Hvad er en proces – Processtyring

En proces defineres som et sæt indbyrdes forbundne aktiviteter, der med udgangspunkt i et eller flere input transformerer dem og genererer et output (resultat).

Aktiviteterne i enhver organisation kan opfattes som en del af en specifik proces. Når en kunde går ind i en forretning for at foretage et køb, når der anmodes om en telefonlinje, en registreringsattest eller registrering af et patent i det tilsvarende register, aktiveres der således processer, hvis resultater skal have til formål at tilfredsstille en efterspørgsel.

Alle processer, uanset deres kompleksitet, kan passe ind i ovenstående definition. De mere komplekse vil dog normalt have et større antal input på forskellige stadier af procescyklussen og muligvis generere mere end ét output.

I princippet bør enhver transformation tilføre værdi til de forskellige input og generere berigede output med det formål at tilfredsstille modtageren af processen. Den bør endda gå endnu længere og sikre, at hver enkelt aktivitet giver merværdi; aktivitet forstås som den række af opgaver, der skaber overgangen fra input til output.

For at kunne omdanne de forskellige input rettidigt har processerne ressourcer: mennesker, materielle midler, dokumenter, information,…

Og for at kunne styre processerne korrekt skal deres grænser defineres. Der skal være et kontrolsystem, som omfatter interne foranstaltninger og indikatorer for selve processens funktion. Og eksternt, af den grad af tilfredshed, som resultaterne opnår hos kunden eller modtageren. Også af tilpasningen af disse resultater til de fastsatte standarder.

Elementer i en proces

Så har vi fem nøgleelementer i ledelsen af processer:

• Input.
• Output.
• Ressourcer.
• Procesgrænser.
• Kontrolsystem.

På den anden side skaber processer ikke kun resultater, der er rettet mod en ekstern kunde. Modtageren kan være en person eller en proces i selve organisationen. Faktisk kan hver arbejdsstation anses for at have en række aktiviteter, der kan opfattes som en proces.

Fra dette synspunkt kan enhver organisation betragtes som et system af processer. Processer, der er mere eller mindre indbyrdes forbundne, og hvor en stor del af input kommer fra interne leverandører, og hvis resultater ofte vil være rettet mod interne kunder.

En proces kan udføres af en enkelt person eller inden for en enkelt afdeling. Men de mere komplekse processer flyder gennem organisationen gennem forskellige funktionsområder og afdelinger, som er involveret i den i større eller mindre grad.

For at forstå en proces og forholdet mellem dens aktiviteter anvendes flowdiagrammet. Anvendelsen af den gør det nemmere at gå til en redesign og forbedring af den under gode forhold.

Proces og hierarkisk-funktionel struktur

Den omstændighed, at forskellige afdelinger er involveret i en proces, gør det vanskeligt at kontrollere og styre den og udvander det ansvar, som disse afdelinger har for den. Kort sagt vil hvert område være ansvarligt for de aktiviteter, som det gennemfører. Men ansvaret og engagementet i hele processen vil ikke blive taget af nogen bestemt.

Det er klart, at den funktionelle organisation ikke vil blive fjernet. Det grundlæggende kendetegn ved en organisation er netop arbejdsdelingen og specialiseringen af arbejdet samt koordineringen af dens forskellige aktiviteter. Men en vision af en organisation, der fokuserer på dens processer, gør det muligt at udnytte dem bedre. Det gør det også lettere at fokusere på modtagerne af output fra disse processer, dvs. kunderne. Det er derfor ubestrideligt, at processtyring er et element, der kan være et nøgleelement i kvalitetspolitikker.

En organisation, der søger en solid ledelse, der er velorienteret mod dens strategiske mål og centrale resultater, kræver et globalt og tværgående perspektiv. Dette kan kun opnås gennem en procesvision.

.