Sex tips för att använda Excel-arkgrupper på enkla (men ovanliga) sätt

Excel gör det möjligt att välja flera ark som du sedan kan redigera som en grupp. När arken är grupperade på det här sättet görs allt du gör på det aktiva arket också på de andra arken i gruppen. Det här grupperingsbeteendet kan spara mycket tid för formatering och redigering om arbetsboken delar upp relaterade data på liknande strukturerade ark. Du kan också använda grupperade ark för att göra saker som du kanske inte inser. I den här artikeln visar jag dig några användbara grupperingsknep som du kanske inte har tänkt på.

Jag kommer att använda Excel 2016 på ett Windows 10 64-bitarsystem, men du kan tillämpa de här tipsen på tidigare versioner utan någon ytterligare instruktion. Det finns ingen nedladdningsbar demonstrationsfil.

Ett ord om relaterade men separata

Grupper förlitar sig på vad jag kallar den relaterade men separata konstruktionen. Varje blad har samma syfte och, vilket är viktigare, samma struktur, men uppgifterna är uppdelade på separata blad enligt vissa definierande kriterier, t.ex. datum, personal och avdelningar. Du kan se beställningar per månad, försäljning per region eller klasser per lärare. Sammanställningen är alla beställningar, all försäljning och alla klasser, men strukturen skiljer uppgifterna åt.

I bästa fall gör det här arrangemanget rapporteringen enkel, men det komplicerar den aggregerade gruppering och de analytiska processer som Excel är så bra på. Jag föredrar att lagra data i en mer traditionell registerstruktur av databastyp. Det är lättare att samla data från en gemensam källa för rapportering än att hämta data från flera ark för analyser och manipulation. Jag är dock i minoritet; du kommer att upptäcka att många Excel-arbetsböcker använder den här relaterade men separata modellen. Det är inte fel på något sätt; men tänk på hur du vill använda alla data innan du accepterar den här modellen som det bästa sättet att lagra dem. Hur du lagrar data är lika viktigt som hur du presenterar den information som uppstår när du analyserar dessa data.

Skapa arkgrupp

Du kan välja två eller flera ark för att skapa en grupp och agera på alla ark samtidigt. Det du gör på det aktiva arket kommer att ske på alla arken i gruppen. Om du redan vet hur du skapar en grupp kan du hoppa över till tipsen som följer. Annars gör du följande för att skapa en arkgrupp:

1. Aktivera varje ark som du vill inkludera i gruppen.
2. Håll ner och klicka på den första och sista arkfliken för att skapa en sammanhängande grupp (Figur A). Du märker att flikarna ändrar färg när de grupperas. Använd för att klicka på enskilda flikar för att skapa en grupp av icke sammanhängande ark.

Figur A

De vita flikarna indikerar en grupp.

Det var allt! Om du vill gruppera alla ark i arbetsboken kan du göra det snabbt med hjälp av ett menyalternativ: Högerklicka på en flik och välj Välj alla blad.

När du arbetar i gruppläge visar Excel arbetsbokens namn med i titellisten. Du måste komma ihåg att ta bort grupperingen av arken när du är klar med att agera på flera ark. Det är lätt att glömma att du arbetar i gruppläge och göra ändringar i alla ark utan att det är meningen. Om du däremot använder gruppläget ofta och till din fördel lär du dig snabbt att ta bort grupperingen när du är klar.

Om du vill ta bort grupperingen av ark högerklickar du på någon av arkflikarna i gruppen och väljer Ta bort grupperingen av ark. Eller klicka på en flik som inte finns i gruppen. Om du vill ta bort grupperingen och stanna kvar på det aktuella arket håller du ner tangenten och klickar på den aktiva fliken. Nu ska vi gå vidare till några smarta sätt att använda grupper som du kanske inte har tänkt på.

1: Kopiera en befintlig formel eller ett befintligt värde till andra blad

Om du vill skriva in en formel eller ett värde i alla blad i gruppen skriver du det bara en gång – på det aktiva bladet. Om du vill kopiera en befintlig formel eller ett befintligt värde till ett annat ark i samma arbetsbok kan du alltid kopiera och klistra in. Du kan också skapa en grupp:

1. Välj det ark som innehåller formeln eller värdet du vill kopiera – källarbladet.
2. Håll ned eller och klicka på de blad som du vill inkludera i gruppen – målbladen.
3. Med en bladgrupp nu aktiv markerar du cellen som innehåller formeln eller värdet.
4. Tryck på .
5. Tryck på .

