Valet att förbättra samarbetet mellan olika team på ditt företag är en självklarhet. Att förena experter från olika team och avdelningar i din organisation kommer trots allt garanterat att leda till djupare insikter, fräschare perspektiv och snabbare innovation, eller hur? Ja, det kan och bör det absolut göra. Men först är det viktigt att komma ihåg att team består av människor och att människor måste ansluta och kommunicera med varandra på ett tydligt sätt innan de kan samarbeta framgångsrikt. För att se till att ert samarbete över teamgränserna är inställt på framgång har vi samlat några tips som hjälper dig att förbereda ditt team för att förbättra och dominera samarbetet inom företaget. Här är 5 sätt att förbättra och öka samarbetet mellan team och tvärfunktionellt samarbete.
5 sätt att förbättra samarbetet mellan team:
Enligt en rapport i Harvard Business Review är ”75 % av tvärfunktionella team dysfunktionella och misslyckas med minst tre av fem kriterier”: 1) att uppfylla en planerad budget, 2) att hålla tidsplanen, 3) att följa specifikationerna, 4) att uppfylla kundernas förväntningar och/eller 5) att upprätthålla anpassningen till företagets mål.” Även om en misslyckandefrekvens på 75 procent kan vara skrämmande, visade samma undersökning att projekt som drivs av en hög chef eller övervakas av ett team av ledare från olika avdelningar har en framgångsfrekvens på 76 procent. Det är en rejäl omsvängning.
Då ett gott ledarskap är en förutsättning för att ett tvärgående team ska kunna nå sina mål, se till att ledarna för ditt tvärgående team är både synliga och tillgängliga för teammedlemmarna. Ledarna kanske till exempel inte har ett flexibelt schema som gör att de kan närvara vid alla möten, men de bör definitivt närvara vid vecko-/månadsvisa projektstatusrapporter och andra framstegsmöten på hög nivå. Ledarna bör också erbjuda teammedlemmarna flera sätt att kommunicera med dem om tvärgruppsprojekt, från sms och e-post till videochattar och kontorstid.
#2: Hjälp teammedlemmarna att komma i kontakt med varandra
För att ett team ska kunna prestera bra måste personerna i teamet kunna lita på varandra, och för att skapa förtroendefulla relationer krävs det att människor ägnar tid åt att lära känna varandra. För att lindra en del av det besvärliga med att människor som inte känner varandra så väl samlas för att arbeta som ett team rekommenderar vi följande:
– Använd HD-videokonferenser för att se till att teammedlemmar på distans kan träffa alla ansikte mot ansikte och kommunicera med dem som om de befann sig i samma rum.
– Börja mötena med en fråga som bryter isen, t.ex. ”Vilken är din favoritsemesterplats?” eller ”Vilken är din dolda talang?”. Gå sedan runt i rummet och be alla dela med sig av sina svar.
– Skapa en minibok med teamets biografier och dela ut den vid det första mötet. Bioböckerna bör innehålla en bild på varje person, deras titel, kompetensområde, önskat kontaktsätt och några personliga uppgifter som gör dem relaterbara, t.ex. favoritfilm, hobbyer, husdjur osv.
– Ordna ett socialt evenemang för teammedlemmarna och spela spel som uppmuntrar dem att knyta kontakter med människor utanför sin avdelning. Om ditt team har anställda på distans kan du använda videokonferens för att inkludera dem i det roliga och spela spel som kontorsfrågor, charader eller catchphrase.
