Sześć wskazówek dotyczących korzystania z grup arkuszy Excela w łatwy (ale nietypowy) sposób

Excel pozwala na zaznaczenie wielu arkuszy, które następnie można edytować jako grupę. Gdy arkusze są zgrupowane w ten sposób, wszystko, co robisz z aktywnym arkuszem, jest również wykonywane z innymi arkuszami w grupie. Takie grupowanie może zaoszczędzić sporo czasu na formatowanie i edycję, jeśli Twój skoroszyt rozdziela powiązane dane na arkusze o podobnej strukturze. Możesz również używać arkuszy pogrupowanych do robienia rzeczy, z których być może nie zdajesz sobie sprawy. W tym artykule pokażę Ci kilka pomocnych sztuczek grupowania, których mogłeś nie brać pod uwagę.

Będę używał programu Excel 2016 w 64-bitowym systemie Windows 10, ale możesz zastosować te wskazówki do wcześniejszych wersji bez żadnych dodatkowych instrukcji. Nie ma pliku demonstracyjnego do pobrania.

Słowo o powiązanych, ale oddzielnych

Grupy polegają na czymś, co nazywam konstrukcją powiązanych, ale oddzielnych. Każdy arkusz jest podobny w celu i co ważniejsze, w strukturze, ale dane są podzielone na oddzielne arkusze przez niektóre kryteria definiujące, takie jak daty, personel i działy. Możesz zobaczyć zamówienia według miesięcy, sprzedaż według regionów lub klasy według nauczycieli. Agregat to wszystkie zamówienia, wszystkie sprzedaże i wszystkie klasy, ale struktura rozdziela dane.

W najlepszym przypadku taki układ sprawia, że raportowanie jest proste, ale komplikuje grupowanie zbiorcze i procesy analityczne, w których Excel jest tak dobry. Wolę przechowywać dane w bardziej tradycyjnej strukturze rekordów typu bazy danych. Łatwiej jest zebrać dane ze wspólnego źródła do raportowania, niż pobierać dane z wielu arkuszy do analiz i manipulacji. Jestem jednak w mniejszości; można zauważyć, że wiele skoroszytów Excela korzysta z tego powiązanego, ale odrębnego modelu. Nie jest on w żadnym wypadku zły, ale zastanów się, w jaki sposób chcesz wykorzystać wszystkie dane, zanim zaakceptujesz ten model jako najlepszy sposób ich przechowywania. Sposób przechowywania danych jest równie ważny, jak sposób prezentacji informacji będących wynikiem analizy tych danych.

Tworzenie grupy arkuszy

Możesz wybrać dwa lub więcej arkuszy, aby utworzyć grupę i działać na wszystkich arkuszach jednocześnie. To, co zrobisz na aktywnym arkuszu, zostanie wykonane na wszystkich arkuszach w grupie. Jeśli wiesz już, jak utworzyć grupę, możesz przejść do poniższych wskazówek. W przeciwnym razie, aby utworzyć grupę arkuszy, wykonaj następujące czynności:

1. Uaktywnij dowolny arkusz, który chcesz włączyć do grupy.
2. Przytrzymaj i kliknij zakładki pierwszego i ostatniego arkusza, aby utworzyć przylegającą grupę (rysunek A). Zauważysz, że zakładki zmieniają kolor, gdy są zgrupowane. Użyj do kliknięcia poszczególnych kart, aby utworzyć grupę nieciągłych arkuszy.

Rysunek A

Białe karty wskazują grupę.

To jest to! Jeśli chcesz pogrupować wszystkie arkusze w skoroszycie, możesz to szybko zrobić za pomocą opcji menu: Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną kartę i wybierz polecenie Zaznacz wszystkie arkusze.

Podczas pracy w trybie grupowym Excel wyświetla nazwę skoroszytu z na pasku tytułu. Musisz pamiętać, aby po zakończeniu działania na wielu arkuszach odłączyć je od grupy. Łatwo jest zapomnieć, że pracujesz w trybie grupowym, i bezwiednie wprowadzać zmiany we wszystkich arkuszach. Z drugiej strony, jeśli używasz trybu grupowego często i z korzyścią dla siebie, szybko nauczysz się odłączać grupy, gdy skończysz.

Aby odłączyć arkusze, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną kartę arkusza w grupie i wybierz polecenie Odgrupuj arkusze. Możesz też kliknąć dowolną zakładkę, która nie należy do grupy. Jeśli chcesz odłączyć grupę i pozostać przy bieżącym arkuszu, przytrzymaj klawisz i kliknij aktywną kartę. Przejdźmy teraz do kilku sprytnych sposobów wykorzystania grup, które być może nie przyszły Ci do głowy.

1: Kopiowanie istniejącej formuły lub wartości do innych arkuszy

Aby wprowadzić formułę lub wartość do wszystkich arkuszy w grupie, wprowadzasz ją tylko raz – na aktywnym arkuszu. Jeśli chcesz skopiować istniejącą formułę lub wartość do innego arkusza w tym samym skoroszycie, możesz zawsze skopiować i wkleić. Można też utworzyć grupę:

1. Wybierz arkusz, który zawiera formułę lub wartość, którą chcesz skopiować – arkusz źródłowy.
2. Przytrzymaj przycisk lub i kliknij karty, które chcesz uwzględnić w grupie – arkusze docelowe.
3. Z aktywną teraz grupą arkuszy wybierz komórkę, która zawiera formułę lub wartość.
4. Naciśnij .
5. Naciśnij .

Naciśnięcie powoduje uaktywnienie zawartości komórki (tryb edycji). Następnie naciśnięcie powoduje wklejenie zawartości aktywnej komórki w aktywnym arkuszu do odpowiedniej komórki we wszystkich pozostałych arkuszach w grupie arkuszy.