Trycket aktiverar innehållet i cellen (redigeringsläge). Genom att trycka på klistrar du sedan in innehållet i den aktiva cellen i det aktiva arket i motsvarande cell i alla andra ark i arkgruppen.

Se: Bemästra grunderna för sortering i Excel

2: Kontrollera antalet och positionen för infogade ark

Som standard har nya Excel-arbetsböcker tre ark. Du kan lägga till eller ta bort ark. Du kan även ändra standardantalet ark för nya arbetsböcker. Vad du inte enkelt kan göra är att lägga till flera ark i farten, exakt där du vill ha dem. Grupperade ark kan vara till hjälp.

Skapa en grupp med samma antal ark som du vill lägga till där du vill lägga till de nya arken. När gruppen är aktiv lägger du till ett nytt ark genom att högerklicka på någon flik i gruppen och välja Infoga. Excel lägger till samma antal ark som i gruppen mellan de grupperade arken. Figur B visar resultatet av att skapa en grupp från Sheet3, Sheet4 och Sheet5 (där Sheet5 är det sista bladet i arbetsboken) och infoga ett blad.

Figur B

Inför flera nya blad precis där du vill ha dem.

Gör ett försök. Det kommer inte att ta lång tid för dig att få grepp om det. Den här vägen är inte enklare än att klicka på ikonen Nytt ark några gånger, men den är enklare än att flytta de nyinförda arken efter att du har lagt till dem. Använd en grupp för att lägga till dem exakt där du vill ha dem.

3: Ta bort en grupp

Det är lika enkelt att ta bort flera ark på en gång, och de behöver inte vara i ett sammanhängande urval. Med hjälp av tangenten kan du lägga till icke sammanhängande ark till en grupp. Därefter kan du radera alla ark i gruppen med en enda uppgift: Högerklicka på en flik och välj Ta bort.

Se: Så här använder du Excel-funktionen Datavalidering för att förhindra misstag vid datainmatning

4: Flytta grupperade ark

Om arken inte ligger i en meningsfull ordning kan du flytta dem. Du kan också flytta flera ark genom att gruppera dem och flytta gruppen. Först skapar du gruppen. Högerklicka sedan på gruppen, välj Flytta eller kopiera, välj en position och klicka på OK. Om du klickar på alternativet Skapa en kopia kan du kopiera, i stället för att ta bort, gruppen av ark till en ny plats.

5: Skriv ut snabbt

För att snabbt skriva ut flera ark samtidigt skapar du en grupp. När gruppen är aktiv fortsätter du med din utskriftsuppgift som vanligt. Det här tipset kan kräva lite övning för att få allting rätt, men det är värt den extra ansträngningen.

6: Se fler flikar

Det här är inte direkt ett grupptips, men om du inte kan se arkflikarna kan det vara svårt att skapa en grupp. Du kan använda pilarna till vänster om arkområdet men det flyttar flikar, det visar inte fler flikar. En bättre lösning är att minska storleken på det horisontella rullningsfältet omedelbart till höger. Håll bara muspekaren över den vänstra kanten av baren och dra den till höger för att minska dess bredd och visa fler arkflikar.

Inte raketforskning

Ingen av de här tipsen är raketforskning, men de låter dig använda grupper på sätt som du kanske inte hade tänkt på på egen hand. När du har arbetat dig igenom några kommer du förmodligen att tänka på andra. Dela gärna med dig av dina favorittips för gruppering i kommentarsfältet nedan.

Sänd mig din fråga om Office

Jag svarar på läsarnas frågor när jag kan, men det finns ingen garanti. Skicka inte filer om du inte begär det; första förfrågningar om hjälp som kommer in med bifogade filer kommer att raderas olästa. Du kan skicka skärmdumpar av dina data för att förtydliga din fråga. När du kontaktar mig, var så specifik som möjligt. Till exempel: ”Var snäll och felsök min arbetsbok och åtgärda vad som är fel” kommer förmodligen inte att få något svar, men ”Kan du berätta varför den här formeln inte ger de förväntade resultaten?” kan kanske få ett svar. Ange vilken app och vilken version du använder. Jag får ingen ersättning från TechRepublic för min tid eller expertis när jag hjälper läsare, och jag ber inte heller om någon ersättning från läsare som jag hjälper. Du kan kontakta mig på [email protected].

Läs också…

• Konfigurera Outlooks kalendervy så att den passar din arbetsrutin
• Så uppdaterar och alfabetiserar du en kontrollista för validering programmatiskt i Excel
• Så ändrar du permanent enkla formateringsinställningar i Word
• Office Q&A: Word-sidnumrering och Excels funktion Hitta

.