#3: Skapa en teamstadga
När dina medarbetare i teamet har haft möjlighet att lära känna varandra, vill du upprätta en teamstadga som beskriver syftet med teamet, vilka de övergripande målen är och vilka roller medlemmarna förväntas spela för att uppnå affärsmålen. Upprättandet av teamets stadgar bör vara teamets första uppgift att utföra tillsammans, eftersom det hjälper till att säkerställa att alla är införstådda med hur de ska arbeta tillsammans på bästa sätt. En bra teamstadga bör innehålla sju punkter:
1. Syfte – Definiera teamets syfte eller det problem som ska lösas
2. Uppdrag & Mål – Fastställ huvudmålet och en prioriterad lista över mindre mätbara mål
3. Teamets roller – Lista teamets medlemmar, deras roller i teamet och deras kontaktuppgifter
4. Förväntningar – Ange tydligt teamets prioriteringar och vägar för konfliktlösning
5. Budget & Resurser – Sammanställ en förteckning över tillgängliga resurser och poster som täcks av budgeten
6. Schema – Beskriv ett mötesschema för statusrapporter och planerade måldatum
7. Överenskommelse – När stadgan är klar måste alla medlemmar skriva under den som en överenskommelse
#4: Centralisera kommunikationen
Ett bra sätt att se till att alla förblir fokuserade på teamets övergripande mål och är uppdaterade om vad andra gör och hur saker och ting framskrider mellan mötena är att ta hjälp av en app för projekthantering, som Asana, Trello eller Clarizen. Projektledningsappar gör det möjligt för alla i teamet att lägga upp meddelanden, ställa frågor och dela med sig av uppdateringar. Alla de ovannämnda samarbetsverktygen online är säkra och anpassningsbara, så projektledarna kan styra åtkomstnivåerna till känslig information och märka projektplatsen med teamets färger, logotyper med mera.
Ett annat sätt att skapa en miljö där teammedlemmarna kan hålla improviserade möten och kommunicera med varandra på en central plats är att ta ett särskilt utrymme, t.ex. ett samlingsrum, och utrusta det med en videoportal som alltid är påslagen. Genom att skapa en sådan atmosfär främjas kamratskap genom att distansanställda kan hålla kontakten med teammedlemmarna. Det stöder också spontant samarbete, vilket är avgörande för att öka innovationshastigheten.
#5: Erkänn och belöna projektmilstolpar
Det finns alltid spänning när ett nytt projekt lanseras, men att bibehålla dynamiken i tvärteamet, när den dagliga kampen för att möta olika utmaningar börjar, kan vara en uppförsbacke. För att hålla ditt team inspirerat och se fram emot att nå nästa milstolpe bör ledarna göra en poäng av att erkänna och belöna genombrott och lagprestationer i tvärsamarbete.
Men lagmedlemmarna kommer säkert att känna sig hedrade när ledarna erkänner deras hårda arbete och samarbetsinsatser, men smarta ledare kommer också att uppmana lagmedlemmarna att erkänna de lagkamrater som de uppskattar. I det senare scenariot bidrar erkännandet av kamrater till att bygga ännu starkare band och känslor av välvilja mellan lagmedlemmarna.
Med avseende på belöningar kanske du vill samla in förslag från lagmedlemmarna under upprättandet av lagstadgan för att få idéer om vad som verkligen kommer att motivera de enskilda medlemmarna i laget. Beprövade och sanna belöningar som gemensamma luncher och middagar och utflykter till sportevenemang är naturligtvis alltid uppskattade och har den extra bonusen att lagkamraterna kan utveckla starkare band genom att umgås med varandra.
Enkla sätt att förbättra och förstärka samarbetet – gör det enkelt att samarbeta mellan olika team
Det bästa ledarna kan göra när det gäller att främja och förbättra samarbetet mellan olika team är kanske att göra processen att samarbeta till en bra upplevelse i sig själv. Highfive är en kraftfull allt-i-ett-videokonferenslösning med HD-video och ljud som gör det möjligt för team att koppla upp sig och få en oöverträffad upplevelse av kommunikation ansikte mot ansikte. Highfives är dessutom så användarvänliga att vem som helst kan använda dem direkt från start för att dela skärmar, brainstorma lösningar, samarbeta med andra teammedlemmar och mycket mer. För att utrusta ditt tvärgående team med allt de behöver för att lyckas kan du börja med att ge dem en Highfive. Vi hoppas att du gillade dessa tips om hur du kan förbättra samarbetet mellan tvärfunktionella team och den övergripande förbättringen av företagets samarbete!
