Šest tipů, jak snadno (ale neobvykle) používat skupiny listů aplikace Excel

Excel umožňuje vybrat více listů, které pak můžete upravovat jako skupinu. Když jsou listy takto seskupeny, vše, co provedete s aktivním listem, se provede i s ostatními listy ve skupině. Toto chování při seskupování může ušetřit mnoho času při formátování a úpravách, pokud váš sešit rozděluje související data do podobně strukturovaných listů. Seskupené listy můžete také využít k věcem, které si možná ani neuvědomujete. V tomto článku vám ukážu několik užitečných triků pro seskupování listů, které vás možná nenapadly.

Používám Excel 2016 v 64bitovém systému Windows 10, ale tyto tipy můžete bez dalších instrukcí použít i na starší verze. K dispozici není žádný ukázkový soubor ke stažení.

Slovo o souvisejících, ale samostatných

Skupiny se spoléhají na to, čemu říkám konstrukce souvisejících, ale samostatných. Každý list má podobný účel a co je důležitější, i strukturu, ale data jsou rozdělena do samostatných listů podle některých určujících kritérií, jako jsou data, personál a oddělení. Můžete vidět objednávky podle měsíců, tržby podle regionů nebo třídy podle učitelů. Součtem jsou všechny objednávky, všechny prodeje a všechny třídy, ale struktura data odděluje.

V nejlepším případě toto uspořádání zjednodušuje vykazování, ale komplikuje agregované seskupování a analytické procesy, které Excel tak dobře umí. Dávám přednost ukládání dat v tradičnější struktuře záznamů databázového typu. Je snazší shromažďovat data ze společného zdroje pro účely reportování než získávat data z více listů pro analýzy a manipulaci s nimi. Jsem však v menšině; zjistíte, že mnoho sešitů Excelu používá tento příbuzný, ale samostatný model. Není to v žádném případě špatně; než však přijmete tento model jako nejlepší způsob ukládání dat, zvažte, jakým způsobem chcete všechna data používat. Způsob uložení dat je stejně důležitý jako způsob prezentace informací, které jsou výsledkem analýzy těchto dat.

Vytvoření skupiny listů

Můžete vybrat dva nebo více listů a vytvořit skupinu a působit na všechny listy najednou. To, co provedete na aktivním listu, se projeví na všech listech ve skupině. Pokud již víte, jak vytvořit skupinu, neváhejte přejít k následujícím tipům. V opačném případě pro vytvoření skupiny listů postupujte následovně:

1. Aktivujte libovolný list, který chcete zahrnout do skupiny.
2. Přidržte a klikněte na první a poslední kartu listu, abyste vytvořili souvislou skupinu (obrázek A). Všimněte si, že karty se při seskupení změní na jinou barvu. Pomocí kliknutí na jednotlivé karty vytvoříte skupinu nesouvislých listů.

Obrázek A

Bílé karty označují skupinu.

To je vše! Pokud chcete seskupit všechny listy v sešitě, můžete tak rychle učinit pomocí volby v nabídce:

Když pracujete v režimu skupiny, Excel zobrazuje název sešitu s v záhlaví. Jakmile dokončíte činnost na více listech, nesmíte zapomenout zrušit seskupení. Je snadné zapomenout, že pracujete ve skupinovém režimu, a provést změny na všech listech, aniž byste to měli v úmyslu. Na druhou stranu, pokud budete skupinový režim používat často a s výhodou, rychle se naučíte po dokončení práce seskupení zrušit.

Chcete-li zrušit seskupení listů, klikněte pravým tlačítkem myši na libovolnou kartu listu ve skupině a zvolte možnost Zrušit seskupení listů. Nebo klepněte na libovolnou kartu, která není ve skupině. Pokud chcete zrušit seskupení a zůstat na aktuálním listu, podržte klávesu a klikněte na aktivní kartu. Nyní přejděme k několika chytrým způsobům použití skupin, které vás možná nenapadly.

1: Kopírování existujícího vzorce nebo hodnoty do ostatních listů

Chcete-li vzorec nebo hodnotu zadat do všech listů ve skupině, zadáte ji pouze jednou – na aktivním listu. Pokud chcete existující vzorec nebo hodnotu zkopírovat do jiného listu téhož sešitu, můžete vždy zkopírovat a vložit. Nebo můžete vytvořit skupinu:

1. Zvolte list, který obsahuje vzorec nebo hodnotu, kterou chcete zkopírovat – zdrojový list.
2. Podržte stisknuté tlačítko nebo a klikněte na karty, které chcete zahrnout do skupiny–cílové listy.
3. S nyní aktivní skupinou listů vyberte buňku, která obsahuje vzorec nebo hodnotu.
4. Stiskněte tlačítko .
5. Stiskněte tlačítko .

Stisknutím aktivujete obsah buňky (režim úprav). Stisknutím pak vložíte obsah aktivní buňky v aktivním listu do odpovídající buňky ve všech ostatních listech ve skupině listů.

