Seks tips til at bruge Excel-arkgrupper på nemme (men usædvanlige) måder

Excel giver dig mulighed for at vælge flere ark, som du derefter kan redigere som en gruppe. Når arkene er grupperet på denne måde, sker alt, hvad du gør ved det aktive ark, også ved de andre ark i gruppen. Denne grupperingsadfærd kan spare en masse tid til formatering og redigering, hvis din projektmappe opdeler relaterede data på ark med lignende struktur. Du kan også bruge grupperede ark til at gøre ting, som du måske ikke er klar over. I denne artikel viser jeg dig et par nyttige grupperingstricks, som du måske ikke har overvejet.

Jeg bruger Excel 2016 på et Windows 10 64-bit-system, men du kan anvende disse tips på tidligere versioner uden yderligere instruktion. Der er ingen downloadbar demonstrationsfil.

Et ord om relateret, men separat

Grupper er afhængige af det, jeg kalder den relaterede, men separate konstruktion. Hvert ark ligner hinanden i formål og, hvad der er vigtigere, i struktur, men data er fordelt på separate ark efter nogle definerende kriterier, f.eks. datoer, personale og afdelinger. Du kan f.eks. se ordrer efter måned, salg efter region eller klasser efter lærer. Det samlede beløb er alle ordrer, alle salg og alle klasser, men strukturen adskiller dataene.

Dette arrangement gør i bedste fald rapporteringen enkel, men det komplicerer den aggregerede gruppering og de analytiske processer, som Excel er så god til. Jeg foretrækker at lagre data i en mere traditionel recordstruktur af databasetypen. Det er nemmere at samle data fra en fælles kilde med henblik på rapportering end at hente data fra flere ark med henblik på analyser og manipulation. Jeg er dog i mindretal; du vil opdage, at mange Excel-arbejdsmapper anvender denne beslægtede, men separate model. Det er på ingen måde forkert; men overvej den måde, du ønsker at bruge alle dataene på, før du accepterer denne model som den bedste måde at gemme dem på. Hvordan du gemmer data er lige så vigtigt som den måde, du præsenterer de oplysninger, der er resultatet af analysen af disse data.

Opret arkgruppen

Du kan vælge to eller flere ark for at oprette en gruppe og handle på alle arkene på én gang. Det, du gør på det aktive ark, vil ske på alle arkene i gruppen. Hvis du allerede ved, hvordan du opretter en gruppe, er du velkommen til at springe over til de følgende tips. Ellers skal du gøre følgende for at oprette en arkgruppe:

1. Aktiver et ark, du vil have med i gruppen.
2. Hold nedtrykket og klik på den første og den sidste fanebladfanebladet for at oprette en sammenhængende gruppe (Figur A). Du vil bemærke, at fanerne skifter farve, når de grupperes. Brug til at klikke på de enkelte faner for at oprette en gruppe af ikke sammenhængende ark.

Figur A

De hvide faner angiver en gruppe.

Det er det! Hvis du vil gruppere alle arkene i arbejdsbogen, kan du hurtigt gøre det ved hjælp af et menupunkt: Højreklik på et faneblad, og vælg Vælg alle ark.

Mens du arbejder i gruppemodus, viser Excel arbejdsbogens navn med i titellinjen. Du skal huske at fjerne grupperingen af arkene, når du er færdig med at handle på flere ark. Det er let at glemme, at du arbejder i gruppemodus, og foretage ændringer i alle arkene uden at ville det. På den anden side, hvis du bruger gruppemodus ofte og til din fordel, vil du hurtigt lære at fjerne grupperingen, når du er færdig.

For at fjerne grupperingen af ark skal du højreklikke på et vilkårligt arkfaneblad i gruppen og vælge Fjern gruppering af arkene. Eller klik på en hvilken som helst fane, der ikke er i gruppen. Hvis du vil fjerne grupperingen og blive på det aktuelle ark, skal du holde tasten nede, og klikke på det aktive faneblad. Lad os nu gå videre til et par smarte måder at bruge grupper på, som du måske ikke har tænkt på.

1: Kopier en eksisterende formel eller værdi til andre ark

For at indtaste en formel eller værdi i alle arkene i gruppen skal du kun indtaste den én gang – på det aktive ark. Hvis du vil kopiere en eksisterende formel eller værdi til et andet ark i samme arbejdsbog, kan du altid kopiere og indsætte den. Eller du kan oprette en gruppe:

1. Vælg det ark, der indeholder den formel eller værdi, du vil kopiere – kildearket.
2. Hold eller nede, og klik på de faneblade, du vil medtage i gruppen – målarkene.
3. Mens en bladgruppe nu er aktiv, skal du vælge den celle, der indeholder formlen eller værdien.
4. Tryk på .
5. Tryk på .

