A folyamatot egymással összefüggő tevékenységek olyan halmazaként definiáljuk, amely egy vagy több bemenetből kiindulva átalakítja azokat, kimenetet (eredményt) létrehozva.
Minden szervezet tevékenységei felfoghatók egy adott folyamat részeként. Így amikor egy vásárló belép egy üzletbe, hogy vásároljon, amikor egy telefonvonalra, egy forgalmi engedélyre vagy egy szabadalomnak a megfelelő nyilvántartásba való bejegyzésére irányuló kérelmet nyújtanak be, olyan folyamatok aktiválódnak, amelyeknek az eredménye egy kereslet kielégítésére kell, hogy irányuljon.
Minden folyamat, összetettségétől függetlenül, megfelelhet a fenti meghatározásnak. Az összetettebbek azonban általában több bemenetet tartalmaznak a folyamatciklus különböző szakaszaiban, és esetleg egynél több kimenetet generálnak.
Az átalakításnak általában értéket kell adnia a különböző bemenetekhez, és gazdagított kimeneteket kell létrehoznia azzal a céllal, hogy kielégítse a folyamat címzettjét. Még ennél is tovább kell mennie, biztosítva, hogy minden egyes tevékenység hozzáadott értéket teremtsen; a tevékenység alatt olyan feladatok sorozatát kell érteni, amelyek a bemenetből a kimenetbe vezetnek át.
Minden szervezet a folyamatainak köszönhetően termékeket és szolgáltatásokat állít elő. Ezért a folyamatok irányítása elengedhetetlen ahhoz, hogy hatékonyak legyenek és minőséget nyújtsanak az ügyfeleknek.
A különböző inputok időben történő átalakításához a folyamatok erőforrásokkal rendelkeznek: emberek, anyagi eszközök, dokumentumok, információk,…
A folyamatok megfelelő irányításához meg kell határozni a folyamatok határait is. Léteznie kell egy olyan ellenőrzési rendszernek, amely magában foglalja a folyamat működésének belső intézkedéseit és mutatóit. És külsőleg, az eredmények által az ügyfélben vagy a címzettben elért elégedettség szintje. Továbbá ezeknek az eredményeknek a megállapított szabványokhoz való igazításáról.
A folyamat elemei
A folyamatok irányításának tehát öt kulcsfontosságú eleme van:
- Bemenetek.
- Kimenetek.
- Források.
- Folyamathatárok.
- Kontrollrendszer.
Másrészt a folyamatok nem csak egy külső ügyfélnek címzett eredményeket hoznak létre. A címzett lehet egy személy vagy egy folyamat a szervezeten belül. Valójában minden egyes munkaállomásra úgy tekinthetünk, mint egy sor tevékenységre, amelyek folyamatokként foghatók fel.
Elképzelés
Folyamatok rendszereként fogja fel a szervezetét. Azonosítsa őket, dokumentálja őket, és tegyen lépéseket a javításuk érdekében. Tartsuk szem előtt, hogy a jó vállalatirányításhoz folyamatokat kell irányítanunk.
Ebből a szempontból minden szervezetet folyamatok rendszerének tekinthetünk. Többé-kevésbé összefüggő folyamatok, amelyekben az inputok jó részét belső beszállítók állítják elő; és amelyek eredményei gyakran belső ügyfelek felé irányulnak.
A folyamatot egyetlen személy vagy egyetlen osztályon belül is végezheti. Az összetettebbek azonban a szervezeten belül különböző funkcionális területeken és részlegeken keresztül áramlanak, amelyek kisebb-nagyobb mértékben érintettek.
A folyamat útjának és a tevékenységek közötti kapcsolatnak az érzékeltetésére az áramlási diagramot használják. Alkalmazása megkönnyíti, hogy jó feltételek mellett közelítsük meg annak újratervezését és javítását.
Folyamat és hierarchikus-funkcionális struktúra
Az, hogy egy folyamatban különböző részlegek vesznek részt, megnehezíti annak ellenőrzését és irányítását, felhígítja az e részlegek feletti felelősséget. Egyszóval, minden terület az általa végzett tevékenységekért lesz felelős. De a felelősséget és az egész folyamat iránti elkötelezettséget általában nem fogja senki konkrétan vállalni.
A funkcionális szervezet nyilvánvalóan nem fog megszűnni. Egy szervezet alapvető jellemzője éppen a munkamegosztás és a specializáció, valamint a különböző tevékenységek összehangolása. A szervezetnek a folyamatokra összpontosító jövőképe azonban lehetővé teszi, hogy ezeket a folyamatokat jobban ki lehessen használni. Ez azt is megkönnyíti, hogy e folyamatok kimeneteinek címzettjeire, azaz az ügyfelekre összpontosítsunk. Ezért vitathatatlan, hogy a folyamatirányítás olyan elem, amely a minőségpolitika kulcseleme lehet.
Egy szervezet, amely szilárd, a stratégiai célkitűzések és a kulcsfontosságú eredmények felé jól orientált irányításra törekszik, globális és transzverzális perspektívát igényel. Ezt csak a folyamatok víziójával lehet elérni.
.