Työnantajat käyttävät erittäin liikkuvan työvoiman vuoksi taustatarkistusta ehdokkaiden ja uusien työntekijöiden tarkistamiseen ja seulontaan.
Taustan todentaminen on prosessi, jossa tarkistetaan henkilön tai yrityksen työhistoriaa, kaupallisia tietoja, taloudellisia tietoja, rikosrekisteriä ja muuta toimintaa niiden aitouden vahvistamiseksi.
Lukuisten julkisten rekisterien, kuten äänestäjätunnuksen, ajokortin, PAN-kortin ja akateemisten todistusten, poliisin rekisterien ja tuomioistuinten rekisterien, digitalisointi Intiassa on helpottanut yksiköiden nopeaa seulontaa. Kun verkossa on saatavilla niin paljon tietoja, joista osa on ilmaisia ja osa maksullisia, on ohut raja sen laillisuuden suhteen, mitä voidaan tarkastaa. Se voi olla hämmentävää sekä työnantajalle että työntekijälle.
Tässä artikkelissa kerrotaan kuudesta erilaisesta taustatarkastuksesta eri tilanteisiin ja siitä, millaisiin tietoihin työnantajan on laillista päästä käsiksi.
Sisällysluettelo
1. Minkälainen taustatieto? Ehdokkaan taustatiedot
Työnantajat suorittavat taustatarkastuksia välttääkseen palkkaamasta henkilöä, joka voisi olla rasite työnantajalle tai uhka työpaikalle. AuthBridgen raportti paljasti, että joka kuudes hakija valehtelee ansioluettelossaan.
Ei ihme, että taustatarkistusten ristiriitaisuusasteet ampaisivat 48 prosenttiin vuonna 2018, kun se vuonna 2016 oli Intiassa vain 10,29 prosenttia. Työhön liittyvä taustatarkastus sisältää tyypillisesti ehdokkaan työhistorian, koulutustason, ajotiedot, sairaushistorian ja rikosrekisterin.
Tänä päivänä myös ehdokkaiden sosiaalisesta mediasta on tullut arvovaltainen seulontalähde. Esimerkiksi SpringRole antaa yksityishenkilöiden luoda alustalle profiileja, jotka varmennetaan lohkoketjuteknologian avulla.
Henkilöt voivat lisätä profiiliin merkityksellisiä merkintöjä, esitellä projekteja yksityiskohtaisesti ja muokata profiilia lisäämällä linkkejä muihin profiileihin, kuten Twitteriin, GitHubiin ja Quoraan.
Vaikka työnantajat saavat tutustua taustatietoihin nykyisistä ja potentiaalisista palkattavista henkilöistä, on olemassa tiukkoja sääntöjä, jotka on määritetty Yhdistyneen kuningaskunnan tasa-arvoisen työllistämistoimikunnan EBEC:n (United Equal Employment Opportunity Commission, EEOC) asettamilla säännöillä. Ne ovat:
- Hakijalle on ilmoitettava taustatarkastuksesta kirjallisesti. Tämä asiakirja on erillinen työhakemuksesta.
- Hakijan on annettava kirjallinen suostumus taustatarkastukseen.
- Jos työhönottoa edeltävä tarkastus on pakollinen palkkaamista varten, yrityksen on mainittava siitä selkeästi kirjallisissa toimintaperiaatteissaan.
- Työntekijällä on oikeus saada tieto hänen mainettaan, elämäntapaansa, historiaansa tai luonnettaan koskevista tarkastuksista.
2. Rikosrekisteritiedot
Rikosrekisteritarkistukset ovat yksi yleisimmin käytetyistä taustaseulontatyökaluista, mutta ne sattuvat olemaan myös yksi monimutkaisimmista ja väärinymmärretyimmistä.
Rikosrekisteritarkistusten kaksi pääluokkaa ovat vakavat rikokset ja vähäiset rikokset. Työnantajana sinun on määriteltävä, mitä organisaatiosi arvostaa ja mihin vedetään raja, kun seulot työntekijöitä ja teet palkkauspäätöksiä.
Yksilön rikoshistoria vaikuttaa paitsi yrityksen turvallisuuteen myös työsuoritukseen ja pätevyyteen. Jos olet palkkaamassa varastopäällikköä, joka käsittelee varastoa ja varoja (työ edellyttää suurta luottamusta), on tärkeää nähdä, onko henkilöä koskaan syytetty varkaudesta tai petoksesta.
Yksi asia on varma – rikosrekisteritarkistukset auttavat tekemään varmempia ja tietoon perustuvia työhönottopäätöksiä.
3. Luottotiedot
Nimeltään luottotiedotuskortti tunnetaan myös nimellä luottotietokortti, ja pankit vaativat sitä tavallisesti, kun haetaan luottokorttia ja auto- tai asuntolainoja. Luottotaustan seulonta auttaa tarkistamaan henkilön luotto- ja velkasuhteen.
Joidenkin rahoitusalan työpaikkojen osalta, joissa petokset ja kavallukset ovat mahdollisia, on syytä suorittaa luottotaustan seulonta.
Yhdysvalloissa Fair Credit Reporting Actin (FCRA) mukaan työnantajan on saatava kirjallinen suostumus ennen kuin se pyytää hakijan luottotietoja. Tämä suostumus vaaditaan kaikissa 50 osavaltiossa.
