Typy obchodních zpráv s popisem

Obchodní zprávy zprostředkovávají různé typy potřebných informací o podniku, např. fakta, čísla a analýzu situace. Hlavním motivem zpráv je poskytnout podniku základní informace pro plánování a zásadní rozhodování, jako jsou expanze a investice. Na základě informací ze zprávy lze připravovat podnikatelské plány, rozpočty, rozhodovat o reklamě a mnoho dalších věcí. Formátování různých obchodních zpráv je velmi důležité, protože je třeba, aby zpráva byla snadno a rychle čitelná a okamžitě rozpoznatelná a nechyběly v ní žádné důležité informace.

Podnikové zprávy jsou nepochybně velmi důležitou součástí každého podniku. Existují různé typy obchodních zpráv v závislosti na potřebě a situaci. Zmínit lze ty, které jsou mezi nimi uvedeny níže:

Druhy obchodních zpráv

• Neformální obchodní zpráva
• Formální obchodní zpráva
• Informativní obchodní zpráva
• Analytická nebo výkladová obchodní zpráva
• Souhrnná obchodní zpráva
• . Business Report
• Verbatim Business Report
• Fact Finding Business Report
• Problem Solving Business Report
• Technical Business Report
• Performance Report
• Ad-hoc zpráva výboru
• Zpráva stálého výboru
• Většinová zpráva
• Minoritní zpráva
• Výroční zpráva
• Výzkumná zpráva

Každý z typů je popsán níže:

Neformální obchodní zpráva

Neformální obchodní zprávy se vyhotovují pohodlně, což bude pro zpravodaje užitečné a lze je ihned předložit požadované osobě. Tyto zprávy můžete předložit i ve formě obchodního dopisu nebo memoranda. Tyto zprávy se nazývají neformální zprávy, protože se pro ně nedodržuje žádný pevný formát.

Formální obchodní zpráva

Formální obchodní zprávy se vyhotovují ve stanoveném formátu a předkládají se příslušným orgánům dosud stanoveným způsobem. Tyto zprávy se předkládají orgánům nebo výborům či vedoucím různých útvarů nebo organizací. Tyto zprávy formálně podávají popis činnosti, proto se nazývají formální obchodní zprávy.

Informativní obchodní zpráva

Tyto obchodní zprávy se připravují tak, aby podávaly informace popisným způsobem, který řeší nějakou otázku nebo problém či situaci. Tyto zprávy podávají informace podrobným a vyčerpávajícím způsobem, který je využíván orgány pro získání náhledu na danou otázku nebo problém či situaci. Tyto zprávy se tedy nazývají informativní obchodní zprávy.

Analytická nebo interpretační obchodní zpráva

Analytické nebo interpretační či výkladové obchodní zprávy poskytují fakta, čísla, názory nebo stanoviska pro interpretaci konkrétních informací nebo problému či situace. Tato zpráva může také obsahovat důvody, proč k určitému problému nebo události došlo a jaký by měl být postup, jakož i doporučení pro daný problém nebo událost.

Souhrnná obchodní zpráva

Zpráva, která je vypracována s pomocí důležitých údajů projednávaných na obchodním jednání, se nazývá souhrnná obchodní zpráva. Tyto zprávy se připravují za účelem zaslání pro akcionáře společnosti nebo pro tiskovou zprávu či pro člena určité instituce.

Verbatim Business Report

Obchodní zpráva, kterou vyhotovují sekretáři nebo někdo jiný a která zaznamenává slovo od slova rozhovory uskutečněné na obchodní schůzce, je známá jako doslovná obchodní zpráva. Například na obchodní schůzi bylo přijato usnesení o jmenování auditora a toto usnesení je zaznamenáno slovo od slova jako doslovná zpráva. Při hlasování, kdy se zvažuje společné hlasování jednotlivých členů, obsahují doslovné zprávy opět jména, způsoby hlasování a výsledky. Tyto zprávy nejsou totožné se zápisem ze schůze, který je souhrnným záznamem o průběhu a rozhodnutích schůze.

