Zes tips om Excel-bladgroepen op eenvoudige (maar ongebruikelijke) manieren te gebruiken

U kunt met Excel meerdere bladen selecteren, die u vervolgens als groep kunt bewerken. Wanneer bladen op deze manier worden gegroepeerd, wordt alles wat u doet met het actieve blad ook gedaan met de andere bladen in de groep. Dit groeperingsgedrag kan veel opmaak- en bewerkingstijd besparen als uw werkmap gerelateerde gegevens over gelijksoortig gestructureerde bladen verdeelt. Je kunt gegroepeerde bladen ook gebruiken om dingen te doen die je je misschien niet realiseert. In dit artikel laat ik u een paar handige groeperingstrucs zien die u misschien niet hebt overwogen.

Ik gebruik Excel 2016 op een Windows 10 64-bits systeem, maar u kunt deze tips zonder extra instructie toepassen op eerdere versies. Er is geen downloadbaar demonstratiebestand.

Een woord over gerelateerd maar gescheiden

Groepen vertrouwen op wat ik het gerelateerde maar aparte construct noem. Elk blad heeft hetzelfde doel en, wat belangrijker is, dezelfde structuur, maar de gegevens zijn verdeeld over afzonderlijke bladen op basis van bepaalde criteria, zoals data, personeel en afdelingen. U ziet bijvoorbeeld bestellingen per maand, verkopen per regio, of klassen per leraar. Het aggregaat is alle orders, alle verkopen en alle klassen, maar de structuur scheidt de gegevens.

In het beste geval maakt deze indeling rapportage eenvoudig, maar het bemoeilijkt de groepering van aggregaten en de analytische processen waar Excel zo goed in is. Ik geef de voorkeur aan het opslaan van gegevens in een meer traditionele recordstructuur van het databasetype. Het is gemakkelijker om gegevens samen te voegen uit een gemeenschappelijke bron voor rapportage dan om gegevens op te halen uit verschillende bladen voor analyses en manipulatie. Ik ben echter in de minderheid; je zult zien dat veel Excel-werkboeken dit verwante maar afzonderlijke model gebruiken. Het is zeker niet verkeerd; maar denk na over de manier waarop je alle gegevens wilt gebruiken voordat je dit model accepteert als de beste manier om ze op te slaan. Hoe u gegevens opslaat, is net zo belangrijk als hoe u de informatie presenteert die het resultaat is van het analyseren van die gegevens.

Bladgroep maken

U kunt twee of meer bladen selecteren om een groep te maken en op alle bladen tegelijk in te werken. Wat u op het actieve blad doet, gebeurt op alle bladen in de groep. Als u al weet hoe u een groep moet maken, kunt u de volgende tips overslaan. Anders doet u het volgende om een bladgroep te maken:

1. Activeer elk vel dat u in de groep wilt opnemen.
2. Houd de tabbladen voor het eerste en het laatste vel ingedrukt en klik erop om een aaneengesloten groep te maken (afbeelding A). U zult zien dat de tabbladen van kleur veranderen wanneer ze gegroepeerd zijn. Klik op afzonderlijke tabbladen om een groep van niet aaneengesloten vellen te maken.

Figuur A

De witte tabbladen geven een groep aan.

Dat is het! Als u alle bladen in de werkmap wilt groeperen, kunt u dat snel doen met een menuoptie: Klik met de rechtermuisknop op een tabblad en kies Alle bladen selecteren.

Terwijl u in de groepsmodus werkt, geeft Excel de naam van de werkmap weer met in de titelbalk. U moet eraan denken de bladen te degroeperen zodra u klaar bent met werken op meerdere bladen. U vergeet gemakkelijk dat u in de groepsmodus werkt en brengt wijzigingen aan in alle bladen zonder dat dit de bedoeling is. Aan de andere kant, als u de groep modus vaak en in uw voordeel gebruikt, zult u snel leren om te groeperen als u klaar bent.

Om bladen uit de groep te halen, klikt u met de rechtermuisknop op een tabblad in de groep en kiest u Bladen uit de groep halen. Of klik op een tabblad dat zich niet in de groep bevindt. Als u de groep wilt opheffen en op het huidige blad wilt blijven, houdt u de toets ingedrukt en klikt u op het actieve tabblad. Laten we nu overgaan tot een paar slimme manieren om groepen te gebruiken die misschien nog niet bij u zijn opgekomen.

1: Een bestaande formule of waarde naar andere bladen kopiëren

Om een formule of waarde in alle bladen in de groep in te voeren, voert u deze slechts eenmaal in – op het actieve blad. Als u een bestaande formule of waarde naar een ander blad in dezelfde werkmap wilt kopiëren, kunt u altijd kopiëren en plakken. Of u kunt een groep maken:

1. Selecteer het blad dat de formule of waarde bevat die u wilt kopiëren – het bronblad.
2. Houd of ingedrukt en klik op de tabbladen die u in de groep wilt opnemen – de doelbladen.
3. Met een bladgroep nu actief, selecteert u de cel die de formule of waarde bevat.
4. Druk op .
5. Druk op .

