Hat tipp az Excel lapcsoportok egyszerű (de szokatlan) használatához

Az Excel lehetővé teszi több lap kijelölését, amelyeket aztán csoportként szerkeszthet. Ha a lapokat ilyen módon csoportosítja, minden, amit az aktív lapon végez, a csoport többi lapján is megtörténik. Ez a csoportosítási viselkedés sok formázási és szerkesztési időt takaríthat meg, ha a munkafüzetben a kapcsolódó adatokat hasonló felépítésű lapokra osztja fel. A csoportosított lapokat olyan dolgokra is használhatja, amelyekre talán nem is gondolna. Ebben a cikkben bemutatok néhány hasznos csoportosítási trükköt, amire talán még nem is gondolt.

Az Excel 2016-ot egy Windows 10 64 bites rendszeren használom, de ezeket a tippeket minden további nélkül alkalmazhatja korábbi verziókra is. Nincs letölthető demonstrációs fájl.

Egy szó a kapcsolódó, de különálló

A csoportok az úgynevezett kapcsolódó, de különálló konstrukcióra támaszkodnak. Minden egyes lap hasonló célú és ami még fontosabb, szerkezetű, de az adatokat néhány meghatározó kritérium, például dátumok, személyzet és osztályok alapján külön lapokra osztják. Lehet, hogy a megrendeléseket hónapok szerint, az eladásokat régiók szerint, vagy az osztályokat tanárok szerint látja. Az összesítés az összes megrendelés, az összes értékesítés és az összes osztály, de a struktúra elválasztja az adatokat.

A legjobb esetben ez az elrendezés egyszerűvé teszi a jelentéstételt, de megnehezíti az összesített csoportosítást és az analitikus folyamatokat, amelyekben az Excel annyira jó. Jobban szeretem az adatokat hagyományosabb adatbázis-típusú rekordstruktúrában tárolni. Könnyebb az adatokat egy közös forrásból összevonni a jelentéskészítéshez, mint több lapról lekérni az adatokat az elemzésekhez és a manipulációhoz. Én azonban kisebbségben vagyok; sok Excel-munkafüzet használja ezt a rokon, de különálló modellt. Ez semmiképpen sem rossz; de fontolja meg, hogy milyen módon kívánja felhasználni az összes adatot, mielőtt elfogadja ezt a modellt, mint a legjobb tárolási módot. Az adatok tárolásának módja ugyanolyan fontos, mint az adatok elemzéséből származó információk bemutatása.

Lapcsoport létrehozása

Két vagy több lapot is kijelölhet egy csoport létrehozásához, és az összes lapon egyszerre cselekedhet. Amit az aktív lapon tesz, az a csoport összes lapján meg fog történni. Ha már tudja, hogyan hozzon létre egy csoportot, nyugodtan ugorjon a következő tippekhez. Ellenkező esetben egy lapcsoport létrehozásához tegye a következőket:

1. Aktiváljon bármelyik lapot, amelyet a csoportba szeretne bevonni.
2. Az első és az utolsó lap fülére kattintva tartsa lenyomva a gombot, és kattintson rá az egybefüggő csoport létrehozásához (A ábra). Észre fogja venni, hogy a lapok színe csoportosításkor megváltozik. Az egyes lapfülekre kattintva nem összefüggő lapokból álló csoportot hozhat létre.

A ábra

A fehér lapfülek jelzik a csoportot.

Ez az! Ha a munkafüzet összes lapját csoportosítani szeretné, akkor ezt gyorsan megteheti egy menüpont segítségével: Kattintson a jobb gombbal bármelyik lapra, és válassza az Összes lap kijelölése parancsot.

Mialatt csoportos üzemmódban dolgozik, az Excel a címsorban megjeleníti a munkafüzet nevét. Ne felejtse el feloldani a lapok csoportosítását, ha befejezte a több lapon végzett műveletet. Könnyen előfordulhat, hogy elfelejti, hogy csoportos módban dolgozik, és akaratlanul is módosítja az összes lapot. Másrészt, ha gyakran és előnyösen használja a csoportosítási módot, gyorsan megtanulja, hogy a csoportosítást feloldja, amikor befejezte a munkát.

A lapok csoportosításának feloldásához kattintson a jobb gombbal a csoport bármelyik lapfülére, és válassza a Lapok csoportosításának feloldása parancsot. Vagy kattintson a csoporton kívüli bármelyik lapra. Ha fel akarja oldani a csoportosítást, és az aktuális lapnál akar maradni, tartsa lenyomva a billentyűt, és kattintson az aktív lapra. Most pedig térjünk át a csoportok használatának néhány olyan okos módjára, amely talán még nem jutott eszébe.

1: Meglévő képlet vagy érték másolása más lapokra

Hogy egy képletet vagy értéket a csoport összes lapjára beírjon, csak egyszer írja be – az aktív lapon. Ha egy meglévő képletet vagy értéket szeretne átmásolni ugyanazon munkafüzet egy másik lapjára, akkor a másolás és beillesztés mindig használható. Vagy létrehozhat egy csoportot:

1. Kijelölheti a másolni kívánt képletet vagy értéket tartalmazó lapot – a forráslapot.
2. Tartsa lenyomva a vagy gombot, és kattintson a csoportba felvenni kívánt lapokra – a céllapokra.
3. A lapcsoport most már aktív, jelölje ki a képletet vagy értéket tartalmazó cellát.
4. Nyomja meg a .
5. Nyomja meg a .

megnyomásával aktiválja a cella tartalmát (szerkesztési mód). A megnyomás ezután beilleszti az aktív lap aktív cellájának tartalmát a lapcsoport összes többi lapjának megfelelő cellájába.