Zobacz: Podstawy sortowania w Excelu

2: Kontroluj liczbę i położenie wstawionych arkuszy

Domyślnie nowe skoroszyty Excela mają trzy arkusze. Możesz dodawać lub usuwać arkusze. Możesz nawet zmienić domyślną liczbę arkuszy dla nowych skoroszytów. To, czego nie można łatwo zrobić, to dodać wiele arkuszy w locie, dokładnie tam, gdzie chcesz. Pomocne mogą być arkusze pogrupowane.

Utwórz grupę z taką samą liczbą arkuszy, jaką chcesz dodać, w miejscu, w którym chcesz dodać nowe arkusze. Przy aktywnej grupie dodaj nowy arkusz, klikając prawym przyciskiem myszy dowolną kartę w grupie i wybierając polecenie Wstaw. Excel doda taką samą liczbę arkuszy jak w grupie pomiędzy zgrupowanymi arkuszami. Rysunek B przedstawia wyniki utworzenia grupy z Arkusza3, Arkusza4 i Arkusza5 (przy czym Arkusz5 jest ostatnim arkuszem skoroszytu) i wstawienia do niej arkusza.

Rysunek B

Dodaj wiele nowych arkuszy dokładnie tam, gdzie chcesz.

Spróbuj. Nie zajmie Ci dużo czasu, aby się w tym połapać. Ta droga nie jest łatwiejsza od kilkukrotnego kliknięcia ikony Nowy arkusz, ale jest łatwiejsza od przenoszenia nowo wstawionych arkuszy po ich dodaniu. Użyj grupy, aby dodać je dokładnie tam, gdzie chcesz.

3: Usuwanie grupy

Usuwanie kilku arkuszy naraz jest równie łatwe, a nie muszą one znajdować się w sąsiadującym zaznaczeniu. Użycie klawisza pozwala dodać do grupy arkusze, które nie są sąsiadujące. Następnie możesz usunąć wszystkie arkusze w grupie za pomocą jednego zadania: Kliknij prawym przyciskiem myszy zakładkę i wybierz polecenie Usuń.

Zobacz: Jak korzystać z funkcji sprawdzania poprawności danych programu Excel, aby zapobiec błędom przy wprowadzaniu danych

4: Przenoszenie zgrupowanych arkuszy

Jeśli arkusze nie są ułożone w sensownej kolejności, możesz je przenieść. Możesz również przenieść wiele arkuszy, grupując je i przenosząc grupę. Najpierw utwórz grupę. Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy grupę, wybierz polecenie Przenieś lub Kopiuj, wybierz pozycję i kliknij przycisk OK. Jeśli klikniesz opcję Utwórz kopię, możesz skopiować grupę arkuszy do nowej lokalizacji zamiast ją usuwać.

5: Drukuj szybko

Aby szybko wydrukować kilka arkuszy naraz, utwórz grupę. Gdy grupa jest aktywna, wykonaj zadanie drukowania w normalny sposób. Ta wskazówka może wymagać trochę praktyki, aby wszystko było w porządku, ale jest warta dodatkowego wysiłku.

6: Zobacz więcej kart

To nie jest ściśle wskazówka dotycząca grupy, ale jeśli nie widzisz kart arkusza, utworzenie grupy może być trudne. Możesz użyć strzałek po lewej stronie obszaru arkusza, ale to przesuwa zakładki, ale nie wyświetla więcej zakładek. Lepszym rozwiązaniem jest zmniejszenie rozmiaru poziomego paska przewijania znajdującego się bezpośrednio po prawej stronie. Wystarczy najechać na lewą krawędź paska i przeciągnąć go w prawo, aby zmniejszyć jego szerokość i wyświetlić więcej zakładek arkusza.

Nie nauka o rakietach

Żadna z tych wskazówek nie jest nauką o rakietach, ale pozwalają one używać grup w sposób, którego samemu można by nie rozważyć. Po zapoznaniu się z kilkoma z nich, prawdopodobnie pomyślisz o innych. Nie krępuj się podzielić swoimi ulubionymi wskazówkami dotyczącymi grupowania w sekcji komentarzy poniżej.

Wyślij mi swoje pytanie dotyczące pakietu Office

Odpowiadam na pytania czytelników, kiedy tylko mogę, ale nie ma gwarancji. Nie wysyłaj plików, chyba że zostaniesz o to poproszony; pierwsze prośby o pomoc, które nadejdą z załączonymi plikami, zostaną usunięte jako nieprzeczytane. Możesz wysłać zrzuty ekranu swoich danych, aby pomóc wyjaśnić pytanie. Kontaktując się ze mną, bądź tak konkretny, jak to tylko możliwe. Na przykład, „Proszę rozwiązać problem z moim skoroszytem i naprawić to, co jest nie tak” prawdopodobnie nie otrzyma odpowiedzi, ale „Czy możesz mi powiedzieć, dlaczego ta formuła nie zwraca oczekiwanych wyników?” może. Proszę wspomnieć o aplikacji i wersji, której używasz. TechRepublic nie zwraca mi kosztów za mój czas lub wiedzę, gdy pomagam czytelnikom, ani nie proszę o opłatę od czytelników, którym pomagam. Można się ze mną skontaktować pod adresem [email protected].

Czytaj także…

• Konfigurowanie widoku kalendarza programu Outlook w celu dostosowania go do rutyny pracy
• Jak programowo aktualizować i alfabetyzować listę kontrolną sprawdzania poprawności w programie Excel
• Jak na stałe zmienić proste ustawienia domyślne formatowania w programie Word
• Pytanie z pakietu Office&A: Numerowanie stron w programie Word i funkcja Znajdź w programie Excel

.