Door te drukken activeert u de inhoud van de cel (bewerkingsmodus). Door vervolgens op te drukken, wordt de inhoud van de actieve cel in het actieve blad geplakt in de overeenkomstige cel in alle andere bladen van de bladgroep.

SEE: Basisprincipes van sorteren in Excel

2: Het aantal en de positie van ingevoegde bladen regelen

Nieuwe Excel-werkmappen hebben standaard drie bladen. U kunt bladen toevoegen of verwijderen. U kunt zelfs het standaardaantal bladen voor nieuwe werkmappen wijzigen. Wat u niet gemakkelijk kunt doen, is meerdere bladen toevoegen, precies waar u ze wilt hebben. Gegroepeerde bladen kunnen hierbij helpen.

Maak een groep met hetzelfde aantal bladen dat u wilt toevoegen op de plaats waar u de nieuwe bladen wilt toevoegen. Met de groep actief, voegt u een nieuw vel toe door met de rechtermuisknop te klikken op een tabblad in de groep en Insert te kiezen. Excel voegt tussen de gegroepeerde bladen hetzelfde aantal bladen toe als in de groep. Figuur B toont het resultaat van het maken van een groep van Blad3, Blad4 en Blad5 (waarbij Blad5 het laatste blad in de werkmap is) en het invoegen van een blad.

Figuur B

Voeg meerdere nieuwe bladen in precies waar u ze wilt hebben.

Probeer het maar eens. Het duurt niet lang voordat je het onder de knie hebt. Deze route is niet eenvoudiger dan een paar keer klikken op het Nieuwe Blad icoon, maar het is eenvoudiger dan het verplaatsen van de nieuw ingevoegde bladen nadat ze zijn toegevoegd. Gebruik een groep om ze precies daar toe te voegen waar u ze wilt hebben.

3: Een groep verwijderen

Het verwijderen van meerdere bladen in een keer is net zo gemakkelijk, en ze hoeven niet in een aaneengesloten selectie te zitten. Met de toets kunt u niet aaneengesloten vellen aan een groep toevoegen. Vervolgens kunt u alle bladen in de groep met één taak verwijderen: Klik met de rechtermuisknop op een tabblad en kies Verwijderen.

Zo gebruikt u de gegevensvalidatiefunctie van Excel om fouten bij de gegevensinvoer te voorkomen

4: Gegroepeerde bladen verplaatsen

Als bladen niet in een zinvolle volgorde staan, kunt u ze verplaatsen. U kunt ook meerdere bladen verplaatsen door ze te groeperen en de groep te verplaatsen. Maak eerst de groep. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de groep, kies Verplaatsen of Kopiëren, selecteer een positie en klik op OK. Als u op de optie Een kopie maken klikt, kunt u de groep bladen naar een nieuwe locatie kopiëren in plaats van ze te verwijderen.

5: Snel afdrukken

Om snel meerdere vellen tegelijk af te drukken, maakt u een groep. Als de groep actief is, kunt u op de gebruikelijke manier doorgaan met afdrukken. Deze tip vergt enige oefening, maar het is de moeite waard.

6: Meer tabbladen zien

Dit is strikt genomen geen groepstip, maar als u de tabbladen niet kunt zien, kan het moeilijk zijn een groep te maken. U kunt de pijlen links van het bladgebied gebruiken, maar dat verplaatst tabbladen, het toont niet meer tabbladen. Een betere oplossing is het verkleinen van de horizontale schuifbalk direct rechts. Ga met de muis over de linkerrand van de balk en sleep hem naar rechts om de breedte te verkleinen en meer tabbladen weer te geven.

Geen raketwetenschap

Geen van deze tips is raketwetenschap, maar ze laten u groepen gebruiken op manieren waar u zelf misschien niet aan zou denken. Als je er eenmaal een paar hebt doorgewerkt, denk je vast aan andere. Voel je vrij om je favoriete groeperingstips te delen in de commentaarsectie hieronder.

Stuur mij uw vraag over Office

Ik beantwoord vragen van lezers wanneer ik kan, maar er is geen garantie. Stuur geen bestanden tenzij daarom wordt gevraagd; eerste verzoeken om hulp die binnenkomen met bijgevoegde bestanden zullen ongelezen worden verwijderd. U kunt screenshots van uw gegevens sturen om uw vraag te helpen verduidelijken. Wanneer u contact met mij opneemt, wees dan zo specifiek mogelijk. Bijvoorbeeld, “Los alstublieft mijn werkmap op en los op wat er mis is” zal waarschijnlijk geen reactie opleveren, maar “Kunt u mij vertellen waarom deze formule niet de verwachte resultaten oplevert?” misschien wel. Vermeld de app en de versie die u gebruikt. Ik krijg geen vergoeding van TechRepublic voor mijn tijd of expertise wanneer ik lezers help, noch vraag ik een vergoeding van lezers die ik help. U kunt contact met mij opnemen via [email protected].

Lees ook…

• De agendaweergave van Outlook configureren voor uw werkroutine
• Hoe een validatiecontrolelijst programmatisch bijwerken en alfabetiseren in Excel
• Hoe eenvoudige opmaakstandaards permanent wijzigen in Word
• Office Q&A: paginanummering in Word en de zoekfunctie van Excel