Zpráva o zjištění skutečnosti na obchodní schůzi

V organizaci nastává několik situací, kdy se zjištění skutečnosti stává nezbytným. Například rivalita mezi manažerem a spolupracovníkem nebo porucha strojního zařízení v areálu závodu. Tyto situace vyžadují hloubkovou argumentaci. V takových případech je přínosná zpráva o zjištění skutečnosti, která prezentuje fakta z pohledu třetí osoby. Tyto zprávy se předkládají vrcholovému vedení a to na jejich základě okamžitě přijímá potřebná opatření týkající se dané situace.

Problem-solving Business Report

Problem-solving business reports pomáhají řešit problém tím, že doporučí nebo navrhnou akční plán týkající se konkrétní situace. Součástí zprávy jsou také důvody těchto problémů a závěrem je několik způsobů, které lze použít pro řešení problému. Tato zpráva také obsahuje způsoby, jak se problému v budoucnu vyhnout přijetím konkrétních kroků.

Technická obchodní zpráva

Jelikož se technologie neustále rozvíjejí, společnosti se neustále modernizují pomocí nejnovějších technologií. Kdykoli k takové technologické změně ve společnosti dojde, je vypracována technická obchodní zpráva, která určí technologickou úroveň. Tyto zprávy obsahují podrobný způsob sledování včetně peněz a času, které budou zapotřebí. To pomáhá vrcholovému vedení při plánování a rozhodování do budoucna.

Zpráva o výkonnosti

Vedení chce pravidelně znát výkony jednotlivých oddělení. Kromě toho chce vedení vědět také o nových pobočkách, nových zaměstnancích nebo i o výkonech stávajících zaměstnanců, jejichž povýšení se chystá. K analýze těchto věcí se připravuje zpráva o výkonnosti. Tyto zprávy jsou pro vedení klíčové pro přijetí rozhodnutí. Proto tyto zprávy připravují vedoucí pracovníci oddělení nebo poboček či příslušní lidé.

Zpráva výboru ad-hoc

Zpráva zvláštního výboru je jiný název zprávy výboru ad-hoc. Z názvu je zcela zřejmé, že je vytvořen zvláštní výbor, který se zabývá vyšetřováním, a tento výbor je po předložení zprávy rozpuštěn. Zvláštní výbory se vytvářejí ve specifických nebo zvláštních případech, jako jsou pracovní úrazy zaměstnanců nebo požár v kancelářských prostorách apod.

Zpráva stálého výboru

Výbor jmenovaný z určitého důvodu se nazývá stálý výbor. Důvodem může být hodnocení oddělení, hodnocení zaměstnanců nebo finanční hodnocení. Stálá komise je povinna předložit podrobnou zprávu o těchto věcech a tato zpráva se nazývá zpráva stálé komise. Mnoho organizací vyžaduje předkládání těchto zpráv v častých intervalech.

Zpráva většiny

Členové výboru včetně předsedy mezi sebou zpravidla rozhodují jednomyslně. V těchto případech se vypracovává jediná zpráva, která se předkládá oficiálnímu výboru. V opačném případě většina členů vypracuje vlastní zprávu a předloží ji příslušnému orgánu. Tato zpráva se nazývá zpráva většiny.

Zpráva většiny

Pro předložení zprávy na základě šetření zvláštního subjektu je určen tým zvláštního výboru. Do závěrečného výboru mohou být vybráni 3 členové a každý z nich je předsedou uvedeného výboru. Pokud se názory členů na daný předmět liší, mohou zprávu samostatně předložit ostatní členové. Samostatné zprávy předložené nesouhlasícími členy se nazývají menšinové zprávy.

Výroční zpráva

Zpráva vytvářená jednou ročně a obsahující roční procesy podniku, jako jsou tržby, obraty a zisky, se nazývá výroční zpráva. Tato zpráva se předkládá vedoucím pracovníkům podniku, aby si mohli podrobně prostudovat hospodářský rok.

Výzkumná zpráva

Nejvyčerpávající z typů zpráv jsou výzkumné zprávy. Obecně jsou tyto zprávy potřebné, když se společnost pokouší vstoupit do nových teritorií, jako je expanze do nového geografického regionu nebo nabídka nového produktu atd. Jejich příprava je ze všech typů obchodních zpráv časově nejnáročnější a nejsložitější

.