ZDE: Základy hlavního třídění v Excelu

2: Ovládání počtu a umístění vložených listů

Ve výchozím nastavení mají nové sešity Excelu tři listy. Listy můžete přidávat nebo odstraňovat. Výchozí počet listů nových sešitů můžete dokonce změnit. Co však nemůžete snadno udělat, je přidat více listů za běhu, přesně tam, kde je chcete mít. Pomoci mohou seskupené listy.

Vytvořte skupinu se stejným počtem listů, které chcete přidat, tam, kam chcete přidat nové listy. Když je skupina aktivní, přidejte nový list kliknutím pravým tlačítkem myši na libovolnou kartu ve skupině a výběrem možnosti Vložit. Excel přidá mezi seskupené listy stejný počet listů, jaký je ve skupině. Obrázek B ukazuje výsledek vytvoření skupiny z listů 3, 4 a 5 (přičemž list 5 je poslední list v sešitě) a vložení listu.

Obrázek B

Přidejte více nových listů přesně tam, kde je chcete mít.

Zkuste to. Nebude vám trvat dlouho, než se v tom zorientujete. Tato cesta není jednodušší než několikrát kliknout na ikonu Nový list, ale je jednodušší než přesouvat nově vložené listy po jejich přidání. Pomocí skupiny je přidáte přesně tam, kam chcete.

3: Odstranění skupiny

Stejně snadné je i odstranění několika listů najednou, které navíc nemusí být v souvislém výběru. Pomocí klávesy můžete do skupiny přidat nesousedící listy. Pak můžete všechny listy ve skupině odstranit jednou úlohou: Klepněte pravým tlačítkem myši na kartu a vyberte možnost Odstranit.

PŘEHLED: Jak používat funkci Ověřování dat aplikace Excel, abyste předešli chybám při zadávání dat

4: Přesun seskupených listů

Pokud listy nejsou ve smysluplném pořadí, můžete je přesunout. Můžete také přesunout více listů jejich seskupením a přesunutím skupiny. Nejprve vytvořte skupinu. Poté klikněte na skupinu pravým tlačítkem myši, vyberte možnost Přesunout nebo Kopírovat, vyberte pozici a klikněte na tlačítko OK. Pokud klepnete na možnost Vytvořit kopii, můžete skupinu listů místo odstranění zkopírovat na nové místo.

5: Rychlý tisk

Chcete-li rychle vytisknout několik listů najednou, vytvořte skupinu. S aktivní skupinou pokračujte v tiskové úloze jako obvykle. Tento tip může vyžadovat trochu cviku, abyste vše zvládli správně, ale vyplatí se vynaložit větší úsilí.

6: Zobrazte další karty

Tento tip nepatří vyloženě do skupiny, ale pokud nevidíte karty listů, může být vytvoření skupiny obtížné. Můžete použít šipky vlevo od oblasti listu, ale ty přesouvají karty, nezobrazují další karty. Lepším řešením je zmenšit velikost vodorovného posuvníku hned vpravo. Jednoduše najeďte na levý okraj lišty a přetáhněte ji doprava, čímž zmenšíte její šířku a zobrazíte více karet listu.

Není to raketová věda

Žádný z těchto tipů není raketová věda, ale umožní vám používat skupiny způsobem, o kterém byste sami neuvažovali. Jakmile si jich několik zpracujete, pravděpodobně vás napadnou další. Neváhejte se podělit o své oblíbené tipy na seskupování v sekci Komentáře níže.

Pošlete mi svůj dotaz týkající se Office

Na dotazy čtenářů odpovídám, kdykoli mohu, ale není to zaručeno. Neposílejte soubory, pokud o ně nepožádáte; první žádosti o pomoc, které přijdou s přiloženými soubory, budou nepřečtené smazány. Můžete poslat snímky obrazovky svých dat, které pomohou objasnit váš dotaz. Když mě kontaktujete, buďte co nejkonkrétnější. Například „Prosím, vyřešte problém s mým sešitem a opravte, co je špatně“ pravděpodobně nedostanete odpověď, ale „Můžete mi říct, proč tento vzorec nevrací očekávané výsledky?“ možná ano. Uveďte aplikaci a verzi, kterou používáte. Za svůj čas nebo odborné znalosti při pomoci čtenářům nedostávám od TechRepublic žádnou náhradu, ani od čtenářů, kterým pomáhám, nežádám žádný poplatek. Můžete mě kontaktovat na adrese [email protected].

Také si přečtěte…

• Konfigurace zobrazení kalendáře aplikace Outlook tak, aby vyhovovalo vašim pracovním zvyklostem
• Jak programově aktualizovat a abecedně uspořádat kontrolní seznam ověření v aplikaci Excel
• Jak trvale změnit jednoduché výchozí formátování v aplikaci Word
• Office Q&A: Číslování stránek aplikace Word a funkce Najít v aplikaci Excel

.