Trykker du på , aktiveres cellens indhold (redigeringstilstand). Ved at trykke på indsætter du derefter indholdet af den aktive celle i det aktive ark i den tilsvarende celle i alle de andre ark i arkgruppen.

Se: Grundlæggende principper for hovedsortering i Excel

2: Styr antallet og placeringen af indsatte ark

Som standard har nye Excel-arbejdsmapper tre ark. Du kan tilføje eller slette ark. Du kan endda ændre standardantallet af ark for nye arbejdsmapper. Det, du ikke nemt kan gøre, er at tilføje flere ark i farten, præcis hvor du vil have dem. Grupperede ark kan være en hjælp.

Opret en gruppe med det samme antal ark som det antal ark, du vil tilføje, hvor du vil tilføje de nye ark. Når gruppen er aktiv, kan du tilføje et nyt ark ved at højreklikke på et vilkårligt faneblad i gruppen og vælge Indsæt. Excel vil tilføje det samme antal ark som i gruppen mellem de grupperede ark. Figur B viser resultatet af at oprette en gruppe fra ark3, ark4 og ark5 (med ark5 som det sidste ark i regnearket) og indsætte et ark.

Figur B

Føj flere nye ark til, præcis hvor du vil have dem.

Giv det et forsøg. Det vil ikke tage dig lang tid at få styr på det. Denne rute er ikke nemmere end at klikke på ikonet Nyt ark et par gange, men det er nemmere end at flytte de nyligt indsatte ark, efter at du har tilføjet dem. Brug en gruppe til at tilføje dem præcis, hvor du vil have dem.

3: Slet en gruppe

Det er lige så nemt at slette flere ark på én gang, og de behøver ikke at være i et sammenhængende valg. Ved hjælp af tasten kan du tilføje ikke-sammenhængende ark til en gruppe. Derefter kan du slette alle arkene i gruppen med én opgave: Højreklik på et faneblad, og vælg Slet.

Se: Sådan bruger du Excel-funktionen Datavalidering til at forhindre fejl ved indtastning af data

4: Flyt grupperede ark

Hvis arkene ikke er i en meningsfuld rækkefølge, kan du flytte dem. Du kan også flytte flere ark ved at gruppere dem og flytte gruppen. Først skal du oprette gruppen. Højreklik derefter på gruppen, vælg Flyt eller kopier, vælg en position, og klik på OK. Hvis du klikker på indstillingen Opret en kopi, kan du kopiere, i stedet for at slette, gruppen af ark til en ny placering.

5: Udskriv hurtigt

Om hurtigt at udskrive flere ark på én gang skal du oprette en gruppe. Når gruppen er aktiv, skal du fortsætte med din udskriftsopgave som normalt. Dette tip kan kræve en smule øvelse for at få tingene til at fungere korrekt, men det er den ekstra indsats værd.

6: Se flere faner

Dette er ikke strengt taget et gruppetip, men hvis du ikke kan se fanerne på arkene, kan det være svært at oprette en gruppe. Du kan bruge pilene til venstre for arkområdet, men det flytter faner, det viser ikke flere faner. En bedre løsning er at mindske størrelsen af den vandrette rullebjælke umiddelbart til højre. Du skal blot holde musen hen over den venstre kant af bjælken og trække den til højre for at reducere dens bredde og vise flere faneblade.

Ingen raketvidenskab

Ingen af disse tips er raketvidenskab, men de giver dig mulighed for at bruge grupper på måder, som du måske ikke ville overveje på egen hånd. Når du først har gennemgået et par stykker, vil du sikkert komme i tanke om andre. Du er velkommen til at dele dine foretrukne grupperingstips i kommentarfeltet nedenfor.

Send mig dit spørgsmål om Office

Jeg besvarer læsernes spørgsmål, når jeg kan, men der er ingen garanti. Send ikke filer, medmindre du bliver bedt om det; første anmodninger om hjælp, der ankommer med vedhæftede filer, vil blive slettet ulæst. Du kan sende skærmbilleder af dine data for at hjælpe med at tydeliggøre dit spørgsmål. Når du kontakter mig, skal du være så specifik som muligt. F.eks. vil “Vær venlig at fejlfinde min projektmappe og løse det, der er galt” sandsynligvis ikke få et svar, men “Kan du fortælle mig, hvorfor denne formel ikke giver de forventede resultater?” vil måske få et svar. Angiv venligst den app og den version, du bruger. Jeg får ikke refunderet min tid eller ekspertise af TechRepublic, når jeg hjælper læserne, og jeg beder heller ikke om et gebyr fra de læsere, jeg hjælper. Du kan kontakte mig på [email protected].

Læs også…

• Konfigurer Outlooks kalendervisning, så den passer til din arbejdsrutine
• Sådan opdaterer og alfabetiserer du en valideringskontrolliste programmatisk i Excel
• Sådan ændrer du permanent enkle standardformateringsindstillinger i Word
• Office Q&A: Word-sidetalering og Excels Find-funktion