Jos yritys hylkää hakijan luottotietoraportin perusteella, sen on lisäksi esitettävä nimenomainen syy sekä tiedot jakaneen luottotietoyrityksen yhteystiedot. Näin hakijalla on mahdollisuus korjata virheelliset tiedot ennen palkkauspäätöksen tekemistä.
4. Pelaajaprofiilit
Kun yli 100 uutta verkkopeliä on tulossa Intian peliekosysteemiin, riippuvuusasteet vain kasvavat. Huijarit ja huijarit tulevat jatkossakin tekemään sitä, minkä osaavat parhaiten. Tämän torjumiseksi peliyhtiöt ottavat käyttöön petostentorjuntaratkaisuja, joilla käyttäjä voidaan todentaa reaaliaikaisesti.
SpringVerify esimerkiksi tarkistaa pelaajien KYC-tiedot todellisten asiakasprofiilien luomiseksi. Kun peliyhtiöillä on enemmän tietoa käyttäjistä, ne voivat seuloa heidät ennen pelaamista eivätkä jälkikäteen.
Luotettava todentamisprosessi tasoittaa tietä turvallisemmalle ympäristölle, jossa yksilöt voivat pelata, ja torjua pelaamiseen liittyviä haittoja.
5. Henkilökohtainen tausta
Monet yritykset, joilla on pääsy yli 200 miljoonaan oikeudenkäyntirekisteriin eri puolilla Intiaa, ovat kehittäneet oman tekoäly- ja ML-pohjaisen hakualgoritminsa. Teknologia on niin tarkkaa, että se voi poimia neulan heinäsuovasta.
Sentähden nähdäkseen, mitä työnantajat tai pankkialan ammattilaiset näkevät, kun he suorittavat taustatarkastuksen, yksityishenkilöt voivat seuloa myös itsensä. Tämä harjoitus auttaa heitä tarkistamaan, missä he ovat asuneet ja työskennelleet ja esiintyykö heidän nimensä missä tahansa julkisessa riita-asioiden tietokannassa, sekä rikos- että siviilioikeudellisessa.
Taustan tarkistaminen on loistava tapa puuttua mahdollisiin virheisiin ja olla menettämättä mitään tilaisuutta pussittaa työpaikka tai laina tai aloittaa yritys.
Samanaikaisesti työnantajan on lainvastaista kysyä haastattelussa tai taustatarkistuksessa iästä, rodusta, etnisestä alkuperäasemasta, työkyvyttömyydestä, siviilisäätyyn kuuluvista henkilöllisyystiedoista ja raskaudesta. Suojattuja tietoja ei saa käyttää vaikuttamaan työhönottopäätöksiin.
6. Ammattilupa
Kun työnhakija on lääkäri, kiinteistönvälittäjä tai kirjanpitäjä, taustaselvityksessä tarkistetaan, onko hänellä voimassa oleva toimilupa suojellakseen työnantajaa huolimattomasta palkkaamisesta esitettäviltä vaatimuksilta.
Taustaseulontayritys ottaa tavallisesti yhteyttä osavaltion lupalautakuntaan varmistaakseen, ettei lisenssi ole vanhentunut tai rauennut ja että se on voimassa. Alat, jotka suurimmaksi osaksi suorittavat ammattilupien taustatarkastuksen, ovat:
- Kotiurakoitsijat, mukaan lukien sähköasentajat, rakentajat ja putkimiehet
- Koulutus, mukaan lukien korkeakoulujen professorit ja hallintovirkamiehet
- Pankkitoiminta ja vakuutustoiminta
Ennen kuin yritys voi hankkia rekistereihin tietoja palkatun ammatin harjoittajaksi palkattavasta henkilöstä, yrityksen on kysyttävä ehdokkailta lupaa noin:
- Koulutustiedot – useat koulut ja korkeakoulut joko paljastavat nämä tiedot opiskelijalle tai työnantajalle allekirjoitetulla todistuksella ehdokkaan suostumuksesta.
- Sotilastiedot – työnantajana tarvitset kirjallisen suostumuksen saadaksesi tietää hakijan sotilasarvosta, palkasta, palvelustehtävistä ja palkinnoista.
- Vammaistiedot – Potentiaalinen työntekijä tarvitsee potilastietoihin tutustumista varten hakijan suostumuksen. Americans with Disabilities Act -lailla pyritään varmistamaan, että työnantajan työhönottopäätökseen vaikuttaa hakijan kyky suoriutua tietyistä tehtävistä.
Over to you
Hakijan tulisi olla hyvin tietoinen säännöistä, joita työnantajan on noudatettava taustatarkastusta tehdessään. Työnantajan kannalta osavaltion ja liittovaltion lakien tunteminen varmistaa, ettei hän ajaudu tulevaisuudessa oikeudellisiin ongelmiin.
Taustatarkastuksen tekemisen tarkoituksena on kerätä hyödyllistä tietoa tahosta sen arvioimiseksi, onko se luotettava, luotettava ja uskottava. Henkilön aiemmat teot eivät nimittäin ennusta hänen tulevia tekojaan.
Taustatarkastuksen tekeminen itse on monimutkaista ja aikaa vievää. Kokeile työntekijän taustan todentamisalustamme Springverify – jossa työntekijän todentaminen tapahtuu saumattomasti ja mahdollisimman pienellä vaivalla sekä yritykseltä että työntekijältä.