
2. 任務 & 目標 – 主要な目標と、測定可能な小さな目標の優先順位を決める
3. チームの役割 – チームメンバー、チームでの役割、連絡先をリストする
4. 期待 – チームの優先事項と対立解消の道を明確に述べる
5. 予算 & リソース – 利用可能なリソースと予算でカバーされる項目のリストをまとめる
6. スケジュール – ステータスレポートとゴール予想日のためのミーティングスケジュールを概説する
7. 同意 – 憲章が完成したら、メンバー全員が同意の署名をする必要がある
#4: コミュニケーションの一元化
全員がチーム全体の目標に集中し、会議の合間に他のメンバーが何をしているか、どう進んでいるかについて最新情報を得られるようにするには、アサナ、トレロ、クラリゼンなどのプロジェクト管理アプリの力を借りるとよいでしょう。 プロジェクト管理アプリを使えば、チームの全員がメッセージを投稿したり、質問をしたり、最新情報を共有したりすることができます。 前述のオンライン・コラボレーション・ツールはすべて安全でカスタマイズ可能なため、プロジェクトリーダーは機密情報へのアクセスレベルを管理したり、プロジェクトサイトにチームの色やロゴなどを入れてブランディングしたりすることができます。
チーム メンバーが即席のミーティングを開き、中央の場所で互いにコミュニケーションできる環境を育成するもう 1 つの方法は、ハドル ルームなどの専用スペースに、「常時接続」ビデオ ポータルを装備することです。 このような環境を作ることで、遠隔地にいる社員がチームメンバーと常につながっていることができ、仲間意識を育むことができます。
#5: プロジェクトのマイルストーンを認識し、報いる
新しいプロジェクトが立ち上がるときは常に興奮しますが、さまざまな課題に直面する日々の苦労が重なると、クロスチームの勢いを保つのは至難の業になります。 チームを鼓舞し、次のマイルストーンの達成を楽しみにし続けるために、リーダーは、クロスコラボレーションによるブレークスルーとチームの成果を認識し、それに報いるという点を重視すべきです。
リーダーが自分の努力や共同作業を認めてくれれば、チームメンバーはきっと光栄に思うだろうが、賢いリーダーはチームメンバーを誘って、自分が評価しているチームメイトを認めてもらうこともする。 後者の場合、仲間を認めることで、チームメンバー間の絆や好意がさらに強くなる。
報酬に関しては、チーム憲章の制定時にチームメンバーから提案を集め、個々のメンバーの真の動機付けになるものは何かというアイデアを得るとよいでしょう。 もちろん、グループでのランチやディナー、スポーツイベントへの参加など、伝統的な報酬は常に喜ばれますし、チームメイトが社交を通じてより強いつながりを築くことができるという利点もあります。
コラボレーションを改善・強化する簡単な方法 – クロスチームのコラボレーションを容易にする
クロスチームのコラボレーションを育成・改善する上で、おそらくリーダーができる最善のことは、コラボレーションのプロセスそのものを素晴らしい体験にすることでしょう。 ハイファイブは、HDビデオとオーディオを備えた強力なオールインワンのビデオ会議ソリューションで、チームが接続して、比類のない対面コミュニケーション体験を実現します。 さらに、ハイファイブはとても使いやすく、誰でもすぐに画面を共有し、ソリューションのブレーンストーミングやクロスチーム・メンバーとのコラボレーションなどを行うことができます。 クロスチームの成功に必要なものをすべて装備するために、まずはハイタッチから始めてみてください。 クロスファンクショナルチーム間のコラボレーションと企業全体のコラボレーションを改善する方法について、これらのヒントを楽しんでいただければ幸いです！
