Prosessi määritellään toisiinsa kytkeytyneiden toimintojen kokonaisuudeksi, joka yhdestä tai useammasta syötteestä käsin muuntaa ne ja tuottaa tuloksen (tuloksen).
Minkä tahansa organisaation toiminnot voidaan käsittää osana tiettyä prosessia. Näin ollen, kun asiakas astuu kauppaan tehdäkseen ostoksen, kun pyydetään puhelinliittymää, rekisteröintitodistusta tai patentin rekisteröintiä vastaavaan rekisteriin, käynnistetään prosesseja, joiden tulosten on tähdättävä kysynnän tyydyttämiseen.
Kaikki prosessit, niiden monimutkaisuudesta riippumatta, voivat sopia edellä olevaan määritelmään. Monimutkaisemmissa prosesseissa on kuitenkin yleensä suurempi määrä syötteitä prosessin syklin eri vaiheissa, ja ne tuottavat mahdollisesti useamman kuin yhden tuotoksen.
Asiassa minkä tahansa muunnoksen pitäisi lisätä arvoa eri syötteille ja tuottaa rikastettuja tuotoksia, jotta prosessin vastaanottaja olisi tyytyväinen. Sen pitäisi mennä vielä pidemmälle ja varmistaa, että jokainen toiminta tuottaa lisäarvoa; toiminta ymmärretään sarjana tehtäviä, jotka siirtyvät panoksesta tuotokseen.
Jokainen organisaatio tuottaa tuotteita ja palveluita prosessiensa ansiosta. Siksi niiden hallinta on elintärkeää, jotta ne olisivat tehokkaita ja tarjoaisivat laatua asiakkaille.
Prosesseilla on resursseja: ihmisiä, aineellisia välineitä, asiakirjoja, tietoa…
Prosessien asianmukaista hallintaa varten on myös määriteltävä niiden rajat. On oltava valvontajärjestelmä, joka sisältää sisäisiä toimenpiteitä ja indikaattoreita itse prosessin toiminnasta. Ja ulkoisesti sen tyytyväisyyden taso, jonka sen tulokset saavat aikaan asiakkaassa tai vastaanottajassa. Myös näiden tulosten sovittamisesta vakiintuneisiin standardeihin.
Prosessin osatekijät
Prosessien hallinnassa on siis viisi keskeistä osatekijää:
- Syötteet.
- Tuotokset.
- Resurssit.
- Prosessin rajat.
- Valvontajärjestelmä.
Toisaalta prosessit eivät tuota ainoastaan ulkoiselle asiakkaalle osoitettuja tuloksia. Vastaanottaja voi olla henkilö tai prosessi organisaatiossa itsessään. Itse asiassa jokaisella työpisteellä voidaan katsoa olevan sarja toimintoja, jotka voidaan mieltää prosessiksi.
Suositus
Käsitä organisaatiosi prosessien järjestelmänä. Tunnista ne, dokumentoi ne ja toimi niiden perusteella niiden parantamiseksi. Muista, että hyvän liikkeenjohdon varmistamiseksi sinun on hallittava prosesseja.
Tältä kannalta mitä tahansa organisaatiota voidaan pitää prosessien järjestelmänä. Prosessit, jotka liittyvät enemmän tai vähemmän toisiinsa ja joissa suuri osa syötteistä tulee sisäisiltä toimittajilta ja joiden tulokset suunnataan usein sisäisille asiakkaille.
Prosessin voi suorittaa yksi henkilö tai yksi osasto. Monimutkaisemmat prosessit kulkevat kuitenkin organisaation läpi eri toiminta-alueiden ja osastojen kautta, jotka ovat enemmän tai vähemmän mukana prosessissa.
Prosessin kulun ja sen toimintojen välisten suhteiden hahmottamiseksi käytetään vuokaaviota. Sen soveltaminen helpottaa sen uudelleensuunnittelun ja parantamisen lähestymistä hyvissä olosuhteissa.
Prosessi ja hierarkkinen-toiminnallinen rakenne
Se, että prosessiin osallistuu eri osastoja, vaikeuttaa prosessin valvontaa ja hallintaa, mikä laimentaa näiden osastojen vastuuta siitä. Lyhyesti sanottuna kukin alue vastaa toteuttamistaan toimista. Mutta vastuuta ja sitoutumista koko prosessiin ei yleensä oteta keneltäkään erityisesti.
Toiminnallisesta organisaatiosta ei selvästikään tulla luopumaan. Organisaation perusominaisuus on nimenomaan työn jakaminen ja erikoistuminen sekä sen eri toimintojen koordinointi. Mutta organisaation näkemys, jossa keskitytään sen prosesseihin, mahdollistaa niiden paremman hyödyntämisen. Se helpottaa myös keskittymistä näiden prosessien tuotosten vastaanottajiin eli asiakkaisiin. Näin ollen on kiistatonta, että prosessijohtaminen on elementti, joka voi olla keskeinen osa laatupolitiikkaa.
Organisaatio, joka tavoittelee vakaata johtamista, joka on hyvin suunnattu sen strategisiin tavoitteisiin ja tärkeimpiin tuloksiin, edellyttää globaalia ja laaja-alaista näkökulmaa. Tämä voidaan saavuttaa vain prosessivision avulla.
.