SEE: A rendezés alapjai az Excelben

2: A beillesztett lapok számának és pozíciójának vezérlése

Az új Excel munkafüzetek alapértelmezés szerint három lapot tartalmaznak. Hozzáadhat vagy törölhet lapokat. Az új munkafüzetek alapértelmezett lapszámát is megváltoztathatja. Amit nem lehet könnyen megtenni, az az, hogy menet közben több lapot adjon hozzá, pontosan ott, ahol szeretné. A csoportosított lapok segíthetnek.

Készítsen egy csoportot a hozzáadni kívánt lapok számával megegyező számú lapokkal ott, ahol az új lapokat hozzá kívánja adni. Ha a csoport aktív, adjon hozzá egy új lapot a csoport bármelyik lapjára jobb gombbal kattintva, és válassza a Beszúrás parancsot. Az Excel a csoportban lévővel megegyező számú lapot ad hozzá a csoportosított lapok közé. A B. ábra a Sheet3, Sheet4 és Sheet5 lapokból létrehozott csoport (ahol a Sheet5 a munkafüzet utolsó lapja) és egy lap beszúrásának eredményét mutatja.

B ábra

Több új lap hozzáadása pontosan a kívánt helyre.

Próbálja ki. Nem fog sokáig tartani, amíg belejön a dologba. Ez az útvonal nem egyszerűbb, mint néhányszor rákattintani az Új lap ikonra, de egyszerűbb, mint az újonnan beillesztett lapokat a hozzáadás után áthelyezni. Egy csoport segítségével pontosan oda illesztheti őket, ahová szeretné.

3: Csoport törlése

Az egyszerre több lap törlése ugyanilyen egyszerű, és nem kell, hogy egybefüggő kijelölésben legyenek. A billentyű használatával nem egybefüggő lapokat is hozzáadhat egy csoporthoz. Ezután a csoportban lévő összes lapot egyetlen feladattal törölheti: Kattintson a jobb gombbal egy lapra, és válassza a Törlés parancsot.

KÉP: Hogyan használhatja az Excel adatellenőrzési funkcióját az adatbeviteli hibák megelőzésére

4: Csoportosított lapok áthelyezése

Ha a lapok nincsenek értelmes sorrendben, áthelyezheti őket. Több lapot is áthelyezhet, ha csoportosítja őket és áthelyezi a csoportot. Először hozza létre a csoportot. Ezután kattintson a jobb gombbal a csoportra, válassza az Elmozdítás vagy másolás lehetőséget, válasszon ki egy pozíciót, majd kattintson az OK gombra. Ha a Másolat létrehozása lehetőségre kattint, a törlés helyett másolhatja a lapcsoportot egy új helyre.

5: Gyors nyomtatás

Az egyszerre több lap gyors nyomtatásához hozzon létre egy csoportot. Ha a csoport aktív, folytassa a nyomtatási feladatot a szokásos módon. Ez a tipp némi gyakorlást igényelhet, de megéri a plusz erőfeszítést.

6: Több lapfül megtekintése

Ez nem kifejezetten csoportos tipp, de ha nem látja a lapfüleket, nehézséget okozhat a csoport létrehozása. Használhatja a lapterület bal oldalán lévő nyilakat, de ez a lapokat mozgatja, nem jelenít meg több lapot. Jobb megoldás, ha csökkenti a közvetlenül jobbra lévő vízszintes görgetősáv méretét. Egyszerűen menjen a sáv bal szélére, és húzza jobbra, hogy csökkentse a szélességét, és több lapfül jelenjen meg.

Nem rakétatudomány

Ezek a tippek egyike sem rakétatudomány, de lehetővé teszik a csoportok olyan módon történő használatát, amire egyedül talán nem is gondolna. Ha egyszer végigveszel néhányat, valószínűleg mások is eszedbe jutnak majd. Bátran ossza meg kedvenc csoportosítási tippjeit az alábbi megjegyzés rovatban.

Küldje el kérdését az Office-ról

Az olvasók kérdéseire válaszolok, amikor csak tudok, de erre nincs garancia. Ne küldjön fájlokat, hacsak nem kéri; a csatolt fájlokkal érkező kezdeti segítségkéréseket olvasatlanul törlöm. A kérdés tisztázásához küldhet képernyőképeket az adatokról. Ha kapcsolatba lép velem, legyen minél pontosabb. Például a “Kérem, keressen hibaelhárítást a munkafüzetemben, és javítsa ki a hibát” valószínűleg nem fog választ kapni, de a “Meg tudná mondani, hogy ez a képlet miért nem adja vissza a várt eredményeket?” talán igen. Kérjük, említse meg az alkalmazást és a használt verziót. A TechRepublic nem téríti meg az időmet vagy a szakértelmemet, amikor az olvasóknak segítek, és nem kérek díjat az olvasóktól, akiknek segítek. A [email protected] címen veheti fel velem a kapcsolatot.

Szintén olvassa el…

• Az Outlook naptárnézetének beállítása a munkafolyamatoknak megfelelően
• Hogyan frissíthet és alfabetizálhat egy érvényesítési vezérlőlistát programozottan az Excelben
• Hogyan módosíthatja véglegesen az egyszerű formázási alapértelmezéseket a Wordben
• Office Q&A: Word oldalszámozás és az Excel Keresés funkciója

.