En process definieras som en uppsättning sammankopplade aktiviteter som, med utgångspunkt i en eller flera indata, omvandlar dem och genererar en output (resultat).
Aktiviteterna i en organisation kan betraktas som en del av en specifik process. När en kund går in i en butik för att göra ett köp, när en begäran görs om en telefonlinje, ett registreringsbevis eller registrering av ett patent i motsvarande register, aktiveras processer vars resultat måste syfta till att tillfredsställa en efterfrågan.
Alla processer, oavsett deras komplexitet, kan passa in i ovanstående definition. De mer komplexa processerna kommer dock vanligtvis att ha ett större antal inputs i olika skeden av processcykeln och genererar eventuellt mer än en output.
I princip bör varje omvandling ge mervärde åt de olika inputs och generera berikade outputs i syfte att tillfredsställa processens mottagare. Den bör till och med gå längre och se till att varje aktivitet ger ett mervärde; med aktivitet menas den serie uppgifter som gör övergången från input till output.
Varje organisation genererar produkter och tjänster tack vare sina processer. Därför är det viktigt att hantera dem för att de ska vara effektiva och erbjuda kunderna kvalitet.
För att de olika insatserna ska kunna omvandlas i rätt tid har processerna resurser: människor, material, dokument, information,…
För att processerna ska kunna hanteras på ett korrekt sätt måste man också fastställa deras gränser. Det måste finnas ett kontrollsystem som omfattar interna åtgärder och indikatorer för hur själva processen fungerar. Och externt, av den grad av tillfredsställelse som dess resultat uppnår hos kunden eller mottagaren. Dessutom anpassas dessa resultat till de fastställda standarderna.
Element i en process
Därmed har vi fem nyckelelement i hanteringen av processer:
- Inputs.
- Outputs.
- Resurser.
- Processgränser.
- Kontrollsystem.
Å andra sidan genererar processer inte bara resultat som riktar sig till en extern kund. Mottagaren kan vara en person eller en process inom själva organisationen. I själva verket kan varje arbetsstation anses ha en rad aktiviteter som kan uppfattas som en process.
Rekommendation
Förstå din organisation som ett system av processer. Identifiera dem, dokumentera dem och agera på dem för att förbättra dem. Tänk på att du måste hantera processer för att få en bra företagsledning.
Från denna synvinkel kan varje organisation betraktas som ett system av processer. Processer som är mer eller mindre sammankopplade, där en stor del av insatserna genereras av interna leverantörer och vars resultat ofta riktas till interna kunder.
En process kan utföras av en enda person eller inom en enda avdelning. De mer komplexa processerna flödar dock genom organisationen genom olika funktionella områden och avdelningar, som är involverade i den i större eller mindre utsträckning.
För att förstå en process och förhållandet mellan dess aktiviteter används flödesdiagrammet. Dess tillämpning gör det lättare att ta itu med dess omformning och förbättring under goda förhållanden.
Process och hierarkisk-funktionell struktur
Det faktum att olika avdelningar är involverade i en process försvårar kontrollen och förvaltningen av den, vilket gör att det ansvar som dessa avdelningar har för den blir mindre omfattande. Kort sagt kommer varje område att vara ansvarigt för den verksamhet som det bedriver. Men ansvaret och engagemanget för hela processen tenderar att inte tas av någon särskild person.
Det är uppenbart att den funktionella organisationen inte kommer att avskaffas. Det grundläggande kännetecknet för en organisation är just uppdelningen och specialiseringen av arbetet samt samordningen av dess olika verksamheter. Men en vision av en organisation som fokuserar på processerna gör det möjligt att utnyttja dem på ett bättre sätt. Det gör det också lättare att fokusera på mottagarna av resultatet av dessa processer, dvs. kunderna. Därför är det obestridligt att processhantering är en faktor som kan vara en nyckelfaktor i kvalitetspolitiken.
En organisation som vill ha en solid ledning som är väl orienterad mot sina strategiska mål och nyckelresultat behöver ett globalt och tvärgående perspektiv. Detta kan endast uppnås genom en processvision.
.